有給休暇の時季変更権が正しく行使されるために知っておきたいこと

時季変更権を正しく理解できていない社会人は多いもの。時季変更権は会社が行使する権利ですが、年次有給休暇にも関係することから、企業側と労働者側の双方が知っておくべき知識です。特に企業側は、未熟な知識で時季変更権を濫用すると労働者とのトラブルを招きかねないため注意が必要です。

有給休暇の時季変更権が正しく行使されるために知っておきたいこと

有給休暇の時季変更権の知識を身に着けよう

企業の人事担当者なら必ず聞いたことがあるであろう、有給休暇の時季変更権という言葉。労働者側である会社員の方で、有給休暇の時季変更権に関するやりとりで嫌な思いをしたことがあるという方は少なくありません。
有給休暇の時季変更権については、企業側はもちろんのこと、労働者側も正しく理解しておくことが重要です。

有給休暇の時季変更権とは?

上司に有給について相談してる女性社員

有給休暇の時季変更権とは、労働者から請求された時季に有給休暇を与えることによって事業運営が妨げられる場合、使用者は他の時季への有給休暇を与えることができるという、労働基準法の第39条第5項のなかで定められた使用者の権利のことです(注1)。
つまり、労働者が有給休暇を取得する日程を、使用者が変更する権利のことを指します。

有給休暇を取得するルール

有給休暇の時季変更権を正しく理解するためには、まずは有給休暇取得の基本的なルールを知っておく必要があります。

有給休暇とは国が労働者に与えた権利である

有給休暇は正式には年次有給休暇といい、一定期間勤務した労働者に与えられる、有給で休める制度のことです(注2)。使用者である企業は、労働者である社員が希望した日程に有給休暇を取得させる義務があります。有給休暇の取得を拒否することは労働基準法の違反にあたり、罰則が与えられることもあります。

有給休暇の取得に理由はいらない

パソコンを使って有給の申請をしてる会社員

企業によって有給休暇取得の申請方法は異なります。規定の書類に記入のうえ上司または人事部に提出する場合もあれば、パソコンのシステム上の申請となる企業もあるでしょう。

申請方法の違いはあれども、多くの企業で共通しているのが申請書式のなかに「理由」の記入欄があるということです。中には「コンサートに行きたい」「旅行に行きたい」といったプライベートな理由を記入するのは気がひけて、事実を伏せて冠婚葬祭を理由に使用しているという人もいます。

しかし、有給休暇取得の申請に際し、会社側に対して「休暇をとりたい理由を述べる義務はありません。にもかかわらず、「冠婚葬祭などのやむを得ない理由以外有給休暇の取得を認めない」といった暗黙の了解のある職場もいまだに存在します。このような企業においては使用者、人事担当者、マネジメント職の意識改革が必要です。

有給休暇を取る時の理由は「私用です」で大丈夫

有給休暇の申請は就業規則にのっとって行う

企業それぞれに独自の「就業規則」がありますが、ここに「有給休暇の取得を希望する場合は、希望日程の〇日前までに申請すること」といった規則が掲げられている場合があります。
こちらの規則も各職場における努力義務であり、法律的に定められている事項ではないため、有給休暇の取得を申請した際、「〇日前までに申請していないから許可できない」といった内容を使用者側が述べることは認められません

会社が有給休暇の時季変更権を行使できる条件

会社が有給休暇の時季変更権を行使するには、「どうしても時季変更権を行使せざるをえない」と判断される合理的な理由、いくつかの条件をクリアしている必要があります。ただ単に「忙しい日であるから」「休む人が多いから」というだけの理由では認められません。

1 有給休暇を与えると正常な事業運営が不可能な場合

労働者の希望に沿って有給休暇を与えると、どうしても正常な事業運営が難しくなる場合、有給休暇の時季変更権の行使は正当であると考えられます。

2 専門性の高さから他の人では代替がきかない業務である場合

有給休暇取得を希望した当日にしなければ事業に支障が出る業務があり、希望した本人が出勤していなければこなせない専門的な業務である場合、時季変更権の行使がやむを得ないと判断される可能性があります。他の人員を配置しても代わりがきかないことから、有給休暇の時季を変更することでしか対応できないと判断されるためです。

3 仕事を穴埋めする代替要員を確保するのに必要な時間がない場合

シフト時間の変更や人員の確保で対応すれば済む案件で対応せずに、時季変更権を行使することはできません。ただし、有給休暇取得の申請があまりに急で、代替要員の確保やシフト調整に必要な時間がなかった場合、対応が不可能であったとみなされ、時季変更権の行使は正当であると考えられます。

