内定辞退メールを送る時の企業に失礼のない書き方マナー

内定辞退をする時のメールの書き方を紹介します。いつ出すべきか、件名はどうすべきか、基本的なマナーをお伝えすると共に、どう書いたら失礼にあたらないかなどメールのテンプレをポイントと一緒に紹介します。

内定辞退メールを送る時の企業に失礼のない書き方マナー

内定辞退をする時の失礼ではないメールの書き方

就職活動において、学生は様々な場面で選択をすることが多くなります。どんな仕事がしたいかを考え、説明会で話を聞き、面接を受ける企業を選ぶ、自分が本当にやりたいことを追い求めるためには妥協せず、複数の企業の面接を受けることになる事は、ままあることです。

そうして採用の結果が出た後も選択を迫られることになります。複数の企業から内定通知をもらった場合、必ずしなければならないのが内定辞退です。

内定辞退は企業にとっては大きな損失、大きなデメリット。こうしたネガティブな事象に真摯に対応できるかはこれから社会人としてやっていくためにも、とても重要なことです。大人としての正しいマナーを身につけましょう。

内定辞退はすぐ伝えるべし

内定辞退は辞退すると決めた時点ですぐに連絡しましょう。どうやって連絡するかも悩むし、相手の企業にどう思われるか不安にもなるのでなるべく先延ばしにしたくなる気持ちはわかります。

内定辞退するか迷っている男性

でも!辞退される側である企業はあなたが辞退することによって新卒の欠員が出て、追加採用しなくてはならない場合もあり、企業としては今後の対応を決めなくてはならないのです。それにあなた自身も先延ばしにすることによってどんどん連絡しづらくなります。企業のためにも、そしてあなた自身のためにも内定辞退の連絡はすぐにしましょう。

内定辞退の連絡は基本的には電話がベスト

「内定辞退の連絡は電話かメール、どっちでしたらいいか分からない」と言う人がいますが本来、内定辞退の連絡は電話でするのがマナーです。直接相手と話すことで誠意が伝わります。

また、メールだと社内メールと紛れ込んで担当者の方が開封していなかったり、何らかのトラブルで不着という可能性もゼロではありません。その点、電話は直接相手の声が聞けるので、臨機応変に対応することが出来るという利点があります。

150406_prospectivedecline_phone2
内定辞退の電話のかけ方とNGな行動

メールで連絡する場合、件名は簡潔に

内定辞退をメールでしようとしている男性

件名は簡潔に、ひと目で分かるものにしましょう。これは就活に限らず、ビジネスメールのマナー全般として押さえておきたいところです。内定辞退メールの場合「内定辞退のお詫び」や「貴社内定辞退のお詫び」などがいいでしょう。件名の最後に大学名や氏名を入れると尚、分かりやすくなります。

本文の最後には必ず署名を

これもビジネスメールのマナーのうちの一つです。仕事で使用するメールには必ず本文の最後に署名を入れます。就活でメールを送る際に作っておくと便利です。

署名書き方例文

/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/
○○大学△△学部××学科4年
○○花子(自分の氏名)
〒000-0000
東京都××市○○2-3-4
TEL 090-1111-1111
Mail ○○@○○.jp
/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

内定辞退メールのテンプレートを見ながら書き方を確認

本来は内定辞退の方法は電話がベストですが、ケースバイケースということもあります。メールで内定辞退をする場合、失礼にならない書き方のテンプレートを紹介します。

書類を片付けている女性

内定を辞退する時のメールテンプレート

【件名】
内定辞退のお詫び ○○大学4年○○花子

【本文】
株式会社○○ 人事課 採用担当○○様

○○大学○○花子です。先日は内定のご連絡を頂きまして誠にありがとうございました。大変恐縮ではございますが、【~辞退する理由~】により、内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

内定を頂いた後、私が貴社でどのように貢献していけるかと考えた際、別の会社様とのご縁を感じ、他の会社に入社する意思を固めました。せっかく内定をいただき、また会社見学や面接などで何度もお時間を取っていただいたのに大変申し訳ありません。採用担当の○○様には企業説明会の個別質問から会社見学、そして面接とずっとお世話になり、大変感謝しております。面接で緊張していた時、「リラックスして、いつもの貴方を見せてください」と優しい声を掛けていただき、面接では落ち着いて臨むことができました。ありがとうございました。

本来なら、直接お伺いしてお詫びしなければならないところ、メールでのご連絡になりますことを重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます。 今後、何かのご縁でご一緒する機会がありましたらどうぞ、よろしくお願い致します。

/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/
○○大学△△学部××学科4年
○○花子(自分の氏名)
〒000-0000
東京都××市○○2-3-4
TEL 090-1111-1111
Mail ○○@○○.jp
/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

書き方のポイント.1

本文には相手先の企業名・部署・課・担当者名を最初に書き、自分の氏名を名乗ったのち、内定のお礼、辞退のお詫びをしましょう。企業名を正式名称で書く事を忘れないで下さい。

書き方のポイント.2

内定辞退の理由は嘘をつかないこと。ただし、相手の企業の労働環境が劣悪だからなど悪口は書いてはいけません

書き方のポイント.3

会社見学や面接でお世話になったことへの改めてのお礼を述べましょう。

書き方のポイント.4

企業の発展をお祈りする結びの文で締めましょう。

150611naitei-refusal2
円満な内定辞退にするための適切な対応方法

辞退することも大事な選択のひとつ

内定を辞退することは決して悪いことではありません。就活においてそれもあなたの大事な選択のひとつです。正しいマナーを身につけて、自分で選んだ道を胸を張って進みましょう。

スポンサーリンク

おすすめコンテンツ