OB訪問で先輩と会うために電話をかける時のマナーを知ろう
OB訪問をしようと考えた時に、まずOBやOGにアポイントメントをとらなければなりません。ですが、電話で連絡をするとなるとなかなか緊張してしまうという人も少なくはないでしょう。相手は面識のない社会人ですし、OB訪問を引き受けてくれるかどうかもわかりません。どのような人かも知らないのに電話をするのは怖い、と尻込みしてしまう人もいるでしょう。ですが、電話のかけ方のマナーを押さえておけば相手に不快な思いをさせることはまずありえません。礼儀正しい学生であることを印象付けて、OB訪問を引き受けてもらいましょう。
OB訪問でOBに電話をかける時にはどうすれば良い？
OB訪問のアポをとりつけるための電話では、気をつけておきたいポイントがいくつかあります。これらを押さえておかないと、OBが会おうという気になってくれない可能性があるということも考慮に入れておくべきです。
まずは丁寧なあいさつをしよう
電話をかけて、繋がった瞬間に用件を話し始めてはいけません。緊張しているとつい焦ってしまいがちですが、まずは落ち着いて一呼吸おきましょう。そして、きちんと挨拶をすることを忘れないようにしてください。
「お忙しいところ恐れ入ります」「お忙しいところ失礼します」など、電話をかける際には定番となっている言い回しがあります。それらを使うことはマナーですから、社会人と接するにあたっては使えるようにしておきましょう。
こういった挨拶をせずに、いきなり「OB訪問がしたいのですが」と切り出されてしまうと、相手は何のことだかわからずに困惑してしまいます。決して企業側からいぶかしがられることのないように気をつけてください。
自分の名前を名乗り、身元を明かす必要がある
OB訪問のアポをとるためには、キャリアセンターなどで入手した企業先の電話番号に電話をすることが多くなるでしょう。そうでなくとも、まずは自分の名前を名乗ることは常識であると言えます。
ですが、OB訪問の場合では名前だけでは足りません。大学名、学部、学年もそこに付け足しておくべきです。そうすることで、相手はこちらが大学生、おそらく就活生であるということを察することができるからです。
就活生であれば時期などからおそらくOB訪問の依頼だろう、と考えてくれる場合もあるでしょう。また、自分の他にも既に何人もOB訪問の依頼の電話が入っていることも考えられます。そういったことからも、相手先の企業には学生であることを明かして、OB訪問をさせてもらいたい先輩がいるということを知ってもらいましょう。
OB訪問をしたい先輩に取り次いでもらう
自分がどこの誰であるかをきちんと明かした後は、自分がOB訪問をしたいと考えている先輩に取り次いでもらいましょう。ここで気をつけたいのが、いきなり「鈴木さんに取り次いでもらえますか」などといった言い方をしないことです。
名字だけを言われてもどの人を指しているのかわからないということはよくあることですし、何よりも不躾である印象が否めません。取り次いでもらう場合は必ずフルネームを伝えましょう。また、わかっているのであれば、部署名なども伝えるべきです。
また、取り次いでもらう時に、どういった用件かということを尋ねられる場合があります。こちらがあらかじめ大学生であることを明らかにしている以上、OB訪問の連絡であることは企業側も気づいてはいるので、これはあくまでも念のための確認だと考えてください。ですが、ここでもきちんとOB訪問のために電話をしたことを答えられるようにしておきましょう。
自分が会いたいOBが席を外していた場合はかけ直す
企業に電話をかけても、OBが不在であるという場合もあり得ます。そういった時には、またかけ直すようにしましょう。ですが、こちらから勝手にかけ直すことを決めてはいけません。好きな時間にまたかけ直せば良いだろう、と考えてはいけないのです。
「席を外しております」と答えられたら、まず何時に戻るのかを聞きましょう。その時間に合わせて、もう一度こちらからかけ直します、と答えれば問題ありません。この時気をつけたいのが、絶対に向こうから折り返しの連絡をするようにお願いしてはいけないということです。
OBと電話が繋がったらどうすれば良い？
いよいよ自分が会いたいOBと電話で話すことになったら、まずは失礼がないように気をつけましょう。なるべく自分の思い描く順序通りに会話を進めていき、情報の伝え忘れなどをしないよう、十分に注意を払ってください。
もう一度OBに対して自己紹介しよう
電話に出て、OBに取り次いでくれた人には自己紹介をしていますが、OBに対してはまだ自己紹介をしていません。ですから、この段階ではOBはこちらを全く知らないという前提で考えていきましょう。
もちろん取り次いでくれた人がこちらの素性を伝えてくれているでしょうが、自己紹介をしない人だと思われてしまってはマナーを問われてしまいます。忘れずに、先程と同様に、大学名、学部、学年、氏名フルネームを名乗ってください。
OB訪問の依頼をしよう
肝心の本題に入りますが、OB訪問をしてくれますか？とだけ言ってしまっては、相手はあまり良い気持ちはしないでしょう。ですから、自分が今就活をしていることや、業界研究をしている中でこの企業を知り、興味を持ったためにお話を聞かせてもらいたいと思った、などといったことを伝えましょう。
この時、どのようにしてOBの連絡先を知ったかを伝えることも大事です。知らない人からいきなり電話がかかってくるというのは気持ちが良いものではありません。ですから、キャリアセンターの名簿などを利用したことを伝えることも忘れないようにしてください。
OBが承諾してくれたら電話で日程の調整をする
OBがOB訪問を引き受けてくれたら、そのまま電話で日程の調整を行います。日程は、こちらがいくつか提案を出すことになるため、あらかじめ候補をいくつか用意しておきましょう。
日程には幅を持たせておいた方が、OBも選びやすいと言えます。あまり短い時間、例えば11時から12時まで、のように区切ってしまうと、仕事の都合上会いにくくなってしまいます。
