内定の辞退を円滑にするための適切な対応方法

複数の企業からでた内定を辞退する適切な方法を紹介します。辞退の連絡時期はいつまでするのが良いのか。連絡方法はメールと電話どちらが良いのか、辞退した後の詫び状の書き方を例文で解説。全ての就活生が必ず通る内定辞退の適切な対応方法を掲載します。

内定の辞退を円滑にするための適切な対応方法

円滑な内定辞退への対応方法を紹介~これから社会人になる方へ

就活中の大学生にとって企業から内定を貰うというのは、就職活動の終わりを意味します。しかし自分の働きたい企業、やりたい仕事をつき詰めていくと、自分の望みは内定を貰った企業で働くことなのか疑問に思うこともあるでしょう。そのような疑問もあり、複数の企業の採用試験に挑む就活生も多数います。

その時に、内定が複数出ることで内定を辞退するケースが発生します。自分の目指している業界に関係する企業、入社後の取引相手になる企業などから貰った内定を円満に辞退したいと考えている方に参考にして欲しい対応方法を紹介します。

内定を辞退にする時は必ず電話で連絡する

内定を辞退する時の連絡方法として正しいのは、電話をかけることです。必ず電話をかけて、口頭で担当者へ辞退の意思を伝えましょう。

電話で連絡する誠意のある男性

緊張して上手く話せない方も、その緊張感は担当者にとって決して悪い印象ではありません。メールや手紙で済ます就活生もいる中、勇気を持って連絡してくれただけでも嬉しいものです。

電話連絡の場合は担当者に辞退の意思が直接伝わるので、企業にとっても次の採用者にシフトしやすいので少ないダメージで済みます。企業の考えも考慮する事が、円満な内定辞退に繋がります

企業への連絡方法がわかったところで、内定辞退の連絡の時期やいつまで辞退ができるのかを確認しましょう。

内定辞退の電話のかけ方とNGな行動

内定を辞退する意思が固まったら即連絡する

法律上の規定では

  • 雇用契約は解約通知をしてから2週間で解約になる

と定められています。その為、内定を辞退するときには最低でも入社する2週間前には企業に辞退の連絡を入れましょう。しかしこの条約を守るのはビジネスマナーとしては良くありません。

緊張で電話が掛けられないシャイな男性

内定を辞退する場合は、内定を出した企業の立場で考えてみましょう。エントリーシートや履歴書など応募書類のチェック、就職説明会、採用試験、内定式、就活生のフォローなど採用に関わる部分に関して企業は多くのお金と人材を使っています。

新卒を1人採用する場合の費用を算出している方によると、本気で採用に取り組んでいる企業の場合は50万円から200万円もの多額な費用が掛かっています。

また企業は、入社に向けて内定を出した就活生の備品を用意する必要もあります。パソコンなど業務に使用する必需品はもちろん、その為の人事異動がある可能性も考えられます。

このように企業の立場で考えると、内定を辞退する場合の連絡は早ければ早いほど企業にとっては都合の良いことになります。多額な費用を使って採用しても辞退されるのであれば次の採用に向けた準備をするほうが企業にとってはプラスだからです。

円満に内定を辞退するためには「辞退する意思が決定した時点ですぐに企業に連絡を入れる」のが正解となります。

内定承諾書を提出した後や内定式に参加した後でも辞退はできる

内定承諾書を書いて企業に提出した後や内定式に出席した後でも、内定を辞退することも可能です。これは、労働者に働く場所を選ぶ権利があるからです。

辞退する事に困っている採用担当者

複数の企業から内定をもらっている就活生にとって、内定を辞退しなければならないのは仕方ないことです。就職は自分の将来がかかっている重要なターニングポイントなので、就活生がより良い職場環境を求め選り好みしてしまう気持ちも企業は理解しているのです。

しかし、内定承諾書は法的な拘束力がないとは言え、就活生に入社する同意を得る契約書です。ですから、内定承諾書の提出後、内定を辞退するというのは、一般常識としてあまり良くないという事を頭に入れておきましょう。内定式出席後の辞退についても、同じことが言えます。

内定承諾書を提出する場合や内定式に出席する場合は、契約書にサインをしているという自覚と入社する覚悟を持つことが大切です。

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内定辞退の理由を聞かれたら素直に答える

せっかくもらった内定を辞退するという罪悪感から、採用担当者に電話連絡をしその旨を伝えているうちに、気持ちが揺らいでしまうこともありますが、自分の意思を強く持ち内定を辞退しましょう。

素直に熱意を持って返答している社員

  • 内定を辞退させて頂きたいと思います。

この一言を担当者に話すことが重要なので、忘れないようにしましょう。企業によっては引き止めや、脅されるようなこともあるようですが、何を言われても気にせずに、「辞退する意思」を表明しましょう。

内定を辞退する時に自分から理由を話す必要はありませんが、もし理由を聞かれた場合は、素直に話しましょう。円満に内定を辞退にするためには嘘や取り繕いは禁物です。多くの就活生を見てきた採用担当者には誤魔化しは利きません。素直に

  • 熟考の上、他社を選択致しました。大変申し訳ございません。

と謝りましょう。素直でストレートな辞退の理由には企業も納得せざるを得ません。最後に内定を頂いたことへのお礼も付け加えると、円満な内定辞退ができるでしょう。

内定を辞退する時は電話連絡後に詫び状を送ろう

内定を辞退する意思を電話で伝えたあとに、辞退したことへの詫び状を企業に郵送しましょう。この詫び状の送付が円満に内定を辞退するためのポイントになります。以下の例文を参考にしてパソコン作成ではなく、手書きで書く事でより誠意が伝わるでしょう。

  1. 企業名
  2. 宛先
  3. 時候の挨拶
  4. 本文
  5. 結びの挨拶
  6. 日付
  7. 名前

必死に謝る喧嘩中のカップル

手紙で郵送する詫び状の例文

1.株式会社○○○○ 御中
2.人事部 △△ △△ 殿

3.拝啓、貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

4.この度は、貴社の採用内定を頂き誠にありがとう御座いました。

大変光栄なお話ではありましたが、熟考の末大変非常識ではありますが内定を辞退させて頂きたいと考えております。

貴社の皆様において貴重なお時間を頂き選考して頂いたにもかかわらずご期待に応えることができず大変申し訳ございませんでした。

誠に無礼では御座いますが、どうかご容赦頂きたく存じます。

今後とも貴社のご発展と心よりお祈り申し上げます。

5.敬具

6.平成○○年△△月××日
7.木村 太郎

内定辞退の連絡を入れた日に詫び状を郵送しましょう。遅くても翌日までには郵送すると、担当者の心象も良くなります。

内定辞退を適切にし、気持ちを切り替え次の行動をすることが大切

辞退というのは「断る」経験をすることです。自分の意思を尊重するためには、断る勇気が必要な時もあります。内定を辞退する経験が、今後の社会人生活にも必ず役に立つでしょう。

内定辞退の方法を紹介してきましたが、社会人としてのルールやマナーを踏まえた適切な対応方法を分かっていただけたのではないでしょうか。せっかくもらえた企業の内定を辞退することは誰しも気が引けてしまいます。ですが、内定を辞退して、自分がより望む仕事を見つけるために就活を続ける人もいれば、もう1つ内定をもらっている企業への入社を決める人もいるでしょう。いずれにしても、適切に内定辞退をしたら、気持ちを切り替えて次のステップへと進みましょう。