グループディスカッションの書記の役割と本番での動き方

「書記」は就活におけるグループディスカッションで重要な役割のひとつですが、地味や不利というイメージを持っている人も多いです。しかし書記なしには議論がまとまらないほどの重要ポジションで、評価もされやすいです。その役割やアピール方法を正しく理解しましょう。

グループディスカッションの書記の役割と本番での動き方

グループディスカッションの書記の役割で評価されるには?

就職活動の定番科目であるグループディスカッションでは、参加者が小さなグループにまとめられて、その中で自発的に役割を決定し、議論に移ります。規模は様々ですが、多くの場合は司会、書記、タイムキーパーなどの役割分担を行い、議論を進めていきます。

グループディスカッションは議論をしている様子を見て企業側が選考を進めるため、記録に追われる書記はどうしても発言が少なくなり不利と考えられがちですが、多くの議論や会議をこなしている社会人は書記の重要性を知っています。書記の役割をしっかり果たせる人であれば大きく評価されることは間違いありません。

グループディスカッションにおける書記の役割やアピール方法について確認してみましょう。

グループディスカッションで書記を引き受けるのは不利?

スーツの女性が書き物の準備をする

就活において「グループディスカッションでは話してナンボ」と考える風潮が強く、よく言われるのが「書記はグループディスカッションで不利」というもの。そのため、発言機会の多い司会や、アイディアを自由に言える立場を好む人も多いです。

「書記は地味な人がするもの」「発言は苦手だけど字がきれいなサポートタイプ」などイメージがありますが、そのイメージのままに書記を引き受けると不利になります。なぜなら、司会をする人や他の人はグループディスカッションでの戦略を考えて臨んでいるのに、そういった考えの方は書記という役割を得たことで思考停止してしまっているからです。

書記はひとつの役割であり、その役割を通してグループワークに貢献することが求められます。人事はそれぞれの役割でどのように貢献しているかを評価していますので、書記を引き受けるのであれば、書記として貢献するにはどうすればよいのかをしっかり考えておく必要があります。

グループディスカッションにおける書記の役割

グループディスカッションでの書記の役割は非常に重要なものですが、学生生活で議論をするような場面がほとんどなかったという人は認識がしっかりできていないものです。

1 議論の記録を取る

まず、グループディスカッションにおける書記の役割は議論の記録をすることです。正確に一字一句を記録することが大事なのではなく、ひとつひとつの意見を要約していき、議論の内容を確認できるようにすることです。また、板書ができたり、メモを広げられるのであれば、必要に応じて図式化するとより議論の助けになるでしょう。

2 議論の流れを整える

司会に議論の争点を説明する書記

書記は記録をして終わってしまいがちですが、それならICレコーダーで十分です。書記が会議中に果たす役割は、進行役の司会と共に適切に議論の流れを整えることにあります。議論が右往左往していたり、まとまっていかないのは司会と書記の力不足に他なりません。周囲が安心して意見を出し、議論の集中できるよう流れをいつも確認し、必要に応じて修正や論点の整理をする必要があります。

3 意見をする

書記の役割の中心は記録にありますが、発言を免除されるわけではありません。グループディスカッションでは全メンバーが意見することで議論に貢献することを求められます。書記だとしても自分の意見を持って、適切なタイミングで発言できれば議論の進行に貢献できます。強い参加意識を持って議論に入りましょう。

グループディスカッションで書記に向いている人の特徴

自分がグループディスカッションで向いている役割について理解できれば、議論中に貢献もしやすくなります。ここでは書記に向いている人の特徴を紹介します。

1 集中力がある

思考に集中する女性

書記の仕事を全うするために必要とされるのは集中力です。制限時間があるので議論はどんどん進行します。その間、しっかり集中力をもって意見を聞き、要約して文章化・可視化していく必要があるために高い集中力が求められます。

2 字がきれい

タイピングが上手な人でも良いですが、就活のグループディスカッションではまだ基本的にはメモ書きや与えられた用紙などに記録していくスタイルが主流です。当然、人に見られるものとなりますし、自分ですぐに見返し、内容をつかむことができるように字がきれいな人が向いています。

3 まとめる力がある

意見をまとめる

全体の意見をわかりやすく要約することも大事ですが、その前にひとつひとつの意見を要約したり、議題や問題点、関係性をわかりやすくまとめていく力が大切です。まとめ上手な人は箇条書きや図式化が上手で、メモを見てすぐに参加者も内容を理解することができます。

