仕事の効率化は難しくない!どんどんはかどる方法体験談15

仕事を効率化させる方法をご紹介しています。ツールやアプリを使ってもいいですし、身近にあるものを利用して少し工夫をするだけでも仕事の作業効率が驚くほど変わります。仕事をどんどんこなせるようになりたいと思っている人は、仕事を効率化させる方法を試してみてはいかがでしょう。

仕事の効率化は難しくない!どんどんはかどる方法体験談15

仕事を効率化させる方法はたくさんある

寄せられた体験談から、仕事を効率よくすすめるためにやっていた方法を見ていきましょう。仕事の効率化を図るとは、やったことの割に成果が大きい事をいいます。小さな行動なのに大きな結果に結びつく方法が分かれば、仕事がどんどん進んでいきます。

  • できる仕事から手をつける
  • 時間がかかる面倒なことから始める
  • やるべき業務をノートに箇条書きで書きだす
  • TODOリストを作る
  • 付箋を使う
  • パソコンの辞書登録機能に語句を登録する
  • 仕事の場所を整理整頓する
  • 睡眠をしっかりとる
  • 出勤前にウォーキングをする
  • 早起きする
  • コーヒーを飲む

仕事の効率化で得られる成果は?

仕事を効率化することで、得られる成果は大きいです。小さな努力から生まれる大きな成果は、自身の評価を上げ、それが更なる自身のやりがいにもつながっていきます。「もっと他にもできることがあるかも」と思えるようになると、仕事も自身もどんどん成長していくことができるのです。

すっきりした頭で仕事ができる

伸びをしてる仕事中の女性

仕事を効率的にこなすには、なんといっても体調管理がかかせません。早寝早起きをする、出勤前にウォーキングをして体を目覚めさせると、スッキリとした気持ちで仕事に臨むことができます。昼食の後に眠気を感じたら、コーヒーで一息つくのもいいでしょう。気持ちの切り替えができる人は、仕事への集中力を高められます。「さぁやるぞ!」の気持ちを準備できることが、仕事で効率化を図る第一歩なのです。

仕事の処理スピードが上がる

ノートパソコンで字を打つ人の手

面倒なことを先に処理してしまう、やるべきことをリストアップして優先順位が高い順から仕事をこなすことによって、仕事の効率化が図れます。仕事はスピードが大事です。あれもこれもそれもやらなければならない時は、時間がかかる面倒な仕事から手をつけてみましょう。それが終われば、あとは淡々と処理をしていくだけです。

仕事の効率化を図る目的の一番は、仕事の処理スピードを上げて短い時間で多くの業務をこなすことにあると言っても過言ではありません。仕事の処理スピードを上げられると残業をしなくて済みますので、終業後のプライベートがより有意義になります。

増えたプライベートな時間は、趣味や勉強に費やしましょう。家族と一緒に過ごす時間にも充てられるので、安心して心を休めることだってできます。短い時間に多くの業務をこなせる人は、自身が有能であること、時間の使い方が上手であることを証明できるのです。

仕事のミスが減る

やらなければならないことを書きだすことによって、やるべきことが分かり、仕事の漏れやミスが減ります。「あれはできた?」と上司から問われたら、「やりました」「10時頃から取り掛かる予定になっています」とはっきりと答えることができるでしょう。仕事が終わったら書き出した業務を消し、残りの業務を明確にする作業を繰り返していくと、やらなければならない仕事を効率よく終えられるようになってきます。

心に余裕が生まれる

OKサインをする人

やるべきこととその業務にかかるおおよその時間を把握する、終業時間までの業務のスケジューリングが頭の中に描けていることで、心に余裕が生まれます。「3時までにはここまで仕事が終わっている」「終業時間30分前までに終われそう」という事が頭に入っていると、横から突然入ってきた仕事にも余裕を持って対応することができます。

それは、予定より多くの業務をこなせるということ、仕事を効率的に進めることができる表れでもあります。「では、4時半までに仕上げます」と言えるようになると、周りの人から一目置かれる存在になれるかも知れません。

仕事への意欲が増す

仕事を効率よくスピーディーにこなせるようになると、「次は何をしよう」「もっと短い時間で終わらせることはできないかな」と、意欲的に仕事に取り組むことができるようになります。仕事がスムーズに進むとこなせる仕事の量が増え、生産性が上がってくるのです。まさに仕事が面白くなってくる瞬間です。

仕事の生産性を上げるポイントや高める働き方とは?

