グループディスカッションの時間配分で失敗しないポイント

グループディスカッションでの時間は案外すぐなくなるものです。ことグループディスカッションでは限られた時間をタイムキーパーによってコントロールされることで優位に働きます。今回はグループディスカッションでの時間配分やタイムキーパーの役割についてまとめました。

グループディスカッションの時間配分で失敗しないポイント

グループディスカッションは時間配分が難しい

就活中の方は、グループディスカッションを経験する機会も多いことでしょう。グループディスカッションにおいて一番の敵は「時間」であって、チーム内の仲間ではありません。「時間」をどれだけコントロールするかというのは非常に重要なことであり、この「間の考え方を工夫している方はグループディスカッションにおいても成功しやすくなります。

短時間とはいえ、グループディスカッションでは共通のテーマを企業内部で解決策を考えることとなります。その解決策をよくするためにも、大人として解決策を模索する方法を利用するためにも、「時間」のコントロールは重要です。

今回はグループディスカッションにおいて重要な「時間」について詳しく解説していきます。

そもそもグループディスカッションとは?

即席チームで肩を組む

グループディスカッションとは、あるテーマに対してチームを組み、限られた時間においてその解決策や有効な改善策を模索する選考試験を言います。

グループディスカッションのテーマは、難解で複雑なものから簡単であるが説明が難しいものまで多様です。基本的には一行程度のお題が提示されて条件が付加されることになります。基本的には時間内の途中退室は認められずスマホなどの機器の使用が制限されることもあります。どの程度の条件や制限が付加されるかはその時によるため、確認を怠らないでください。

また、グループディスカッションというのは正解を模索するものではなく、何らかの解決策や改善策を模索することに意味があります。模範解答というものはあるでしょうが、ビジネスにおいて正解というものはなく、あるとしたらそれはマナーや数値上での答えにしか過ぎず何ら必要とはされません。私たちは限られた「時間」の中でどのような働きをするのかについて関心を持つことが大事なのです。

グループディスカッションでは何を見られているのか

グループディスカッションの最中、面接官が就活生の何を見ているのかというと、「対人能力」「個人能力」の2点です。

1 対人能力

意見交換するチーム

グループディスカッションにおける対人能力というのは、コミュニケーション能力ではなく、チーム内にいる仲間とパワーの掛け算をする力です。

グループディスカッションでは、何かの情報をテーマに対する解決策や改善策とする場合はそのまま使っても意味がありません。これが同じく「時間」に追われる学校のテストとは異なる点です。

情報を正確に把握することは確かに重要ですが、さらに大事なことはその情報をどのように活用するかということです。チーム内に情報を共有し、意見を発することで物事の捉え方は一様ではなくなります。一様になってしまうと情報は一つの使い方しかできず元のままです。これを元のままではなく有用な使い方にするためには、チームの考えを吸収して見方を多様化しなければなりません。

2 個人能力

閃く個人

個人能力はその人の学歴や成績ではなく、その人が持っている情報を論理的に述べることで知恵として使える能力を指します。

重要なのは過去に学んだことを臨機応変に使えるのかということです。しかし、臨機応変に使うというのはアウトプットできるだけではいけません。例えば、ある事柄について瞬時にネット上に書いてあるようなことが発表できても意味がありません。持っている情報をその状況において使える部分を選択し、論理的にその大切さを伝えられるようにする能力が求められているのです。

グループディスカッションにおけるタイムキーパーの役割

グループディスカッションにはファシリテーター(会議の進行役)、タイムキーパー、書記、アイディアマンという4つの役割があります。4つの役割にはそれぞれに目的があり、その目的を理解した上で議論を深めることは、「時間」を重要視するグループディスカッションで大切なことです。

ファシリテーターは議論の進行を円滑にすること、タイムキーパーは議論に用いる時間をコントロールすること、書記は議論内容を整理し正確性を高めること、アイディアマンはテーマに対するアイデアを出すことが主目的です。

この中で一番大事な役割は何かと言うと全てと言うほかありませんが、「時間」という貴重な資源をコントロールするという点ではタイムキーパーはかなり重要な役割なのです。

タイムキーパーの具体的な仕事は?

