書類選考の結果がメールできたときの返信の仕方

書類選考の結果がメールで来ると、返信した方が良いのか、返信が評価に影響するのか気になります。返信の必要性の有無や、お礼を言った方がいいのかどうか、不合格だった時はどうすればいいのか、書類選考の結果メールを返信する時のマナーについて紹介します。

書類選考の結果がメールできたときの返信の仕方

書類選考の結果がメールで来たのだけど…

就職活動中、選考を受け始めると、企業の採用担当者からメールでその結果が届くことが多いです。その時に、合格、不合格問わず、どう対応したらよいものかと困ることも少なくありません。返信するべきか否か迷っているうちに、タイミングを逃して心配になる人もいます。

書類選考の結果に対して、どのようにメールで返信をするべきか、また返信の際のメールのマナーについて確認しておきましょう。

書類選考の結果メールには何が書かれている?

メールをチェックする就活学生

メールの返信をするにしても、その内容をしっかり読み取り、必要な返答ができるようにしておくことは、相手側の手間を省くためにもとても大事なことです。書類選考の結果についてお知らせするメールには、次のような内容があることが多いです。

  • 合格/不合格に関する通知内容
  • 次回以降の選考の予定についての連絡(合格の場合)
  • 採用担当者の名前や連絡先(署名などに書かれている場合を含む)

まず書類選考に関するメールの内容をしっかりと確認して、必要な返信をすることを心がけましょう。

書類選考の結果がメールできた時の返信マナー

書類選考の結果がメールできた時は、できるだけ返信をしてください。書類選考の返信メールにもマナーがありますので、しっかり守って返信しましょう。

なるべく早く返信する

書類選考の結果通知に限らず、ビジネスのメールは基本的になるべく早く返信します。できるだけ受信から24時間以内には返信するようにしましょう。

メールの件名は変えずにそのままで返信する

メールの件名で悩む女学生

書類選考の返信メールでは、そのまま返信した方がベターです。企業の担当者の立場でも、どの件に関係するメールかわかりやすく助かります。別途メールや件名を作成すると、確認が漏れる場合もありますので注意してください。返信先の間違いを減らすことにもつながります。

ただし、送信されてきた書類選考の結果連絡のアドレスが送信専用のメールアドレスになっていることもありますので、返信先は必ず確認しましょう。どの内容に対する返信かを明確にするためにも、もらったメールの本文はそのまま残して返信するようにしてください。

伝えたい要件は簡潔に書く

書類選考の結果についてメールがあった場合は、その内容に対して簡潔に要件を伝えます。書類選考に合格した場合も不合格だった場合も、返信する場合は書類選考をしていただいた事に対して感謝の言葉を伝えるようにしたいものです。

次回以降の日程について大丈夫なのか、それとも変更が必要なのか、変更が必要な場合には都合の良い日程をいくつか挙げて、変更可能か伺ってみましょう。

書類選考に対する感謝の言葉も必要な要件も、長々とならないように簡潔にまとめること、そしてできるだけ結論を先にして表記するように意識してください。

署名は必ずつけて返信する

返信メールに署名を忘れて焦る学生

普段のメールでは署名をつけないという人も、就職活動のメールのやり取りでは、必ず文末に署名をつけるようにしてください。就活において署名には、

  • 所属(学校名、学部、学科など)
  • 氏名
  • 電話番号
  • メールアドレス

を最低限書くようにするのがマナーです。もしも見ても構わないのであれば、自分のSNSやブログのURLを乗せておくのも良いですが、署名のボリュームがあまりにも長くならないように注意し、署名用の枠もシンプルにするようにしてください。

返信の宛先や書いてある内容をしっかり確認してから返信する

返信メールに限らず、メールの送信時は宛先や内容についてしっかり確認します。特に、宛名や担当者名などの間違いがあると大変失礼となりますので注意してください。返信メールの内容は、誤字脱字はもちろん、伝えたいことが簡潔に伝わるかどうかも落ち着いて確認しましょう。

就活のメール返信で心配りと熱意を担当者に伝える方法

書類選考通過の結果が書いてあるメールの返信で注意しておくこと

書類選考に通過した場合には、選考に関する感謝と、次の予定についての返事を書いて送るようにします。

日程調整が不要な時の返信メール

次の選考のスケジュールについて別途通知となっている場合は、簡潔に書類選考をしていただいたお礼の言葉を述べてメールを返信します。スケジュールが示されており、日程調整が不要でそのままのスケジュールで構わない場合は、その旨を伝えてください。当日の持ち物などが気になる場合は確認しておくと良いでしょう。

