書類選考に落ちる理由は?面接試験までこぎつけるポイント

書類選考に落ちると就活や転職活動へのモチベーションも下がってしまいますが、問題があるのは書類であって自分の人間性を否定されているのではありません。書類作成時に基本的なポイントを押さえておけば通過率は上がります。自信を持って採用担当者の心を掴む内容を作り込んでいきましょう。

書類選考に落ちる理由は?面接試験までこぎつけるポイント

書類選考で落ちるのはなぜ?いま一度理由を再認識しよう

就職活動における選考ステップの第一段階として書類選考があります。新卒でも中途でも、この書類選考を通過してから実際に会社を訪問し、人事担当者に会って面接を受けることができます。その後に何度かのステップを踏んで内定となりますが、書類選考を突破できなければ話になりません。

誠心誠意書いた書類が選考に落ちてしまうとその落胆は大きいものです。1回2回ならまだしも、連戦連敗になってしまうと何が悪いのかを考える気力も湧かず、希望する企業のレベルを落としてしまう就活生は少なくないでしょう。

書類選考で落ちる理由をしっかり考え、受かるためのポイントを押さえてスムーズに就活を行いましょう。

書類選考ではどこを見られている?チェックの流れ

書類選考で失敗してしまう人の中には、書類選考について自分本位な考えになっている人が多いです。自分本位というのは「読み手の事を考えていない」ということです。

書類選考では「自分の経歴を紹介し、その企業への入社にかける熱意をアピールすれば良い」とは言いますが、それを読むのは人間です。しかも、数人ではなく時には何十人、何百人の応募者の書類をチェックしながら通常業務もこなしていかなければなりません。
そのため、読みづらく体裁の合わない書類の場合、どんなに素晴らしい内容が書いてあったとしても目を通してもらえないこともあります。

第一ステップ:足切り

ゴミ箱に廃棄される書類

担当者は、膨大な量の書類を処理する際には、ひとつひとつにしっかり目を通すことはしません。最初に行われるのは、見る必要がない書類の足切りです。

「書類に不備がある」「印鑑が押されていない」「必要とされている資格を有していない」「読む気が起こらないほど乱雑な書き方になっている」など、条件面だけをパッと見て、見るべき書類と見るべきでない書類を分けていきます。

第二ステップ:内容

第一ステップを通過した書類のみ、しっかり読み込んで企業としてほしい人材を探します。この段階になって初めて内容が問われますが、思いはあっても表現できていなかったり、伝わりにくい内容であれば当然選考に通るのは難しくなります。読みにくくはないか、稚拙な内容となっていないかどうかなど、必ず第三者の目でチェックしてもらってから提出するのが基本です。

書類選考に落ちる4つの理由

書類選考に落ちる人には、共通した問題点が見られます。ひとつでも心当たりのある方はそれが書類選考に受からない原因である可能性が高いでしょう。

1 自分本位である

応募書類に専門書を参照しながら記述する女性

書類選考で落ちる人の中には、自分本位の書類作成をしている人が多く見られます。自分の中の知識や常識を基準して専門用語が羅列されていたり、内容が伝わりにくい文章のままで提出されている場合です。自己満足で終わってしまわないよう、応募書類を書き終えたあとは誰が見てもわかりやすい内容かどうかしっかりチェックしましょう。

2 書類の状態が悪く読みにくい

書類選考に落ちる理由のひとつとして、書類を何度も折り曲げた後があったり、鉛筆で下書きをしたものを消しゴムで消した後が残っていたり、また誤字を修正液で修正したり、シワが多かったりと、書類の状態そのものが汚いという場合が挙げられます。手書きの場合には、字が汚い場合も該当します。

「いずれお客様や社内の重役にもそういう書類を出すのでは」という危惧を持たれる可能性がありますので、応募書類はできる限りきれいな状態を保つ工夫が必要です。

3 空欄が目立つ、または枠からはみ出す

フォーマットが決まっていてもいなくても、書類に空欄がやたらと多い状態はやる気を感じさせない書類です。見やすくて良いのですが、同時に物足りなさを感じさせてもしまいます。
逆に枠からはみ出すほどたくさん書いてしまう場合には、計画性のない人、考えずに物事を始めてしまう人という印象になってしまいます。

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エントリーシートの空欄や「特になし」と書くのはNG?

4 具体性がない

多くの情報があったとしても、その書類の内容に具体性が感じられない場合もあります。例えば、「英語が好きです」では英語の能力がわかりませんし、「御社の経営理念に共感し」では経営理念のどの部分に共感したのかが伝わりません。具体的な情報は、企業があなた自身を知るために必要なものです。書類の内容は具体的に書くように注意しましょう。

書類選考に落ちないための対処法

書類選考に落ちないための対処法について、基本的なポイントを紹介します。これを守ると絶対に書類選考に通るということではありませんが、通過率は高まるでしょう。

1 第三者にチェックしてもらう

第三者にチェックしてもらう

可能な限り、選考に出す書類は第三者にチェックしてもらいましょう。誤字や脱字はもちろん、読みやすい書類になっているか、また内容が伝わる書き方になっているかなど、幅広い視点をもらえます。書き直しの必要が生じることもあるので、締め切りギリギリは避け、余裕をもってチェックしてもらうようにしてください。友人や家族などでもOKですが、できれば大学のキャリアセンターやハローワークのスタッフなど、ビジネス書類を見慣れている社会人の方が望ましいです。

