OB訪問の日程調整はメールのやり取りで進めよう

OB訪問の日程調整はメールで行うことで就活のスピードがぐっと上がります。また、正しく行わなければOBにとって失礼に当たりますし、OB訪問の日程調整には、実は守らなければいけないマナーがたくさんあるのです。それらをきちんと確認していきましょう。

OB訪問の日程調整はメールのやり取りで進めよう

OB訪問の日程調整は上手に行おう

OB訪問で重要なのは、日程調整をすることです。OB訪問をするといっても、相手の予定がわからないということや、どうしたら日程を調整してもらえるのかわからないといったことも少なくはないでしょう。ですから、OB訪問をして重要な情報を得るためには、まずは日程調整をきちんとすることが大事であると言えます。OB訪問をするための第一歩として、日程調整の仕方を覚えていきましょう。

OB訪問の日程調整の正しいやり方とは

OB訪問を行う際には、初めに誰と会うかを決めましょう。その上でOBから了承を貰えたら、実際に日程調整をしていくことになります。いつ会うかということは忙しい社会人にとって重要な事柄ですから、慎重に決めていかなければなりません。

OB訪問の日程調整はメールで行うのが良い

メールに指を指す人の手

OB訪問の日程調整のやり取りは、メールで行うのが一番良いとされています。メールならば後で読み返すことができるので、何日の何時だったか、といったことを忘れてしまった時にも改めて確認できるからです。

また、メールは証拠にもなります。発言だけでは食い違ってしまうこともあり得るので、文書を残しておくのは両者のやり取りとして正しい方法であると言えるでしょう。

メールでのやり取りは失礼にあたるのではないか、と考える人も少なくはないでしょうが、そのようなことはありません。メールは相手が開封するタイミングを強制しないツールとしてとても便利なものですし、実際にビジネスの場において重宝されているものです。ですから、気が引けると感じる必要はありません。

逆に、電話でのやり取りはOBの時間を拘束してしまいます。相手が応対してくれるタイミングを待たなければなりませんし、向こうも忙しいところに電話がかかってきてしまったという場面もあるでしょう。そういった時には迷惑になってしまうこともあり得ますから、やはり時間をとらせないメールでのやり取りが適切であると言えます。

OB訪問の日程調整メールの返信はすぐに行うべきである

コーヒーを飲みならメールを読む女の人

OBから日程調整に関するメールが送られてきた場合は、基本的にすぐに返信をするのが望ましいです。ですが、もしそれができなかった時には、夜遅くに返信をするのはやめておきましょう。深夜のメール返信はあまり印象が良くありません。遅くても22時前後がボーダーラインだと考えてください。

すぐに送ることができなかったら、翌朝できるだけ早めに送るのが良いでしょう。早朝に送るとメールチェックをしているタイミングに引っかかる可能性があります。見落とされないチャンスが高いので、早朝にメールを送るのはおすすめです。

OB訪問は就活生の方から日程を提案するべきである

指を指す女の人

OB訪問の日程を提案するべきなのは、就活生の方です。仮にOBが提案してくれた場合に、その日に他の予定が入っていて断らざるを得ないという状況になってしまっては、とても失礼にあたるからです。ですから、日程を提案するのは就活生からというのがマナーであると言えるでしょう。

就活生側から日程を提案する時は、OB訪問の1~2週間ほど先に、3日程度の選択肢を提案するべきでしょう。あまり先に設定しすぎてしまうと、OBも予定がわからないために答えにくいですし、直近過ぎても都合がつかないことが多くあるため、断られる可能性が高くなってしまいます。

また、日程調整の選択肢をいくつか用意しておくことで、OBも予定を立てやすくなります。全く何も提案されない状態でOB訪問をさせてください、と言われても、いつが良いのだろう、と思われてしまいますし、逆にいつを希望するのかと聞き返されるというマナー違反を犯されてしまいます。そうならないためにも、日程調整の選択肢は必ず提示しましょう。

就活をしている中で、実際に最もダイレクトに社会人と接するのはOB訪問だと考えられます。なので、これを機に社会人と接する際のマナーも学んでいきましょう。こういったところから学んだ細やかな気遣いなどが、必ずどこかで役に立つことになります。