日程調整が必要な時の返信メール

手帳に予定を書こうとする学生

次回の選考スケジュールについて日時が合わない場合には、別のスケジュールでも選考を受けることができないか確認します。この場合、連絡が遅くなると変更が受け付けられなくなる場合がありますので、できるだけ早く連絡しましょう。

その際、理由についても述べておいた方が説得力がありますが、他社の選考と重なっている場合は「学校の必修単位の授業」「学会参加」など、学業を押し出した「どうしようもない事情」であることにしておいた方がベターです。

日程調整をお願いする際には、設定されている日時から遠くない自分の都合の良い日時をいくつか挙げて、その中から調整してもらえないか確認します。「~の日時であれば大丈夫なのですが、変更できませんでしょうか?」と伺う形で聞いてみるようにします。

日程のスケジュール調整が難航すると評価が下がるので注意

次の選考のスケジュールを調整することは、応募者にも採用側にも必要な作業ではありますが、実際に選考する側にとっては一歩も進まない作業です。そのため、できるだけここに時間をかけたくないと人事の人も思っています。

スケジュール調整は、人事の人に手間を取らせないように配慮しましょう。できるだけ先方の提案に予定を合わせること、変更が必要な場合は相手が考えやすいように提案することが大切です。

スケジュール調整が難航すると、入社してからも色々調整が面倒な人だと思われてしまい、次の選考で評価を落してしまいますので注意してください。

書類選考に落ちた結果連絡だった場合も返信が必要?

書類選考で落ちてしまった場合にも返信が必要かどうかは意見の分かれるところですが、できる限りは返信しておくことをおすすめします。

返信があまりにも多すぎる場合には担当者も困りますが、返信の内容によっては補欠応募があった時に連絡をもらえることもありますし、何より選考をしてもらったことに感謝するのは良いことです。

書類選考に漏れた人には通知がないことも多いですから、落ちた場合にも礼を尽くして連絡をいただいているなら、しっかり感謝を伝えるのがマナーです。

そもそも書類選考結果への返信メールは必要?

書類選考の結果に関するメールでは、必ずしも返信する必要があるわけではありません。結果連絡メールが届いたそれぞれのケースで対応を確認していきましょう。

不合格の結果が届いた場合

スマホでメールを読んで憮然とする女性

書類選考で不合格だった場合には、基本的には返信する必要はありません。不合格者全員から返信メールが届くと、その確認だけでも担当者が膨大な時間を取られてしまいます。

もし返信しなかったとしても、その噂が他企業にまで伝わって他社の書類選考で不利になるということもありません。以前からインターンなどでお世話になっていた場合や、個人的に何かやり取りがあった場合は返信しても構いません。

結果連絡の他に「返信不要」などの注意書きがある場合

互いの手間を省くために、採用側から届いた書類選考結果に「返信不要」の旨がメールの本文や件名に入っている場合も返信は不要です。うかつに返信すると、ちゃんとメールを見ていないと思われることもありますので、この場合は返信しないようにします。

結果連絡に対してお礼以外の返信内容が無い時

書類選考をしていただいたことに対して感謝する内容の返信を送るのがマナーではあるものの、必須ではありませんし、それを煩雑に感じる担当者もいます。そのため、特段他に返信する内容が無い場合も、返信しないとしても減点されることはありません。

書類選考合格の際の日程調整依頼メールの例

Re書類選考の結果につきまして(●●株式会社)

●●株式会社 人事部 田中様

A大学経済学部の山田です。
書類選考の結果についてのご連絡ありがとうございます。
また、次回の日程のご連絡もありがとうございます。

大変申し訳ありませんが、ご提案いただいた日程におきまして、
大学のゼミのフィールドワークで県外におりまして参加が難しい状況です。

6/28には戻りますので、

・6/29 15:00~
・6/30 10:00~16:00

であればいつでも都合付けられますが、変更することは可能でしょうか?
お手数をおかけいたしますが、ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします。

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A大学 経済学部4年 山田太郎
TEL:123-456-7890
MAIL:t_yamada@yamada.com
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書類選考の結果連絡メールへ返信するときはビジネスマナーを大切に

書類選考の返信メールは、慣れない就活生は戸惑うかもしれませんが、基本的なビジネスメールのマナーにのっとって返信することができれば特に問題はありません。逆に言えば、こうしたメールのやり取りがビジネスメールの基本ですので、しっかりマナーを身に着ける機会になります。

書類選考の返信メールマナーは、ビジネスメールの基本と同じく、相手にわかりやすく、相手の時間を奪わないことにあります。ビジネスマナーについての書籍で事前に勉強したり、また相手の事情を考えながらメールを作成したりする癖をつけておくと良いでしょう。