2 書類はA4封筒で送る

A4封筒

封筒の大きさにも気を遣ってみましょう。封筒が小さければ、書類をどうしても折り曲げることになるために、書類の状態が悪くなります。それを開封した際には再び開いて読む必要が生じ、一動作ではありますが相手の負荷になってしまいます。
また、書類を元に戻そうとした場合も、折り曲げて戻さなければなりません。

折り曲げる必要がなく、書類の状態を良い状態に保つためにA4サイズの用紙ならA4サイズの封筒で送るのがベストです。

3 手書きの場合は別の用紙で下書きをする

文字が小さすぎたり、大きすぎたりすることで余計な余白ができたり、枠からはみ出すのを防ぐためには一度、同じ大きさの枠に下書きをしてみましょう。文章の推敲を行うという点でも大切なことです。書く内容が確定し、文字のサイズなども決定したところで清書しましょう。

4 5W1Hを意識して書く

履歴書でも職務経歴書でもエントリーシートでも、応募書類は5W1Hを意識して書くことで具体性のある内容になっていきます。全部を網羅する必要はありませんが、採用担当者にわかりやすく内容を伝えるためには全ての視点からチェックしてみた方が良いでしょう。

5 ビジネス文書のテクニックを使う

先頭に結論が来るように工夫して書くようにしたり、箇条書きにできる部分は箇条書きにして相手側が読みやすいように工夫してください。ビジネス文書の作成の基本ですので、これができていないと文章力に不安のある人に思われ、選考で不利になる可能性があります。

書類選考での意外な落とし穴

書類選考で落ちてしまう人は、意外な落とし穴にはまっている場合があります。以下に当てはまるものはないかどうか、念には念を入れるつもりで確認しましょう。

資格

履歴書を見る社員

空欄を埋めるために、資格の項目で自分が持つ資格全てを記入する方がいます。もちろん応募書類において空欄はないに越したことはありませんが、志望する企業での業務内容に関係のない資格は却って印象ダウンにつながりかねません。資格を記載する場合は、持っている資格名全てではなく、志望先でも活かせそうな資格のみを厳選して記入しましょう。

連絡用メールアドレス

就活の場合には書類中に連絡先のメールアドレスを記載することも多いですが、その際に使うメールアドレスから人間性が評価される場合もあります。例えば、自分の好きなアイドルがいて「lovekanako@●●.jp」のようなアドレスや一個人の宗教・思想の信条が垣間見えるアドレスを就活や転職活動中に使用するのは避けるのが無難でしょう。

送り状(送付状)

送り状とは、受け手に対する挨拶と、同封している書類の中身について説明するための書類です。本題となる書類に加えて送り状を1枚つけておき、「選考のほど宜しくお願い申し上げます」などと選考を希望する旨を伝えておくと、マナーのある人だと良い印象をもってもらえます。マナーにうるさい企業だと、これがないだけでも第一ステップで落選することもあるので注意してください。

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履歴書の送付状・添え状の例文・見本・書き方

エゴサーチ・SNS

SNSのプロフィール画面

ある個人(もしくは本人)の名前を検索エンジンなどで調べることを「エゴサーチ」と言いますが、自分の名前や経歴からSNSのアカウントがヒットして普段の素行や発言が知られる場合があります。また、メールアドレスの「@」よりも前の部分をSNSなどのアカウント名として使っていることも多く、SNS上で発見される場合もあります。もしも問題がある内容が多いのであれば、いったんSNSではアカウント名を変更するなどの対策をしておいた方が無難です。

転職での応募書類は年齢や希望年収に合った内容を

転職の場合、新卒採用と違って「職務経歴書」の記入が必要になりますが、基本的な書類の書き方で注意すべきポイントは大きく変わりません。

しかし、転職の場合には年齢や希望年収についてシビアに見られるようになりますので、自身の常識からその給与を希望することが妥当であることを職務経歴書内から伺わせる必要があります。そのためにはどういう観点から自己PRをするべきかをしっかり検討しなくてはなりません。

あくまで労働力やスキルへの期待から給与は決定しますので、その給与の根拠を示すことが必要です。ただ書類を穴埋めするように作成すると、スキルや実績と希望の給与が合わず、常識のない人だと悪い印象を持たれることもあるので注意してください。

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転職するときの職務経歴書の書き方3つ

書類選考で落ちる人はポイントを見直してみよう

書類選考で落ちてしまうと就活は進まず、社会から取り残された気分になって自分の価値まで喪失してしまいます。しかし、問題があるのは書類であって自分ではありません。面倒だとしてもポイントを整理して書類を見直してみてください。

ポイントを押さえた書類であれば通過率も高まり、希望する企業への内定の道も開けてきます。書類づくりはビジネスパーソンの基礎力ですので、しっかり鍛えていきましょう。

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