OB訪問を提案する日時はなるべく広い間隔にする

3つの選択肢

OB訪問の日程調整をする際に、日時を提案することになると、だいたい3日程度の選択肢が適切であるということは前述の通りです。ですが、ここで気をつけておきたいのは、その3つの選択肢が相手にとって意味があるものかどうかということなのです。

日程調整を目的とした選択肢ですから、あまりにも間隔が狭かったり、日付が偏っていたりしては意味がありません。

例えば、
3月12日(火)11時30分~12時30分
3月13日(水)13時~14時
3月14日(木)15時30分~16時
のように、条件があまりにも狭すぎては何の意味もありません。

三択であれば何でも良いというわけではないのです。しっかりと相手の都合を考えて、どれくらいの時間であれば受け入れてくれそうかを吟味しなければなりません。

ですから、
○月〇日(△)11時以降
○月〇日(△)13時~16時30分
○月〇日(△)11時~18時
のように、なるべく相手が自由に選び取ることができるような選択肢を用意しましょう。

本来であれば、夜や就業時間外を指定することは避けるべきなのですが、自分の時間が空いているということを提示する分には問題ありません。相手が夜や就業時間外しか都合がつかないという場合も考えられますから、自分の都合がつくようであれば、選択できる日程として記載しておきましょう。

OB訪問のリマインドメールは必ず送るべきである

メールをチェックする男の人

リマインドメールとは、実際にOB訪問を行う日の前日にOBに送る確認のメールです。OBは多忙な社会人ですから、万が一のことも考えてOB訪問のことを改めて思い出してもらいましょう。このリマインドメールを受け取ることによって、OBも予定を確認して準備を整えてくれるでしょう。

ただし、この時気をつけておきたいのが、このリマインドメールの内容です。ここでくどくどと長ったらしい文面を送り付けてはいけません。リマインドメールはあくまでも明日の予定を再確認して、よろしくお願いします、という気持ちを伝えるためだけのものです。

それなのに、そこで書くべきではないようなことや、直接会った時に話せば良いようなことをわざわざ書いたりするのは間違っています。OB訪問のリマインドメールはなるべく簡潔に、要件のみをすっぱりと書くのみに留めておくべきだと言えます。

どうしてもOB訪問の日程を変更しなければならなくなってしまった場合は?

お外で電話をする男性

日程調整の結果、無事にOB訪問の日程が決まったとしても、急にその日にどうしても外せない予定が入ってしまうこともあり得ます。面接や説明会など、就活において飛び入りのイベントは珍しいことではありません。

OB訪問よりも優先すべき用事ができてしまった時には、日程を変更する連絡を入れなければいけません。ですが、この時にメールを使うか電話を使うかで迷う人は少なくないでしょう。

OB訪問の日程の変更は急を要する事態なので、電話で連絡するべきです。OB訪問の日が近づいてきてしまっている場合は特に、急いで連絡をしなければいけません。メールはいつ見てもらえるかわかりませんし、確実に連絡をとりたいのであればやはり電話で直接話をするのが一番手っ取り早いでしょう。

せっかく日程調整をしてくれたのに変更をするのは心苦しいし、断りにくいという気持ちはあるでしょうが、それは仕方がないことだと割り切って、また改めて日程を調整するようにお願いしてください。

日程調整後の日時変更は、とにかく、まずは連絡をきちんととることが何よりも大事です。電話がどうしても繋がらない時はメールを送っても構いませんが、メールの返信をもらうまでは電話での連絡をとることも試み続けましょう。

OB訪問の日程調整に返信のメールを送る時のポイント

OKの合図をする男の人

OB訪問の日程調整が上手く進み、自分が提案した日時で会いましょう、という返信をもらったとします。そうなると、今度はこちらから返信をしなければなりません。これは確認の意味を込めていますから、必ずしてください。

そこで書き方のポイントとなるのは、「わかりました」「よろしくお願いします」などといった簡略的な言葉だけで終わらせるのではなく、きちんと今までのやり取りの内容をまとめて書くということです。例えばこんな感じです。

