転職活動時の内定辞退と内定保留の方法

転職活動をしていると複数の会社から内定の連絡があるでしょう。当然複数の会社に所属できないのでどの会社に入社するか選択しなければなりません。内定辞退や内定保留の連絡を電話でする場合とメールでする場合の方法を例文とともに紹介します。内定辞退の連絡は早めにすると企業の負担も軽減されます。誠意持ち対応することで企業も理解を示すでしょう。

転職活動時の内定辞退と内定保留の方法

転職活動での内定辞退は電話?メール?

転職活動では何社か応募して同時進行している人が多いはず。やはり、1社ずつ受けていると効率が悪いので当然かと思います。しかし、同時進行していると1社で内定が出ても他の会社がまだ結果待ちなんてことも。

そんな時には入社の返事を待ってもらう、もしくは内定辞退の連絡をしなければなりません。そこで1つの疑問が出てきます。そんな時の連絡は電話でした方がいいのか。それともメールでした方がいいのか。また、どれくらい返事を待ってもらえるものなのか。そんな疑問はここで解決しましょう。

内定の返事は早ければ早い方がいい

まず、内定を頂いた時の対応ですが、会社側の気持ちからすれば「内定=入社」ということではないのは知っていると思います。もちろん内定の連絡をしたのですから入社してほしい気持ちですが、他にも受けているだろうし辞退されてもしょうがないという気持ちもあります。そのため内定辞退することは必ずしも悪い事ではありません。

喧嘩中のラブラブカップル

また、回答を保留する場合もあるかと思います。これから他の面接が控えていたり、会社からの返事待ちなどもあるでしょう。しかし、会社もいつまでも待っていられません。内定通知をもらったら、なるべく早めに承諾するか辞退するかの回答をしましょう。待たせすぎてしまうと印象も良くありません。

ではどのように会社側に伝えるべきか、基本は電話で内定の連絡を受けたら電話で伝える。メールで連絡を受けたらメールで返信するというスタンスで問題ありません。しかし、メールでの連絡は注意が必要です。何かのトラブルでメールが届かなかったりする可能性も無いわけではないので、直接伝えた方が確実なのは確かです。次に、辞退と保留の例をご紹介します。

内定辞退を電話で伝える場合

まず、内定辞退を電話で伝える場合をご紹介します。内定の連絡を電話で受け、辞退をどう伝えるか、また辞退理由を聞かれると思います。その時に、何と答えれば良いのでしょうか。

内定辞退するのに態度がでかい男性

内定辞退~電話~

「内定のご連絡ありがとうございます。ただ、申し訳ないのですが今回は辞退させて頂きたいと思います。」 「理由といたしましては他社からも内定をもらいまして、考えた末の結論です。大変申し訳ございません。」

このように辞退の理由は正直に伝えましょう。転職をする上で複数の会社を受けているということは何ら不思議なことではないので、より良い会社に行きたいと思うことは当然の行為です。

例のように伝えた場合、さらに突っ込まれて聞かれる場合があるかもしれません。「どこの会社に内定貰ったの?」「うちと違ってどこが良かったの?」などです。

しかし、それに答える必要はありません!もし聞かれた場合は、「それについてはお答えできかねます。申し訳ございません。」と伝えてください。

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内定辞退の電話のかけ方とNGな行動

内定辞退をメールで伝える場合

続いて内定辞退をメールで伝える場合です。

メールで淡々と辞退のメールを送る人

内定辞退~メール~

先日貴社より内定をいただきましたが、内定を辞退させて頂きたく、本日は連絡を差し上げました。理由は御社と並行して選考が進んでいた別業種の会社から内定を頂き、そちらの業種での仕事が私のやりたかったことに一番近いと思い、このような決断となりました。

本来、直接お伺いしてお詫びするべきところ、メールでのご連絡となりますこと重ねてお詫び申し上げます。最後になりますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

こちらも電話で伝えるのと同じで本当のことを言いましょう。ただし、メールでの連絡となると電話と違いしっかりした文章で伝えなければなりません。なぜなら、辞退するということは少なからず会社にとって迷惑を掛けるということ、電話と違い謝罪が伝わりづらいということがあります。

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内定辞退メールを送る時の企業に失礼のない書き方マナー

内定保留を電話で伝える場合

続いて、内定を保留したい時の電話での対応です。

希望の会社に就職が決まったため他の会社に辞退の連絡をする男性

内定保留~電話~

「内定のご連絡ありがとうございました。すぐにでもお返事をすべきなのですが、他社の結果を聞いてから判断したいと思っております。誠に勝手なことで恐縮なのですが、○月○日まで返事を待っていただくことは可能でしょうか?」

ここでの注意点はお願いするという姿勢で、入社意思があることを伝えましょう。また、返事を待っていただく期間は長くても1週間後には返事をするようにしましょう。これ以上長いと内定取り消しの可能性も出てきてしまうので気を付けてください。

内定保留をメールで伝える場合

最後にメールでの内定保留の場合です。

就職が決まったのに辞退するニートの男性

内定保留~メール~

この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。入社のお返事ですが、他社の結果も踏まえ慎重に判断したいと考えております。

内定をいただいたにもかかわらず恐縮ですが、返答を○月○日までお待ちいただくことは可能でしょうか?一方的な都合で恐縮ですが、ご理解のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

こちらも電話での対応と同じでお願いしている立場ということを理解して文章をつくりましょう。期日の指定もしっかり書いておいた方が会社にとっても採用スケジュールが立てやすくなります。

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内定承諾書に同封する添え状の意味と書き方

電話もメールも誠意をもって正直に伝えれば大丈夫

内定辞退も保留も誠意をもって伝えれば電話でもメールでも大丈夫です。ただし、辞退の連絡を内定通知からだいぶ先に返事をしたり、保留も何週間も待ってくださいなど、会社に迷惑になる事は辞めましょう。

内定を辞退するときも保留するときも理由を正直に話す事が重要です。企業の人事担当者に下手な嘘は通用しません。心象を悪くしないためにも正直な気持ちをもって内定の辞退、保留をしましょう。

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