仕事は効率化できる

仕事に対する考え方を変えたり、少しの工夫をするだけで仕事は効率的に進みます。大切なのは、「仕事を効率化しよう」という気持ちです。自分がやらなければならない仕事を効率的にしたいなと言う意欲を持つことです。仕事の効率化は誰でもできます。仕事が思うようにすすむようになれば、自分の存在意義も大きくなり、仕事への面白さも増しますから、任せられる仕事もどんどんステップアップしていくことになるでしょう。

仕事の効率化体験談

ここからは、仕事を効率化する方法体験談を見ていきましょう。仕事を効率化する方法が思い浮かばない人は、まず体験談を参考にしてみてはいかがでしょう。いいヒントが見つかったら、自分なりにアレンジして、どんどん自分の仕事の効率化をすすめてください。

コーヒーを飲む

さちこ(30歳)

コーヒーを飲む人


私が仕事を効率化するためにやっている習慣は、頭を空っぽにするために香りが良いコーヒーを飲むことです。頭が空っぽじゃないと良い事も思い浮かびませんから、頭を空っぽにするためにアロマがわりにコーヒーにこだわっています。

こだわっていると言っても簡単なインスタントコーヒーです。頭が一杯になってきたなと思ったらコーヒータイムにしています。

家で何かを考える時は、生キャベツをマヨネーズにつけてパリパリ食べている習慣もあります。顎を動かすと想像力もよくなるので、この二つは欠かさずにやっている習慣です。

できる仕事からやっつける

にじ(45歳)


一口に仕事と言ってもいろいろな種類があり、机上でできるもののあれば、相手があり思うようにいかないものもあります。

仕事の効率化で一番考えていることは、出来る仕事からどんどんやっていくという事です。相手の状況がわからずなかなか進まない仕事を抱え、いろいろ考え込んでいると、相対的な仕事量がどんどん増えていくので、できることからどんどん片付けていくよう心掛けています。

仕事が片付いて来ればそれだけ心に余裕もできますので、難しい仕事に対する姿勢も整いやすくなります。そうすると、仕事をプライベートに持ち込むことも少なくなるのではないでしょうか。

できない事をもんもんと考えて少しずつ仕事をするよりは、できることから片付けて行った方が絶対効率は上がると思います。

頭が冴える15分のウォーキング

ゆま(37歳)

ウォーキングをする人の下半身


朝15分から20分程のウォーキングをしています。長時間歩くと疲れて仕事に支障が出ますので、今までずっと歩いてきて15分位がベストでした。

それまでは朝に追われて自分に余裕がないまま仕事に向かっていたのですが、朝のウォーキングを始めてから頭が冴えて、職場に着いた時から仕事モードにすぐに切り替える事が出来るようになりました。

寝ぼけたまま1日を始める事がなくなったので、周りからもイキイキしてると言われ、効率よく仕事を進められるようになりました。

脳が起きてない状態で仕事を始めても中々仕事がはかどりません。1度外に出て、周りの空気を吸いながら歩いてみると、「今日も頑張ろう」と仕事にも意欲が出てくると思います。

ややこしい事は朝のうちに片付ける

りず(36歳)

電話対応をする人


私は、就業開始の2時間前に会社へ行きます。営業事務の仕事のため、留守電を解除すると電話が鳴りっぱなしになるので、それまでの間にややこしい仕事を片付けるようにしています。

朝は人も少なく仕事がはかどるためやり易いです。朝一番にややこしい仕事や大事な仕事を終わらせると、急な案件が入っても時間に追われることなく、効率よく回っていくのではかどります。

そうすることで仕事も順序よく電話対応も時間をかけてできるし、ミスもかなり少なくなりました。また、夕方も残業しなくて済むようになりました。

家に帰って晩御飯の支度も手間をかけられるようになり良いです。朝活が、一番効率が良いと思います。

睡眠をしっかりとる

めー(34歳)


仕事中に眠くなればミスも多く、判断も遅くなります。そして作業効率も悪くなります。そうすると残業するハメになり、帰宅時間が遅くなり、更に就寝時間が遅くなるという悪循環に陥ります。

睡眠不足だけにはならないように、自分が必ず必要な睡眠時間、7時間睡眠ができるようにします。7時間睡眠をとっていると、多少の眠気はコーヒーですっきりとさせることができます。

仕事帰りに遊んでしまった日は、帰宅後すぐに就寝できるようにダラダラとしないようにします。寝る前にスマホをさわるとついつい夜更かししてしまうので、スマホは見ないようにします。

きちんと睡眠をとることで、翌日すっきりとした気分で出勤できます。そしてお昼ご飯の後も常に頭が冴えた状態で仕事ができるので、スピーディーに業務をこなせます。

その為残業することもなく、更に上司からの評価も高くなります。仕事を効率良くするには、何よりも最初に自分のコンディションが大切です。

早起きがいい

ドラ(29歳)