「お世話になっております。○○大学○○学部、鈴木です。

この度はOB訪問をご快諾頂き、また、お忙しい中、ご連絡を頂戴いたしまして誠にありがとうございます。それでは、○月〇日(△)11時30分に、オフィス白金前にてお待ちしております。

よろしくお願いいたします。

○○大学○○学部○○学科3年
鈴木 義弘
abcde@gmail.com
〒111-1111
○○県○○市○○1-11
090-****-****」

件名はわかりやすく、「OB訪問の件について(○○大学○○学部名前)」などにしておくのが良いでしょう。

OBは一日に大量のメールを受信していますから、件名がわかりやすくないと開封するのを後回しにされてしまう可能性が高くなってしまいます。早く読んでもらうためにも、件名はパッと見てすぐに内容がわかるものにしておきましょう。

また、メールの最後に署名をすることは絶対に忘れてはいけません。署名は「大学名、学部、学科、学年、氏名フルネーム、メールアドレス、郵便番号、住所、携帯電話番号」を書くのが通例です。もしOBからこちらに連絡をとる必要があった場合に、電話が繋がらなかったらメールをすることができます。もしくは、メールをしても返信がなければ電話をすることができます。署名はその人がメールを送ったという証明になる大事なものですから、忘れずに必ず書きましょう。

どうしても忘れてしまいがちだという人は、メール作成時にあらかじめ署名を入れられるように設定しておくと良いでしょう。署名がないメールはあまり信憑性がないと判断されてしまいがちですから、就活をしているうちから署名を書き記す癖をつけるようにしておきましょう。

OB訪問の日程調整のメールをする時に質問事項を織り交ぜても良い

携帯を持って考える男性

OB訪問をする際に、あらかじめメールで質問事項を簡潔にまとめて送っておくという方法があります。その方がOBが当日に整理して答えやすいですし、より深い情報を引き出すことができるという狙いがあるのです。

それを日程調整のメールを送るタイミングでするというのも良いでしょう。もちろん失礼になってしまっては論外ですが、こういったことをお聞きしたいのですが、といった形で切り出せば不自然にはなりません。

どのような質問をするのかといったことは、メールではかなり絞り込んでおくべきです。あくまでも日程調整がメインのメールであることを忘れないように、質問をするのは、こういったことを聞く予定です、といったことを伝えるくらいの軽い感覚で伝えておいてください。その方が相手も身構えずに済みますし、本題から話が逸れることもないでしょう。

ただし、この時に気をつけておきたいのが、決してその企業に関して研究を怠ってはいけないということです。パンフレットをただ眺めただけとか、ホームページを流し見しただけとか、そういった態度でOB訪問に臨むのはOBに対してとても失礼にあたります。

それでは質問が全てうわべだけのものだとすぐに看破されてしまいますし、せっかく日程を調整してまで会ってくれたというのに、嫌な気分にさせてしまいます。もし本当に質問をしたいのであれば、その企業に関しては徹底的に調べておくべきでしょう。

お礼のメールはOB訪問後に必ず送ろう

お礼のメールを提案する女性

日程調整が終わり、OB訪問をしたら、お礼メールを送りましょう。お礼メールは必ず送らなければいけません。お礼メールはできるだけその日のうちに送ってください。OB訪問を引き受けてくれたことのお礼はきちんとしましょう。

また、お礼メールの中には、自分がOB訪問で話をしたことによってどのようなことを考え、得たかなどを内容に含めるとなお良いでしょう。その業界や企業についての考えが深まったことや、どういった話を聞いたかなど、実際に話したことを書くと印象が良くなります。

OB訪問後に送るお礼メールお礼状の正しい書き方

OB訪問の日程調整はOBとの意思疎通が大切

OB訪問をする時は、まず相手がどんな時に、また、いつ頃ならOB訪問を引き受けてくれるのかを理解しようとしなければなりません。こちらが一方的にOB訪問をしてほしいという気持ちを押し付けていても、日程を調整することはできないのです。ですから、まずはお互いの意見をすり合わせることが何よりも大切だということを意識しておきましょう。OB訪問をせっかく引き受けてくれるという人が現れてくれたのですから、その縁を大事にするためにも、きちんと意思疎通を図るようにしてください。