就活の履歴書の書き方を基本から解説 採用担当者が見るポイントとは
手書きかPC作成か、A4かB5か、封筒の書き方まで。就活の履歴書で迷いやすいポイントを整理しながら、採用担当者が実際に何を見ているかを解説。志望動機・自己PRの書き方のコツも紹介しています。
履歴書づくりは就活の第一歩
就職活動が始まるとまず立ちはだかるのが履歴書という関門です。アルバイトの応募とは全く異なるルールがあり、この一枚の出来栄えが書類選考の通過率を大きく左右します。
「何をどう書けばいい？」「手書きとPC、どちらが正解？」――そんな疑問に答えながら、採用担当者に好印象を与える履歴書の作り方を基本から丁寧に解説します。
就職する時の履歴書の書き方の基本
履歴書の失敗を防ぐために最初に印鑑を押す
履歴書を書き始める前に、まず押印を済ませましょう。すべて書き終えてから押印すると、失敗した際に全体を書き直すリスクが生じます。先に押印しておけば、記入に集中できます。
押印時は曲がりや朱肉のムラに注意してください。シャチハタはスタンプ扱いとなるため不可です。朱肉を使う印鑑（三文判・認め印）を必ず用意しましょう。採用担当者の視点から見ると、押印漏れや印影の乱れは「細部への注意力が低い」と判断される原因のひとつになります。
学校指定の履歴書を使うのが無難
市販の履歴書ではなく学校指定の履歴書を使いましょう。学校の生協などで入手できます。市販品でも受け付ける企業はありますが、学校指定の履歴書を評価する企業も多いため、迷ったら学校指定を選んでおくのが安全です。
採用担当者が読みやすい丁寧な字で書く
採用担当者は大量の履歴書を読んでいます。読みやすく丁寧な字を心がけることが最優先で、字の上手さよりも丁寧さが重要です。
枠の中に記入する前に全体のバランスを確認してから書き始めましょう。最初の文字が大きすぎて末尾が書き切れない、行間がバラバラになるといったミスは、採用担当者に「計画性がない」という印象を与えかねません。
企業から指定がない場合は手書きで作成する
PC作成を許可している企業も増えていますが、指定がない場合は手書きが基本です。手書きの履歴書に対して「誠実さや志望意欲が伝わる」と評価する採用担当者は現在も一定数います。企業の社風や業種によっても判断が分かれるため、迷う場合は手書きを選ぶ方が無難です。
使用するペンは黒のボールペン。消せるボールペンや鉛筆は使用不可です。修正液・修正テープも使えないため、書き間違えた場合は最初から書き直してください。
日付は和暦か西暦かを全体で統一する
履歴書内の日付表記は和暦・西暦のどちらかに統一します。外資系やIT企業では西暦が自然です。職務経歴書など他の応募書類と同時提出する場合は、そちらとも表記を合わせてください。
履歴書に記入する日付は、郵送なら投函日、手渡しなら面接当日の日付です。前もって書いた日付を記入するミスに注意してください。数字は算用数字（1, 2, 3…）を使います。
証明写真は写真屋で撮影した4×3㎝のものを使う
貼り付ける写真のサイズは縦4cm×横3cmが標準です。事前にサイズ規定を確認した上で撮影しましょう。
採用担当者が履歴書を手にした際、写真は最初に目に入る要素のひとつです。スピード写真でも選考に影響しないという意見もありますが、清潔感のある服装・表情で写真屋での撮影を選ぶ方が無難です。写真の裏には氏名と学校名を記入し、万が一剥がれても対応できるようにしておきましょう。
住所は「丁目・番・号」を使って省略せず記入する
住所は「丁目」「番」「号」を正しく使い、省略しないで記入します。電話番号は昼間でも繋がる携帯電話の番号を記入し、固定電話がある場合は合わせて記入しておくとより親切です。万一出られない場合に備え、留守番電話サービスも設定しておきましょう。
連絡先欄が二枠あって自分の連絡先が一つしかない場合は、下の欄に「同上」と記載してください。
メールアドレスはスマートフォンでも確認できるものを使う
メールアドレスはGmailなど外出先でもすぐ確認できるものを使いましょう。大学のドメインアドレスは卒業後に使えなくなるため、就活専用のフリーメールアドレスを用意しておくと安心です。就活期間中は採用担当者からの連絡を見逃さないよう、こまめにチェックする習慣をつけることが大切です。
学歴欄は中学卒業以降を正式名称で記入する
学校名は略称を使わず正式名称で書きます（例：「高校」→「高等学校」、「大学院」は「大学院」と記載）。中学卒業以降から記載し、卒業見込み年度まで忘れずに記入しましょう。
アルバイトは職歴に含まれないので書かない
学歴欄に続けて職歴を書く場合、アルバイトは職歴には含まれません。職歴欄には「なし」と書き、改行して右下に「以上」と記載します。