朝ランニングをする人の後ろ姿


効率よく作業をする為にアプリでまとめたり何か使うこともとても重要ですが、何より早起きして体の目を覚ましてあげることが一番効率良くなりました。

朝にいつもより1時間早くおきて走ってみたり、ジムで軽く筋トレをすると、出勤する頃にはすっかり体が目を覚まして元気になります。朝の憂鬱な気分もなく、仕事の始まりから全力で取り組めるのでミスも減り、スピードも上がります。

しっかり早朝から動くことで夜もぐっすりと眠れて、体もとても元気で健康的に過ごせます。何かを変えようと思うなら、まず早起きして体を起こしてあげることをオススメします。

基本は整理整頓

ひろ(33歳)


日頃から心がけている仕事の効率化は、作業スペースの整理整頓です。基本的なことですが、なかなか習慣づけられませんでした。

職業は鍼灸師ですが、細かい道具が必要です。細い鍼や消毒用の綿花、モグサ、ライターや線香など意外とあります。そして使い捨てのものが多く、必然とパッケージ類のゴミがかさみます。

私は、子供の頃から使いっぱなしにしてしまい、整理整頓が苦手でした。失敗も多く、体を作業台にぶつけて鍼を落としたり、ライターを探し回るということが度々ありました。

これは時間のロスであり、床に落とした鍼は決して使えないので経費のロスです。また、患者さんの信頼感もなくしてしまいます。時間はかかりましたが、モノの定位置を決め、常に整理整頓を心がけるようにしました。

結果、無駄な物品の購入や損失は減り、余裕をもって患者さんに接することができるようになりました。意識が変わったため自室もきれいになり、ものを探す時間もほぼなくなりました。

仕事を効率化するのにはツールなども必要ですが、モノとの付き合い方を考えることで、経費や時間の効率化になると思っています。

早起きが一日のエネルギーになる

y.mama(27歳)

早起きをする人


私が普段仕事の効率化を図るためにしている事はたった一つです。それは早起きをする事。一見そんな事?と思われるかも知れませんが、早起きをする事で良い事がたくさんあるのはベストセラー本も出ている程です。

朝早く起きて、カーテンを開けて、新鮮な空気や太陽の光を浴びる。これだけの事で朝のゆとりが生まれ、脳が起きます。すると、お腹が減るのでしっかり朝食を食べます。それが一日のエネルギーになるのです。

例え優秀なアプリや商品があっても、疲れていてはミスに繋がりますし、寝不足では仕事に集中出来ません。空腹だとエネルギーが足りません。

タスクリストを作る

せぐれた(35歳)


私は仕事を引き受け予定はギリギリまで詰めてしまうタイプなので、タスクを忘れることがないよう、スケジュール帳とタスクリストの利用は欠かせません。

育児中で荷物も多くなりがちなので、紙の手帳は持ち歩かずアプリを利用しています。手帳は「ジョルテ」、タスクリストは「ColorNote」をもう3年以上愛用しています。

タスクを明確にすることで優先順位を決められるので、必要な優先度に応じてスケジュールを立てられ、同時に「今日やらなくてもいいこと」は後回しにでき、仕事の効率化につながりました。

幼児の子育て中なので、日々いっぱいいっぱいになることも少なくありませんが、不必要な焦りがなくなり自分に無理がなくなりました。

これは育児中の方だけに限ったことではないと思いますので、何かやることがあるんだけど、こなせた感がなくモヤモヤと焦っている、という感覚がある方は、ぜひこまめにタスクリストを作ってください。一つ一つタスクが消えていく喜びで、作業スピードもアップして一石二鳥です。

効率化は整頓から生まれる

ビー(34歳)

ファイルを整理する人の手


私が今まで仕事をしてきた中で、仕事の効率がいいと感じた方の共通点は、整理整頓がしっかりしている事でした。その為、私もデスク回りの整頓やパソコンのデータの整理などを行い、常にきちんと整頓されている状態を保つように心掛けました。

すると、必要な書類や使用するデータを探す手間がなくなり、時間に余裕ができるようになりました。それからは、残業や休日出勤も減り、休日も好きな旅行に出かけたり、ドライブに行ったりと充実しストレス発散もしっかりできるようになりました。

就業時間中も合間にスキルアップのための勉強をし、そのスキルでさらに効率を目指す、と好循環が生まれます。なので、効率を考えている方には、「整理整頓」を強くお勧めします。

ポストイットでTODO管理

もっくん(25歳)


私が日々の仕事で効率化を図る上で、ポストイットを頻度高く利用しています。私はどちらかと言うとアナログタイプ、いわゆる書いて覚えて把握する方が得意です。そのため、ポストイットに書いて、仕事の進捗具合を整理して行きます。

