履歴書をメールで送る方法 PDF化の手順と例文と送付マナーを解説

履歴書をメールで送るときに気を付けることを紹介

企業からメールでの履歴書提出を求められた場合、押さえておくべきポイントは主に5つです。

1. 使用するメールアドレスの選び方
2. 証明写真の貼り付け方
3. 履歴書のPDF化
4. ファイルの添付方法とセキュリティ
5. メール本文のビジネスマナー

順番に確認しましょう。

１．履歴書を送信する前にメールアドレスを確認する

就職活動用のメールアドレスは、プロバイダーのメールアドレスか、GmailやOutlookなどの主要フリーメールサービスを使いましょう。大学生であれば大学のメールアドレスも使えます。

フリーメールを使う場合の注意点として、送信したメールが相手の迷惑メールフォルダに振り分けられる可能性があります。送信後に受信されたか不安な場合は、企業に電話で確認の連絡を入れると確実です。

また、メールアドレス自体もビジネス上の印象に影響します。ニックネームや記号が多いアドレスは避け、氏名をベースにした読みやすいアドレスを使いましょう。

２．履歴書に貼る証明写真はデータをリサイズして直接貼り付ける

証明写真は履歴書に直接貼り付けて一体化させましょう。写真ファイルを別添付にすると見栄えが悪くなります。

３．履歴書を送信する前にPDF化する

完成した履歴書はWordやExcelのままではなく、PDFに変換してから添付します。PDF化するべき理由は2つです。

• レイアウトが崩れない：受け取った企業側の環境（OSやOfficeのバージョン）に関係なく、作成したままの見た目で表示・印刷される
• 内容が改変されない：PDF化することで誤ってデータが変更・削除されるリスクを防げる

PDF化の方法は、Word・ExcelともにMicrosoft Office 2010以降であれば「ファイル」→「名前を付けて保存」→ファイル形式で「PDF」を選択するだけで変換できます。Macの場合は印刷画面から「PDFとして保存」を選択できます。追加ソフトは不要です。

４．履歴書の添付方法とセキュリティ対策

PDFにした履歴書は、そのままメールに添付するのが基本です。

以前は、パスワード付きZIPファイルに圧縮してから添付し、後からパスワードを別メールで送る「PPAP」と呼ばれる方法が広く行われてきました。しかし、この方法は誤送信の防止にならないことやウイルスチェックをすり抜けるリスクなどから、政府や多くの企業が廃止・非推奨としています。受け手企業がZIPファイルを受信拒否している場合もあります。

応募企業から「パスワード付きZIPで送付してください」と指定がある場合はその指示に従いますが、指定がなければPDFをそのまま添付するのが現在の標準的な方法です。

ファイル名には氏名を含めておくと採用担当者が管理しやすくなります。例：「履歴書_山田太郎.pdf」

５．企業に送るメールの本文はビジネスマナーに沿って書く

メールの件名は採用担当者がひと目で内容を把握できるように、簡潔に記載します。

• 件名の例：「履歴書ご送付の件（○○大学 山田太郎）」

本文はビジネスメールの基本形式に沿って書きましょう。

就活で企業とメールでやり取りする時の基本マナー

メールの署名には氏名・住所・電話番号・メールアドレスを記載しておきましょう。採用担当者が折り返し連絡しやすくなります。件名・本文ともに簡潔にまとめることを意識してください。

メールを送信する前に、以下のチェックリストで漏れがないか確認しましょう。

履歴書をメールで送る場合は企業の指定に従いセキュリティも意識しよう

履歴書メール送付の要点をまとめます。

• メールアドレス：プロバイダーか主要フリーメールを使用。ニックネームは避ける
• 証明写真：履歴書に直接貼り付け、30mm×40mmのサイズに合わせる
• ファイル形式：必ずPDFに変換してから添付。ファイル名に氏名を入れる
• 添付方法：企業から指定がなければPDFをそのまま添付。パスワードZIP指定がある場合はそれに従う
• メール本文：件名・本文ともに簡潔に。署名には連絡先情報を必ず記載

履歴書はすべてが個人情報です。送信先アドレスの確認、PDFの添付忘れ防止など、送信前の最終確認を習慣にしましょう。