職務経歴書の基本的な書き方 形式の選び方からメール送付のマナーまで解説

職務経歴書の基本的な書き方をマスターしよう

転職活動において、職務経歴書は採用担当者が最も重視する書類のひとつです。履歴書では書ききれないキャリアの詳細・実績・スキルをアピールできる場であり、書類選考の合否を左右する重要な役割を持っています。

「初めて職務経歴書を書く」「どんな形式で何を書けばいいかわからない」という方のために、基本的な形式・書き方・よくある疑問への回答・メール送付時の注意点まで、まとめて解説します。

まずは職務経歴書の基本事項をチェック

「履歴書は書いたことがあるけれど、職務経歴書は初めて」という方も多いはずです。まず、職務経歴書とはどんな書類なのかを正しく理解しておきましょう。

職務経歴書はこれまでの職歴・経験・実績を詳しく伝える書類

履歴書が住所・学歴・職歴などの基本情報を簡潔にまとめる書類であるのに対し、職務経歴書はこれまでの経験・業務内容・実績をより詳しく書く書類です。採用担当者は職務経歴書を通じて「自社が求める人材かどうか」「入社後にどんな貢献が期待できるか」を判断します。

職務経歴書に必ず記載すべき項目は以下の通りです。

• 表題（「職務経歴書」）
• 提出日付
• 氏名
• 職務経歴（勤務先・在籍期間・業務内容・実績）

これらに加えて、保有資格・活かせるスキル・志望動機などを自由に追加して自己アピールできるのが職務経歴書の特徴です。決まった形式がないため、応募先の求める人物像に合わせて内容をカスタマイズすることが重要です。

職務経歴書はパソコンで作成するのが基本

履歴書は手書きで提出するケースもありますが、職務経歴書はパソコンで作成するのが一般的です。WordやExcelなど使い慣れたソフトを使って構いません。横書きが基本で、修正・使い回しがしやすいパソコン作成が採用担当者にとっても読みやすい書類になります。

やむを得ず手書きで作成する場合は、罫線入りの白い便箋に横書きで書きましょう。

履歴書と職務経歴書の違いとは 提出義務から書き方まで完全解説

職務経歴書を作成するときによくある疑問

実際に書き始めると、細かい疑問が出てくることも多いです。よくある疑問をまとめました。

用紙サイズと枚数は？

A4サイズ1〜2枚が基本です。1枚だと情報が少なすぎる、3枚以上だと読む側の負担が増えるため、2枚以内にまとめることを目標にしてください。職歴が多い場合でも、応募先に関連性の薄い情報は省いて要点を絞りましょう。

WordとExcelどちらで作るべき？

どちらでも問題ありません。Wordは文章・箇条書き中心の構成に向いており、Excelは表やセルを使った整理がしやすいという特徴があります。使い慣れている方を選ぶのが最優先ですが、一般的にはWordが多く使われています。

なお、メール添付で送る場合はどちらで作成した場合も必ずPDF形式に変換してから送付してください（詳しくは後述）。

テンプレートを使っていいの？

テンプレートの活用は問題ありません。むしろ、初めて書く方には転職サービス各社が無料公開しているテンプレートを使うことを推奨します。リクナビNEXT・doda・マイナビ転職などの主要転職サービスでは、職種別・経験年数別のテンプレートを無料でダウンロードできます。ただし、テンプレートに沿って入力するだけでは不十分です。応募先に合わせて内容を必ずカスタマイズしましょう。履歴書DOでもテンプレートの配布を行っています。

職務経歴の基本的な書き方

職務経歴書には主に3つの形式があります。自分のキャリアの特性に合った形式を選ぶことで、強みがより伝わりやすくなります。

同じ会社でキャリアを積んできた場合は編年体式がおすすめ

転職回数が少なく、同じ会社で実績を積んできた場合には時系列順に書く「編年体式」が最もわかりやすい形式です。入社から現在まで順番に経歴をたどることで、キャリアの成長過程が採用担当者に伝わりやすくなります。

書き方のポイントは以下の通りです。

• 冒頭に会社名・業種・従業員数・事業内容を記載する
• 入社年月・異動・昇進など変化のあった時点を記入する
• 業務内容は長文にせず箇条書きや体言止めで簡潔にまとめる
• 実績は数値を使って具体的に示す（例：「担当顧客を○社から○社へ拡大」「目標達成率120%」）

転職回数が多い・技術職の場合はキャリア式または逆編年体式も有効

転職回数が多い場合や、専門的なスキルを職種別にアピールしたい場合には職務内容でまとめる「キャリア式（機能別形式）」が効果的です。時系列ではなく「企画業務」「マネジメント業務」などのカテゴリに分けて記載するため、強みの専門性が伝わりやすくなります。

また、直近の職歴をまず見せたい場合は「逆編年体式」（現在→過去の順）も有効です。即戦力を求める求人に応募する際に特に効果的です。

いずれの形式においても共通して重要なのが「数値を使った実績の記載」です。「売上を伸ばした」より「売上を前年比○%増加させた」、「部下を指導した」より「5名のチームをマネジメントした」のように、具体的な数字を入れることで説得力が格段に上がります。

自分のキャリアにはどの形式が向いているか、以下の簡易ガイドで確認してみましょう。

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職務経歴書をメール添付するときに気をつけること

郵送だけでなく、メールで職務経歴書を送るケースも広く一般化しています。メール送付の際に守るべきマナーをまとめます。

ファイル形式はPDFに変換して送る

WordやExcelで作成したファイルをそのまま添付するのは避けてください。相手の環境によってはソフトのバージョンの違いでレイアウトが崩れたり、ファイルが開けない場合があります。必ずPDF形式に変換してから添付するのが社会人としてのマナーです。WordはPDF形式で名前をつけて保存、ExcelはPDF/XPS形式でエクスポートすることで対応できます。

また、PDFにパスワードをかける場合は、別メールでパスワードを送付するのが一般的なセキュリティ対応です。

件名・本文には必ず書類の説明を入れる

採用担当者は多数の応募者からメールを受け取っています。件名が不明瞭だったり本文に説明がなかったりすると、迷惑メールと判断されたりファイルを確認してもらえない可能性があります。

件名の例：「【応募書類】職務経歴書送付のご連絡　氏名（フルネーム）」

本文には「○○職への応募書類として職務経歴書を添付いたします」などの一文を必ず添え、ファイル名も「職務経歴書_氏名_日付.pdf」のように内容がわかる形式にしましょう。

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職務経歴書は数字と成果のアピールが採用担当者の目を引く

職務経歴書で最も重要なのは具体的な数字を使って実績を示すことです。「売上を伸ばした」「業務を改善した」では抽象的すぎて評価の基準になりません。「前年比120%の売上を達成した」「業務フローを見直し処理時間を30%短縮した」のように数値化することで、採用担当者が即戦力としてイメージしやすくなります。

また、成果だけでなくそこに至るプロセス・課題へのアプローチ・工夫した点を加えることで、再現性のある人材として高く評価されます。この記事を参考に、応募先の求める人物像に合った職務経歴書を仕上げてください。