砂時計をセットして進行時間を管理するタイムキーパー

タイムキーパーは、グループディスカッション中に時間を見ているだけではありません。それならばキッチンタイマーを使った方が有効です。タイムキーパーはグループディスカッションの進行内容を確認した上で、それぞれにどのくらいの時間を用いた方が良いのかについて考えておかなければなりません。

グループディスカッションでは、1.アイスブレイク(緊張ほぐし)、2.議論内容の確認、3.議論テーマにおける問題点の列挙、4.解決策や改善策の明示、5.全体の確認、6.発表手順の打ち合わせ、7.総確認といった段取りが一般的でしょう。この中のアイスブレイクはすでに済んでしまっている場合もありますし、問題点が明確になっている場合やその逆も十分にあり得る話です。

タイムキーパーは、これらの段取りの中でどのくらいの時間配分が必要なのかを予測し、メンバー全員にアピールしていくのが仕事です。

時間配分次第ではチーム全員が道連れになる

グループディスカッションにおいて時間配分がなぜ重要なのかと言うと、議論が白熱した場合、あるいはその逆で議論が進まない場合とでは、時間というものに向けられる意識の程度が異なるためです。その状況に応じて私たちが自分を制御し、時間を管理しなければなりません。タイムキーパーはその制御役なのです。

タイムキーパーが単純に時間制限しか考えず段取り通りにしか動かなかった場合、「時間」を無駄にしてしまい結論が得られないまま発表に至る場合があります。こうした場合ではチーム全体が適正なしと判断される場合があります。そのためタイムキーパーによる時間配分とその運用は非常に重要であると同時にチームの命運を握っていることになるのです。

アイディアマン以外の役割は議論から一歩引くことが重要

アイディアマンはテーマに対する意見を包み隠さずに披露した方が情報への説得力や魅力が増します。また彼らはテーマの出し渋りはご法度であるとともに議論に熱中することで集中することへとつなげられます。ただし他の役割ではそのことが当てはまりません。

議論するチームを俯瞰

タイムキーパーが議論に熱中してはいけない理由

グループディスカッションのタイムキーパー役の場合、議論を進行する上での「時間」という貴重な資源の管理役です。冷静かつ客観的視点で状況を判断することが常に求められ、それによってチームへどのような影響を与えるのかについても考慮しなければならないポジションとなります。
また、アイディアマンが困っている場合には、サポート役として段取りを変えていく臨機応変さも重要です。

ファシリテーターが議論に熱中してはいけない理由

タイムキーパーと同様、ファシリテーターも議論からは一歩引いたところで参加するのがベストです。

ファシリテーターは議論の進行役としてメンバーをサポートするという言わばリーダーのような役割です。しかし、実際にはリーダーではなくサポーターであるため、決して自分から引っ張るようなことがあってはいけません。それは力関係を誇示することになり、議論を硬直化させる恐れがあるからです。また、何が重要なのか、議論内容の意図は何かを常に把握しなければなりません

書記が議論に熱中してはいけない理由

書記は議論内容に関して整理することが主目的であると同時に、メンバーへのフィードバック時にはその見方を一変させる力を持っています。そのような役割において一番に求められるのが客観性です。

今行われている議論は意味のあることなのか、あるのであればその内容にはどのような意見が分布しているのかを見極める必要があります。

時間の管理の特訓としてタイムキーパーを練習しよう

時間の管理というのは幼いころから注意されてきたことかと思いますが、これはすべきことが増えれば増えるほど大変になるというのが実情です。しかし、それを理由に疎かにしていいものではなくしっかりと気をつけなければならない点です。

こうした能力は会社に入って教えてくれるものではないため事前に鍛えておく必要があります。その点では、グループディスカッションにおけるタイムキーパーというのは絶好の役割です。限られた時間を仲間たちと有意義に使うためにも、今からグループディスカッションの練習を重ね、時間管理の能力を鍛えておきましょう。

グループディスカッションでの役割の内容を理解しよう!
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