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就活の電話応対マナー4選

就活において電話は欠かせないアイテム。相手に好感を持ってもらえる正しい電話応対をあなたは完璧にこなせますか?ここで紹介する4つのマナーから、あなたが身につけておきたい電話応対の方法を再確認しましょう。

就活の電話応対マナー4選

あなたは大丈夫?就活の電話応対で知っておくべき4つのマナー

就職活動中に、企業とコミュニケーションツールとして電話は必需品ですよね。実は、この電話応対から、すでに面接が始まっているといっても過言ではありません。きちんとしたマナーで応対すれば、それだけ企業に好印象を与えることに…。採用に向けての評価アップのために、就活で身につけておきたい正しい電話応対の仕方を、対話例を参考に再確認しましょう。

1.電話を受けるときは最初に自分の名前を名乗る

電話が掛かってきたら、まず「はい、○○です」と相手に聞こえるようにしっかり名乗ります。その際、「もしもし」と出るのは避けましょう。「もしもし」はもともと、「これから申し上げますよ」と言う意味の「申す申す」が短縮されたもの。電話が開通した当初の名残なので、ビジネスシーンではおすすめできません。

名乗るのを嫌がる男性

それでは、企業から電話がかかってきた場合の応対例をご紹介します。

学生「はい、○○です」

採用担当者「株式会社△△の○○と申します。一次選考を通過されましたのでその旨お伝えいたします」

学生「ありがとうございます」

採用担当者「それでは、次回面接の日程をお伝えします。・・・」

就活中は、知らない番号や非通知の電話がかかってくることがあります。相手が誰なのか分からずに電話に出ることに不安かもしれませんが、どのような電話にも対応できるよう、せめて就活中は非通知拒否設定も解除しておいた方がよいでしょう。また、日程等の重要事項を告げられる可能性があるので、スケジュール帳や筆記用具はすぐ取り出せる状態にスタンバっておきましょう。

また、駅のホームや繁華街など、雑音が大きく相手の声が聞きとりにくい場所では、その旨を伝えてから静かな場所に移動するか、または改めてかけ直すよう伝えるのが礼儀だといえます。

2.不在着信に折り返した際はお詫びの一言を添える

何らかの理由で電話に出られず、後から着信に気付いて折返しかけ直す場合のパターンです。この場合、せっかくかけてもらった電話に出られなかった非礼を詫びるコメントを付ける心遣いが求められます。

企業にお詫びの電話をする男性

それでは、企業に折り返し電話をかける場合の応対例をご紹介します。

企業窓口「はい、株式会社△△です」

学生「お忙しいところ恐れ入ります。私、□□大学の○○と申します。先ほどお電話を頂いたようなのですが、採用担当の××様はいらっしゃいますでしょうか?」

採用担当者「××ですね。少々お待ちください」

学生「はい、お願いします」

採用担当者「お電話代わりました、××です」

学生「□□大学の○○と申します。先程、お電話を頂きましたのに、出られず申し訳ございませんでした。お忙しいところ恐れ入りますが、折り返しご連絡させていただきました」

「お忙しいところ恐れ入ります」と前置きして自分の大学名と名前を名乗り、電話を頂いた旨を伝え、採用担当者と代わってもらいましょう。

採用担当者が電話に出たら改めて大学名と名前を名乗りましょう。相手は仕事中に電話に出てくれているので、「お忙しいところ申し訳ございません」と最初に一言きちんと告げておきましょう。

3.日時など大事な部分は復唱して確認する

こちらから電話をかける場合、最初に電話に出た企業の窓口の人と採用担当者に、それぞれ大学名と名前を明確に伝えましょう。また、スケジュール等について先方と約束する場合、必ず復唱して繰り返して相手に確認しましょう。また、忘れないようすぐに、メモ帳やスケジュール帳にメモするのも大切です。

企業窓口「はい、株式会社△△です」

学生「お忙しいところ申し訳ございません。私、□□大学の○○と申します。 本日、会社見学の件でお電話いたしました。ご担当者の方にお取り次ぎいただけますでしょうか?」

企業窓口「会社見学ですね。少々お待ちください」

採用担当者「お電話代わりました、担当の××と申します」

学生「初めまして、□□大学の○○と申します。現在、▽▽業界に興味があり、インターネットで御社のホームページを拝見し大変興味を持ちました。可能でしたら会社見学をさせていただきたいのですが、いかがでしょうか?」

採用担当者「それでは△月○日の14時からではいかがですか?」

学生「はい、結構です。それでは△月○日の14時にお伺いしますので、よろしくお願い致します」

採用担当者「はい、お待ちしています」

学生「お忙しいところありがとうございました。失礼致します」

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内定辞退の電話のかけ方とNGな行動

通話を切る際は、相手が電話を切ったことを確認してから切りましょう。自分が先に切るのは失礼にあたるので、悪い印象を与えてしまいかねません。

4.電話をかける時間帯は平日の14時~16時が基本

相手に電話をかける際、担当者から事前に「○時から○時の間にお電話をください」と伝えられている場合は、その時間帯なら対応可能ということなので、その指示に従いましょう。また、それ以外の場合は、業種にもよりますが企業には1日の中でも忙しい時間帯があるので、印象を悪くしないためにも、その時間帯に電話をかけるのは避けた方がよいといえます。

電話が来るのを待ちわびる男性

特に、下記の時間帯には注意が必要です。

  • 担当者の就業時間外…一般常識的にNG
  • 9時から10時くらい…ミーティングやメールチェックなどで忙しい
  • 17時から18時くらい…1日の報告やまとめで忙しい
  • 12時から13時くらい…昼休みで担当者が不在のことが多い

電話をかけるのは上記の時間以外の時間帯が好ましいでしょう。

企業に電話をかけるベストな時間とは

午前中なら11時前後、午後なら14時~16時くらいがマナーであり、ベストです。

電話をかける際は、相手の声がよく聞こえるようになるべく静かな場所でかけましょう。

電話は顔が見えないからこそ印象が重要!

電話は顔が見えないコミュニケーションツールです。だからこそ、ちょっとした言葉遣いや応対の仕方で、印象の良し悪しがすぐに相手が伝わってしまいます。そう、電話で話をしている段階で、すでにあなたがどんな人材かを企業側は選定しているのです。

最初にも述べた通り、面接はもう始まっています。たかが電話応対だと気を抜いて損をしてしまう前に、今一度正しい応対方法を確認して、企業に好感を持たれるような対応を心がけましょう!

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