ただしアルバイト経験をアピールしたい場合は、「学業以外に力を入れたこと」「課外活動」などの欄にサークル・部活と同様の扱いで記入できます。採用担当者の視点から見ると、職歴欄への誤記載は「ルールを読まない人」という印象につながるため注意が必要です。
資格欄は正式名称で記入し就職に有利なものだけ書く
資格はすべて正式名称で記入します（例：「英検」→「実用英語技能検定」、「TOEIC」→「TOEIC Listening & Reading Test」）。英検3級など就職への有利性が低いと判断される資格は記入を控えるのが一般的です。書く資格を絞ることで、自己PRの焦点が明確になります。
書面で企業を指す際は「御社」ではなく「貴社」と書く
面接など口頭では企業を「御社」と呼びますが、履歴書などの書面では「貴社」と書くのが正しいマナーです。志望動機などで混同しやすいので注意してください。採用現場では、「御社」を書面で使っている履歴書は基本的なビジネス文章の知識が不足していると見なされることがあります。
履歴書のサイズはA4が主流だが内容に合わせて選ぶ
履歴書にはA4（A3の二つ折り）とB5（B4の二つ折り）の2種類があります。就活ではA4が主流ですが、サイズ自体が選考に影響することはありません。
重要なのは内容に合ったフォーマット選びです。資格欄の広さや志望動機欄のスペースなどレイアウトが商品によって異なるため、自分の書く内容に合ったものを選びましょう。
封筒の左下に赤字で「応募書類在中」と記入して枠で囲む
郵送する場合は定形外封筒を使用します。宛名の敬称は「〇〇部 御中」が基本で、「〇〇部行」は失礼にあたるため使いません。封筒の左下には赤字で「応募書類在中」と記入し、赤い枠で囲みます。書留は相手が受取のために手間をかけることになるため、特別な理由がない限り避けましょう。
社名は略称を使わず添え状を同封して好印象を与える
封筒の住所は都道府県から記入し、社名は「（株）」などの略称を使わず正式名称で書きます。裏面の左下に自分の住所と氏名を記入してください。
また、志望理由や自己PRを簡潔にまとめた「添え状（カバーレター）」を一枚同封すると、採用担当者に丁寧な印象を与えられます。面接準備のために、提出前に履歴書のコピーを手元に保管しておきましょう。
就職活動用の履歴書を書く時のポイント
基本的な記入方法を押さえたら、次は採用担当者の目に留まるための内容面のポイントです。書類選考を通過するには、形式的な正確さに加えて「この人に会いたい」と思わせる中身が必要です。
企業研究の結果を深く掘り下げて志望動機に反映させる
志望動機では「なぜ他社ではなくその企業でなければならないのか」を具体的に書きます。企業のビジョンや事業内容をしっかり調べた上で、自分の価値観やキャリア目標との接点を明確にしましょう。OB・OG訪問で得た具体的なエピソードを盛り込むと説得力が増します。
採用担当者が書類選考で特に注目するのは「なぜウチなのか」という部分です。企業名を入れ替えればどこにでも使える志望動機は、採用現場では「志望度が低い」と判断されやすい典型パターンのひとつです。
自分の強みが企業に還元されることをアピールする
「研修制度に惹かれた」「成長できそう」といった受け身の表現は、採用担当者から見ると魅力に欠けます。自分のスキルや経験が入社後に企業へどう貢献できるかを念頭に置いて書きましょう。自分の強みを志望動機に自然に結びつけることができると、さらに印象が高まります。
趣味・特技は面接での会話を意識して記入する
趣味や特技は「好きなこと」を羅列するのではなく、採用担当者に伝えたいメッセージを決めてから書くのがコツです。面接で掘り下げられても話が膨らむよう、自己PRに繋げやすい内容を選びましょう。
自己PRはポイントを絞り企業への貢献まで言及する
自己PRでは、強みを一つか二つに絞り込み、それが企業にとってどう役立つかを具体的に示します。さらに将来のキャリアビジョンまで書けると、入社後の活躍イメージを採用担当者に与えることができます。短所を無理に盛り込む必要はありません。
自己PRは使い回さず企業ごとに具体的な内容に変える
同じ自己PRを複数の企業に使い回すのは説得力に欠けます。具体的な数字やエピソードを交えた自己PRを企業ごとに用意しましょう。「頑張った」「多い」「少ない」などの曖昧な表現は避け、「売上を前月比120%にした」「3ヶ月で資格を取得した」といった具体性を意識してください。
長所と短所を自分でじっくり整理しておくことで、面接での質問にも落ち着いて答えられるようになります。
学業欄は専門用語を避け誰にでもわかる言葉で書く