私は営業職で、各顧客に対してやることが多いです。その日ごとにポストイットに「Todo」を書いては手帳やノートに貼り、終わったものには塗り潰していくような方式です。小さくても効率化を図ることで、ミスや漏れを防ぐことができます。

日常生活で仕事のことをあまり引きずることなく、休日や就業後にリフレッシュすることができます。仕事の効率化をお考えの方には、まずは身の回りの整理をすることから初めてみても良いと思います。やるべきことが見えてきます。

付箋は仕事が整理しやすい

みっくさん(35歳)

付箋を貼っていく人の手


以前は一日の時間の使い方が上手くいかず、仕事が効率的ではありませんでした。そこで、付箋を使って各作業を整理するようにしました。

まず、会社に来たら今日やることを付箋一枚に1つずつ書きます。内容は「会議に出席する」から「メールを見る」まで色々細かく書きます。そして各作業を行う時間に並び替えます。ただこれだけです。

一番の利点は、予定を簡単に並べ替えたり増やした状態で整理できることです。以前はノートやExcelを使って整理していましたが、予定の変更や作業が増えた時に書き出して整理し直すのがめんどうでした。

現役の方法なら、付箋を一枚足して空いた時間にはめ込むだけなので、整理しやすくて楽です。実際にこれを始めてから仕事が速くなったと言われています。効率よく時間が使えない人にオススメです。

メモとノートにまとめる

エイト(38歳)


新しく仕事を覚える上でまず、メモを取るのは当たり前です。しかし、いざ仕事をしていてどの部分にそのメモを書いたか、わからなくなることがよくあると思います。まずは1日の仕事の流れ、1週間の仕事の流れ、1か月の仕事の流れと頁を分けてメモをします。

必ず、1日の終わりにメモをきれいに書き直します。その際にどの流れに組み込むべき仕事なのかを考えてメモを整理します。

メモ用のノートとまとめ用のノートを分けます。一通りの業務の把握が完了したら、エクセルなどを用いて業務マニュアルを作成します。2度まとめを行うことで繰り返しの中で業務の効率化が見えてきます。

電子データで編集できることは電子データへ移管。ファイリングなどの整理の手間が減ります。入力作業であれば、語句登録を必ず行い、短いタイピングで入力ができるようにしたり、リスト化を行い、入力ではなく選択にて作業が進められるようにします。

仕事の効率化を行うことで短時間で作業が行え、無駄な残業がなくなりました。仕事の効率化とは誰がやっても同じようにできるようにすることだと考えます。それを考えながら、作業を組み立て直すとより効果的です。

やることリストを作成する

Erik(28歳)

TO DOリストを書く人の手


私が日々、仕事の効率化のために行っているテクニックは、非常にオーソドックスでアナログです。とりあえず、しなきゃいけないことを、ばーっと箇条書きでノートに書き出します。その後にじっくり優先順位を考えて、番号を振ります。終われば、横線を引きます。

他人に聞かないといけない疑問点などがあり、最後まで成し遂げられなかった場合は、その横に小さくメモします。そして次へ進みます。終業時刻になったら、残ったものを蛍光ペンで印をつけ、「〇月〇日!」という風に翌日の日程を大きく書きます。

そうして翌日出勤した際はまずパソコンを起動しながら、そのメモを見直し、その日の流れをイメージします。2日サイクル、もしくはそこにプラスしていく形で進めています。

そうすることにより仕事がより効率的に動き出します。1つの作業が終わり、「さあ、次は何をしたらいいんだっけ・・・」と止まることはありません。

全ての流れが見えているので、自分が今いる位置がわかり、時間に余裕をもって働くことができます。典型的かもしれませんが、とりあえずToDoリスト作りから始めてみるといいと思います。

何に時間がかかっているのかを明確にする

コスモス(45歳)


仕事を効率化するために、日毎のやるべき業務を、ノートに箇条書きにするようにしています。後は、紙の書類を処理することが多いのですが、クリアホルダーに「未決」「既決」「保留」と書いて整理するようにしています。

こうした工夫をすることで、仕事の漏れがなくなり、仕事をする時に書類探しに時間がかかるということもなくなりました。こうした考え方は、日頃の生活にも影響しています。

冷蔵庫にホワイトボードを貼ってやるべきことを書いておいたり、学校からの書類などを1ヵ所にまとめておいたりすることにより、時間に余裕ができて、休息の時間が持てるようになりました。

仕事を効率化したい場合には、まず何に時間がかかっているのかを明確にすることが何よりも大切だと思います。