内定辞退メールを企業に送る時の書き方・失礼のないマナー

内定辞退をする時のメールの書き方を紹介

就職活動において、学生は様々な場面で選択をすることが多くなります。どんな仕事がしたいかを考え、説明会で話を聞き、面接を受ける企業を選ぶ、自分が本当にやりたいことを追い求めるためには妥協せず、複数の企業の面接を受けることになる事は、ままあることです。

そうして採用の結果が出た後も選択を迫られることになります。複数の企業から内定通知をもらった場合、必ずしなければならないのが内定辞退です。

内定辞退は企業にとっては大きな損失、大きなデメリット。こうしたネガティブな事象に真摯に対応できるかはこれから社会人としてやっていくためにも、とても重要なことです。大人としての正しいマナーを身につけましょう。

内定辞退を決めたらすぐに企業に伝えるべし

内定辞退は辞退すると決めた時点ですぐに連絡しましょう。どうやって連絡するかも悩むし、相手の企業にどう思われるか不安にもなるのでなるべく先延ばしにしたくなる気持ちはわかります。

でも！辞退される側である企業はあなたが辞退することによって新卒の欠員が出て、追加採用しなくてはならない場合もあり、企業としては今後の対応を決めなくてはならないのです。それにあなた自身も先延ばしにすることによってどんどん連絡しづらくなります。企業のためにも、そしてあなた自身のためにも内定辞退の連絡はすぐにしましょう。

内定辞退の連絡は基本的にはメールよりも電話がベスト

「内定辞退の連絡は電話かメール、どっちでしたらいいか分からない」と言う人がいますが本来、内定辞退の連絡は電話でするのがマナーです。直接相手と話すことで誠意が伝わります。

また、メールだと社内メールと紛れ込んで担当者の方が開封していなかったり、何らかのトラブルで不着という可能性もゼロではありません。その点、電話は直接相手の声が聞けるので、臨機応変に対応することが出来るという利点があります。

内定辞退の電話のかけ方とNGな行動

内定辞退をメールで連絡する場合の件名は簡潔に

メールの件名は簡潔に、ひと目で分かるものにしましょう。これは就活に限らず、ビジネスメールのマナー全般として押さえておきたいところです。内定辞退メールの場合「内定辞退のお詫び」や「貴社内定辞退のお詫び」などがいいでしょう。件名の最後に大学名や氏名を入れると尚、分かりやすくなります。

内定辞退のメールの本文の最後には必ず署名を入れる

これもビジネスメールのマナーのうちの一つです。仕事で使用するメールには必ず本文の最後に署名を入れます。就活でメールを送る際に作っておくと便利です。

内定辞退メールのテンプレートを見ながら書き方ポイントを確認

本来は内定辞退の方法は電話がベストですが、ケースバイケースということもあります。メールで内定辞退をする場合、失礼にならない書き方のテンプレートを紹介します。

１．内定を辞退することに対してお詫びを述べる

本文には相手先の企業名・部署・課・担当者名を最初に書き、自分の氏名を名乗ったのち、内定のお礼、辞退のお詫びをしましょう。企業名を正式名称で書く事を忘れないで下さい。

２．嘘や企業の悪口を書かない

内定辞退の理由は嘘をつかないこと。ただし、相手の企業の労働環境が劣悪だからなど悪口は書いてはいけません。

３．お世話になったお礼を述べる

「ありがとうございました」の一言は必ず書くようにしてください。会社見学や面接でお世話になったことへの改めてのお礼を述べましょう。

４．これからの企業の発展を祈る気持ちを述べる

内定を辞退したからと言って、この先一生この企業とかかわらないとは言い切れません。メールの最後は、企業の発展をお祈りする結びの文で締めましょう。

内定辞退のやり方・電話での伝え方やお詫びの仕方

内定辞退をメールで連絡する時はマナーに沿って連絡しよう

内定を辞退することは決して悪いことではありません。就活においてそれもあなたの大事な選択のひとつです。内定辞退をメールで連絡する時の正しいマナーを身につけて、自分で選んだ道を胸を張って進みましょう。