有給休暇の時季変更権の行使が正当であるとみなされるケース

ネジを作ってる職人さん

例えば、特殊なねじの生産をしている中小企業の工場で、年末納品の生産を取引先から受注しているとします。ねじは最終工程で熟練の職人の手作業が不可欠であるものの、その作業が入る予定の日程に熟練の職人が揃って有給休暇の取得を願い出た場合、手作業ができる人がおらず、納期に合わせて生産することができません。

特に中小企業や零細企業の場合、受注した仕事が納品されないと経営が傾く恐れもあります。熟練の職人に対し有給休暇を年明けにずらせないか依頼することは、時季変更権の正当な行使と考えられます。

有給休暇の時季変更権の行使が認められないケース

有給休暇の時季変更権の行使ができる条件下であっても、行使が認められないケースもあります。

慢性的な人手不足が続いている場合

沢山の仕事の書類に囲まれてお手上げの女性社員

日常的に多忙な状態が続き、業務量に対して人員が不足している状態が慢性化している場合は、有給休暇の取得がいつまで経ってもできないことが予想されるため、時季変更権の行使は認められないと考えるべきでしょう。

有給休暇が時効を迎え失効する場合

時効により、有給休暇が消滅してしまう場合、時季変更権を行使することはできません(注3)。

有給休暇の取得時季が計画的付与によって指定されている場合

有給休暇の計画的付与とは、有給休暇の消化が進まない状況の解消などを目的に、企業があらかじめ日程を指定して事業所全体で有給休暇を取得することを指します。この計画的付与によって時季が指定されている場合は、時季変更権の行使は認められません

有給休暇の時季変更権を行使するにあたって使用者と労働者が留意すべきこと

会社が有給休暇の時季変更権を行使することによるトラブルを避けるために、使用者と労働者の双方が気を付けるべきポイントがあります。

1 根本的な職場環境の改善を第一に考える

労働者が有給休暇を取得すると業務がまわらなくなるという職場環境は、企業として通常考えられません。労働者に協力や自粛を仰ぐか、最終的に時季変更権を行使してしまう前に、業務量に対して人員が不足していることを認める必要があります。必要な人員を採用したり、業務量を調整したりするなどして、根本的な問題解決に挑みましょう。

2 会社は労働者が有給休暇を消化できているか常に気を配る

有給休暇をまったく消化できていない企業も少なからず存在します。最悪の場合、暗黙のルールで有給消化取得の申請すらできない劣悪な職場環境に労働者が置かれていることもあります。

理由なく好きなときに申請して取得できるのが有給休暇制度であり、労働者の当然の権利です。時季変更権の行使が必要な状況に陥った場合、使用者として労働者の当然の権利を守れているのかどうか、いま一度見直すことが不可欠です。

3 有給休暇の使い方について日頃から使用者と労働者で話し合いの場を持つ

話し合いをしてる労働者たち

時季変更権の行使というのは穏やかなものではありません。話し合いで調整することができれば、それが一番です。使用者は日頃から労働者とコミュニケーションをとるようにして、双方から業務に関して相談を持ち掛けたり、調整をしたりがしやすい関係を築いておくことが理想です。

労働者側も、有給休暇取得の権利を叫ぶだけではなく、休暇をとることで企業の運営に不利益を被ることがないよう、自身の業務は責任をもってキリのよいところまで終わらせておく必要があります。また、あえて繁忙期に有給休暇を願い出ることは避けるなど、同僚に対して迷惑をかけない気遣いも社会人として重要でしょう。

有給休暇の時季変更権を理解して心地よく働ける職場環境にしよう

有給休暇の時季変更ができないにもかかわらず、会社が労働基準法に抵触することを強制して行ってしまうのはあってはならないことです。意図的でなくても、認識が甘かったり、知識が不足していたりすることで、法律違反の指示やお願いを労働者にしてしまうことを避けるためにも、正しい知識を身に着けておくことは、使用者ならびに人事担当者の責務です。

一方で、労働者は法律に関する正しい知識だけでは太刀打ちできないのが現実です。使用者にとっても労働者にとっても心地よい職場環境を構築するためには、日頃からコミュニケーションがとれていることが重要になってきます。使用者が有給休暇の時季変更権の行使に走るのではなく、労働者に協力を仰いだり相談したりするなど、お互いに希望を伝え合える関係を保つとよいでしょう。