また、業務時間外を指定するのも失礼にあたるため避けましょう。OB訪問はあくまでも業務時間内に終えられるように指定してください。
電話でのOB訪問は日程の他に場所も決めることになる
OB訪問の日程が決まったら、場所も決めることになります。場所についても、こちらからいくつか候補を挙げることになります。ですが、この時点でOB側からすぐに場所の指定があった場合はそれに従いましょう。
場所は日程と違ってこちらの都合がつかずに困るといったことも少ないでしょうから、できるだけOBに合わせるべきです。それでも、候補を挙げることを促された場合には遠慮しないようにしましょう。断り続けていると、過度にOB任せにしているような印象を持たれてしまいます。
OB訪問の日程と場所が決まったら必ず確認のために一文にまとめる
日程と場所についての話し合いが終わったら、必ず繰り返して確認するようにしてください。「○月〇日、11時に××にお伺いいたします」といったように、もう一度まとめて声に出しましょう。すると、ここで相手が勘違いしていたことがわかったり、自分が間違っていたことがわかったりします。
また、相手が先に日程と場所を言った場合は、復唱するようにしましょう。「○月〇日、11時に××ですね」と復唱することによって、最終的な確認をすることができます。
どちらかが間違ったまま当日を迎えてしまうと、約束したはずなのに相手が来ないということになってOB訪問は大失敗に終わってしまいます。そうならないためにも、最後に確認しておくことはとても重要なのです。
電話の最後には必ずお礼の言葉を述べよう
電話を終える時は、お礼の言葉を述べるようにしましょう。「お時間を作っていただきありがとうございました」といったように、電話に対応してくれたことに対して感謝の気持ちを述べてください。相手は仕事中で、わざわざ忙しい中電話を受けてくれたのですから、きちんとお礼をしておきましょう。
また、OB訪問を引き受けてくれた場合には、そのことについてもお礼を述べておかなくてはなりません。OB訪問を受けていただきありがとうございます、当日もよろしくお願いいたします、といったことを伝えておくべきです。
そして、受話器を置く時は向こうが置くのを確認してから置くようにしてください。これは就活に限らず、電話をかける時の一般的なマナーなので、社会人になった時にも覚えておくと良いでしょう。
電話をかける時に注意したいことは？
電話をかける際には、注意しておきたいことがいくつかあります。何も気にせずに、行き当たりばったりで電話をかけてしまってはいけないということはもうおわかりでしょうが、他にもまだ気をつけておくべきことがあるのです。それらを確認していきましょう。
手元にはあらかじめメモを用意しておこう
電話をする時は、手元に必ずメモと筆記用具を用意しておきましょう。OBから何かを提案された時に羅列できるようにするためや、決定したことを忘れないように書いておくためにも、メモは必須アイテムであると言えます。
また、電話をかける前にどのようなことを話すかといった内容をメモにまとめておくことをおすすめします。頭の中で考えておいたことも、いざとなると緊張してしまって上手く話せなくなるということは珍しくありません。
ですから、あらかじめ要点をメモにまとめておくと良いでしょう。日程や場所の候補などは、特に忘れやすいのでメモに箇条書きにしておくと、すらすらと口にすることができます。
スケジュールがわからなくなってしまう可能性も考えられるので、手帳なども手元に置いておくと良いでしょう。何があってもすぐに対応できるようにしておくのがOB訪問のアポをとりつける電話において重要であると考えてください。
電話での言葉遣いは丁寧にするように心がけよう
OBは優しく接してくれたり、砕けた話し方をしてくれたりするかもしれませんが、それにつられてしまってはいけません。こちらはあくまでもOB訪問をお願いする立場であるということを忘れないようにしてください。
相手は社会人であり、親しいわけではない間柄です。その上これからお願いをするわけですから、失礼がないようにしなければなりません。なので、できる限り言葉遣いや口調は丁寧にするように心がけましょう。
敬語に関しても、普段使い慣れていないとしても、この時に限ってはできるだけ間違えることなく使えるようにしておきたいところです。電話は相手の顔が見えませんから、言葉が全てです。そこで敬語がきちんと使えていないと、悪い印象を与えてしまうことは間違いありません。
会話に夢中になってしまうと、丁寧な言葉遣いをすることを忘れそうになってしまいがちですが、そうならないように注意してください。
電話をするのに適している場所からかけるのも大切である
電話はどこでかけても良いというわけではありません。周囲がやかましい場所だと、相手の声が聞き取りにくく、何度も聞き返してしまうことになりかねません。それでは会話は進みませんし、やり取りに齟齬が生まれてしまうこともあり得ます。それに、何よりも相手に失礼に当たります。
電波が極端に悪い場所も避けるべきでしょう。会話が途切れ途切れになってしまうと、お互いが何を言っているのかわからなくなってしまいます。話し合いがスムーズに進む場所を選ぶべきでしょう。
例えば自宅のように、静かで自分が落ち着ける環境で電話をかけるのが一番良いと言えます。机が目の前にあった方が安定して筆記用具を置けますし、メモも取りやすくなるため便利です。
思い立ったから、急いでいるから、などといった理由で適当な場所で電話をかけるのではなく、きちんと適した場所を選ぶようにしましょう。
OB訪問の電話は丁寧にかけられるように努力しよう
OB訪問を依頼する時にかける電話で大切なのは、丁寧な態度をとるということです。言葉遣いや言い回しが丁寧でないと、相手を不快な気持ちにさせてしまいます。OB訪問は、電話をかけた瞬間から既に始まっているということを忘れないでください。自分が電話で話すことによって、どのように見られているかを強く意識して話すように心がけましょう。