4 マルチタスクに強い

頭と口、手など様々な部分で仕事がある書記は、マルチタスクに強い人でないと務まりません。一度に多くのことをこなしても、混乱せずにひとつひとつ丁寧に仕事ができる人は書記に向いていると言えます。

5 役割への理解度が高い

グループディスカッションでは様々な役割がありますが、そこにうまく入って合わせるのが上手な人が向いています。議論中「もう一回言ってもらえますか?」「少し待ってください」「つまりこういうことで大丈夫ですか?」など、正確な記録を残して議論を助ける発言をする必要があります。

グループディスカッションで書記をして高評価を得るには?

それでは、書記の役割についた際のアピール方法について紹介します。いずれも簡単ではありませんが、普段から意識して訓練していると書記としてのスキルが高まります。

1 傾聴して内容をまとめる

話を確認しながら記録する書記

書くことに追われてしまうと、機械のようにひたすらペンを動かすだけになってしまいがちです。
相槌を打つのは相手の話を引き出す傾聴方法のひとつですが、書く時間を作ることにもつながります。上手く内容を要約するために「つまりはこういうことですか?」と意見を確認することも、自分だけではなく周囲との情報共有に役立つでしょう。

2 司会と協力する

議論の進行を進めるのは司会者ですが、司会者が議論の流れを掴み切れていないと、議論があらぬ方向に行ってしまいます。司会が船長なら書記は航海士です。現在の位置や目的地をこまめに司会に報告し、チーム全員が目的地に到達するのを助けていきましょう。その様子は採用担当者の目にも留まります。

3 流れを変える

全体の流れの把握に意識を向けているからこそ、議論が落ち込んだり脱線しそうな時に流れを変える一言を言うことができます。「第二の司会」の立場だと思って、全体の議論の流れを整えましょう。

4 要約をしっかり作る

司会者に意見要約を見せる書記

議論の要約がしっかりとできていないと発表者には負担となりますし、時には議論内容と全く合わないスタンドプレイが飛び出すこともあります。自分が発表者であろうとなかろうと、発表者に渡せるレベルのメモや要約を作るようにしましょう。

グループディスカッションの書記で成功するためのトレーニング

書記として効果的にアピールするのは簡単なことではありません。自分が性格としても書記向きで、書記でアピールに成功しておきたいなら、普段から練習を重ねて準備しておくと良いでしょう。

1 速読や字の練習をしておく

字を書くのが遅いという人は、速記の練習をしておきましょう。また、字があまりきれいではないという方は、綺麗な字を書くことを目標に練習してみると良いでしょう。

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2 テレビの内容をまとめてみる

最近は討論系の番組や様々なテーマの情報番組が多くなっているので、それらの番組を見ながらワンコーナーずつ内容をまとめてみましょう。番組の終盤できれいにまとめてくれることも多いので、自分のまとめの確認もしやすいためおすすめの方法です。

3 グループディスカッションに参加する

就活セミナーなど、グループディスカッションの対策講座を行っているところは多いもの。実際の議論の場でどれだけ自分の役割が果たせるのか確認してみると良いでしょう。

4 ビジネス思考の勉強をする

ビジネス思考やビジネススキルと呼ばれる中には、マインドマップやロジカルシンキング、フィッシュボーンチャートなど、意見を可視化したりまとめたりするための様々な手法があります。様々な手法を知っておくと、グループディスカッションでもそれぞれの考えや意見をまとめる際の力になります。

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書記の役割は地味でも不利でもない

マルチタスクな仕事をこなす女性

グループディスカッションにおける書記は、地味と言われたり不利と言われたりしますが、本当にその重要性や難しさを知っている採用担当者からは評価されやすい立場でもあります。当然、グループ全体への貢献度が求められるので、ただ書記をしただけでは評価されませんが、マルチタスクの中でしっかり自分の役割を果たし、グループに貢献した実績があれば高い評価を得られます。

書記になる人の中には受け身なタイプの人も多いのですが、積極性をもって議論に参加したり、書記の役割に取り組むことが求められます。「地味」「不利」のイメージを作り出しているのは主に自分ですので、それらを払拭して「スーパー書記」になりましょう。

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