学業で力を入れたことを書く欄では、専門用語の羅列は避け誰が読んでもわかる言葉で書きます。結論から書き始め、研究の目的・過程・成果・苦労した点・工夫した点を簡潔にまとめましょう。採用担当者が専門外であることも多いため、わかりやすさが評価につながります。特に理系の場合、専門知識の「翻訳力」が文系職種の採用でも好印象を与えることがあります。
アルバイト経験は「変化」と「応用力」を中心に自己PRにまとめる
アルバイトを自己PRとして活用する場合は、経験を通して自分がどのように成長・変化したかを伝えることが重要です。「社会人に近い立場での対人経験」「課題解決のプロセス」など、社会に出てからも活きるスキルとして語りましょう。志望する職種・業界との接点も意識すると、より説得力が増します。
履歴書を書き終えたら、提出前に以下のチェックリストで確認しましょう。記入漏れや基本的なマナー違反を防ぐことができます。
企業の採用担当者は履歴書のここを見ている
採用担当者は履歴書から「一緒に働ける人物か」を読み取ろうとしています。内容はもちろん、書き方や細部からも多くの情報を得ています。
趣味・特技欄とゼミ欄は人物像や専門性を測る材料になる
趣味や特技の欄は、何かに熱心に取り組める人かどうかを判断する材料の一つです。仕事に活かせる特技であればなお評価が上がり、面接での話題のきっかけにもなります。採用担当者の視点から見ると、趣味・特技欄が「読書」「映画鑑賞」だけで終わっている履歴書は多く、それ自体が減点対象になるわけではありませんが、具体的な内容（「ミステリー小説を年50冊読み、推理力と読解力を磨いている」など）を加えることで印象が格段に変わります。
ゼミで学んだことも重要なチェックポイントです。特に理系学生の場合、専門知識が入社後の業務に直結するため、採用担当者は履歴書の段階からその活用可能性を見極めています。
採用担当者は履歴書から応募者の考え方と柔軟性を読む
採用担当者が最も気にするのは「社風に合うか」「自分の考えを適切に見直せる柔軟性があるか」「自己評価が正確か」といった点です。
過去の苦労とそれをどう乗り越えたかという自己PRは、入社後の粘り強さや仕事への姿勢を示す重要な要素として評価されます。具体的なエピソードで根拠を示すことが大切です。採用現場では、「困難を乗り越えた経験」として抽象的な話しかできない候補者よりも、「〇〇という状況で△△という行動をとり、□□という結果を出した」と語れる候補者の方が、書類通過率が高い傾向があるとされています。
押印漏れや日付の記入漏れはビジネスマナーの欠如と見なされる
印鑑の押し忘れや日付の記入漏れは、ビジネスマナーの基本ができていないとみなされます。文体の乱れ（敬体・常体の混在、「御社」「貴社」の誤用など）も印象を悪化させる要因です。
空白が多すぎると志望度が低く見られ、逆に詰め込みすぎると「まとめる力がない」と判断されることもあります。適切な情報量で丁寧にまとめることが大切です。
就職活動で履歴書を企業に持参する時のマナー
郵送と持参では、履歴書の取り扱い方やマナーが異なります。当日慌てないよう事前に確認しておきましょう。
持参する場合は白い封筒とクリアファイルで折れ・汚れを防ぐ
履歴書は必ず白い封筒に入れて持参します。封筒ごとクリアファイルに挟み、折れや汚れを防ぎましょう。提出をすぐに求められても対応できるよう、取り出しやすい位置に入れておくことも重要です。
封筒の左下には赤字で「履歴書在中」と記入し、四角く枠で囲みます。他の書類も一緒に入れる場合は「応募書類在中」とします。裏面には自分の住所・氏名・提出年月日を記入し、のり付けは不要です。手渡しの場合は宛名や添え状は不要です。
直接手渡す際は向きを整えて一言添えて渡す
面接官に直接渡す場合は、封筒から取り出した上で、相手が読みやすい向きにして両手で渡します。その際は「本日はよろしくお願いいたします」と一言添えましょう。
なお、履歴書に記入する日付は面接当日のものです。事前に日付を書き込んだまま持参するミスに注意してください。また、面接での自己確認や準備のために、提出前にコピーを手元に保管しておきましょう。
就職活動用の履歴書は自分の分身、時間をかけて丁寧に書こう
履歴書は書類選考における第一印象を決定づける、就職活動で最も重要な書類のひとつです。自分の経歴・スキル・人物像を正確かつ魅力的に伝え、他の応募者との差別化を図る唯一の手段でもあります。
形式的なミスがないことは最低条件です。その上で、企業に「会ってみたい」と思わせる内容を丁寧に作り込むことが選考突破への近道です。具体的なエピソードや数字を盛り込み、企業ごとに内容をカスタマイズすることを忘れずに。
書き方に不安がある場合は、大学のキャリアセンターへの相談や、就職支援サービスの活用も積極的に検討してみてください。プロのアドバイスを受けることで、よりブラッシュアップした履歴書に仕上げることができます。