履歴書の送り状（添え状）の書き方と例文　郵送・メール別の対応と注意点まとめ

履歴書には送り状（添え状）をつけて送るのがビジネスマナー

履歴書を郵送する際、封筒の中に一緒に入れる書類を「送り状」といいます。「添え状」「送付状」とも呼ばれます。一言でいえば、封筒の中に何の書類が何枚入っているかを伝えるための書類です。

送り状は必ず必要というわけではありませんが、同封するのがビジネスマナーとして一般的です。もし入れ忘れても合否には影響しませんが、丁寧な印象を与えるためにも準備しておくことをおすすめします。なお、直接手渡しする場合は送り状は不要です。

履歴書に同封する送り状の役割と基本ルール

送り状は郵送時に必要なものです。新卒の就職活動でも、転職活動でも、パート・アルバイト応募でも基本的な役割は同じです。

作成はパソコンが一般的です。まれに「個性を出したい」という理由で手書きの縦書きにする人もいますが、採用担当者が注目するのは履歴書の内容であるため、送り状の形式で印象を左右しようとするのは効果的とはいえません。シンプルで読みやすい横書きのパソコン作成が最も適切です。

また、送り状への自己PRの書き込みも同様です。送り状は書類の確認用として処理されることがほとんどのため、自己PRは履歴書や職務経歴書にしっかり書くようにしましょう。

履歴書をメールで提出するときの本文と送り方の注意点

メールで履歴書を提出する場合、紙の送り状は不要です。ただし、メール本文に送り状に相当する内容を記載すると丁寧な印象を与えられます。以下の例文を参考にしてください。

メールで履歴書を送る際のファイル形式と注意点

メールに添付する履歴書は、PDF形式に変換してから送るのが基本です。WordやExcelのまま送るとレイアウトが崩れたり、先方に編集されるリスクがあります。ファイル名は「氏名＋履歴書＋提出日（例：山田太郎_履歴書_20250401）」のように分かりやすくつけましょう。

パスワード設定は企業の指示に従う

かつては履歴書にパスワードを設定して別メールで通知する方法（PPAP方式）が一般的でしたが、現在ではこの方法の脆弱性や危険性が問題視されており、パスワード設定を推奨しない企業も増えています。企業のセキュリティ環境によってはパスワード付きのファイルを開けない場合があるため、企業から特に指示がない場合はパスワードを設定しないほうが無難です。

企業からパスワード設定の指示があった場合は、以下のルールを守って送信してください。

• 履歴書を添付したメールと、パスワードを知らせるメールは必ず別々に送る
• 1通目のメールには「パスワードを後ほど別メールにてお送りします」と明記する
• パスワードは英数字を組み合わせたシンプルなものにする

メールアドレスはプライベートのものを使う

転職活動中の方は、在職中の会社のメールアドレスは絶対に使わないようにしましょう。転職活動が会社に発覚するリスクがあります。GmailやYahoo!メールなどのフリーメールで問題ありませんが、氏名に関係のない奇抜なアドレスは避け、誠実な印象のアドレスを使用しましょう。

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履歴書に同封する送り状の書き方と例文

送り状のサイズはA4またはB5が一般的です。横書きのパソコン作成が標準的ですが、縦書き・手書きにする場合の書き方も最後に紹介します。以下の送り状チェックリストで、各項目の書き方を確認しましょう。

縦書きの送り状を作成する場合の書き順

縦書きの送り状は手書きが多く、白い無地の便箋（罫線入りも可）を使用します。横書きとは記載順序が異なるため注意してください。

1. 前文の挨拶
2. 同封する書類の記載
3. 日付
4. 署名（自分の連絡先）
5. 宛先

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病院や学校に送る履歴書の送り状は敬称の書き方に注意

病院・学校など特定の職場への送り状も、基本的な書き方は一般企業と同じです。ただし、「貴社」という言葉は一般企業向けの表現のため、応募先の種別に応じて以下のように変える必要があります。

「貴社」をそのまま使ってしまうと、応募先のリサーチが不十分という印象を与えかねません。特に病院・学校・官公庁への応募時は注意しましょう。

送り状の同封は礼儀の表れ　丁寧な書類準備で好印象を

送り状は合否を直接左右するものではありませんが、同封することで「ビジネスマナーを理解している人物である」という印象を与えることができます。書類の中身である履歴書・職務経歴書の内容が最も重要であることは変わりませんが、封筒を開けた瞬間の印象を整えるために、送り状は丁寧に準備しておきましょう。