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面接に関するメールの送り方と例文

就活では面接の日時調整をメールで行う場合もあります。「どう書いたらいいか分からない」とお悩みの皆さんへ、面接に関するメールのマナーとパターン別の例文をご紹介します。この記事を参考に好印象を与えるメールの書き方を学びましょう。

面接に関するメールの送り方と例文

面接に関するメールってどう書けばいいの?

就活に関する連絡をメールで行う会社が増えています。時間を気にせず送ることができ、文字として残るので確認もしやすく便利ですよね。しかしマナー知らずのメールを送ってしまっては、会社側にマイナス印象を与えてしまいます。失礼の内容にビジネスメールのマナーも知っておきましょう。ここでは面接に関するメールの書き方についてパターンごとにご紹介します。

初めにチェック!就活メールの基礎知識

まずはどんなメールを送る場合にも共通する基本的な知識を確認しましょう。ぜひ押さえておいてほしいポイントをご紹介します。

就活用のメールアドレスを取得する

スマホでもパソコンでも自分のメールアドレスは既に持っていると思いますが、就活用のアドレスを作ることをおすすめします。プライベートのメールアドレスって、趣味が前面に出ていたり恋人の名前が入っていたりしませんか?

実は変なメールアドレスで面接担当者の失笑を買う場合が多いのです。「○○love」などは最たるもので、見ただけで落としたくなるアドレスの代表格です。メールアドレスで落とされるなんて、たまったものではありませんね。そのようなことを避けるためにも就活用のメールアドレスは必須なのです。

就活中の中年男性

就活向けのメールアドレスについて

名前や誕生日、大学名などを組み合わせたシンプルなメールアドレスがおすすめです。

メールの件名は簡潔で分かりやすいものにする

面接に関するメールと分かるような件名を付けて送りましょう。採用担当者には毎日たくさんのメールが届いているはずです。分かりにくい件名では受信トレイの中で埋もれてしまいますし、迷惑メールと勘違いされ振り分けられてしまうこともあります。本文を見る前にタイトルで仕分けすることもあるので件名は非常に重要となるのです。

メールの内容を考えている社員

こんな件名はNG!

「お願いします」「こんにちは」だと迷惑メールボックス行きに!「面接日程について」など、一目で内容が分かる件名をつけましょう。

宛名と署名を忘れずに

メールの初めに宛名、最後に署名を書くのがビジネスメールのマナーです。誰にあてたものなのか、誰から来たものなのかも分からなくなるので忘れずに書きましょう。宛名は「○○株式会社 採用担当 ○○様」などと書きます。その時会社名を略したりせず正式名称で書いてください。署名は本文の下に氏名、住所、電話番号、メールアドレスを書きます。

メールに間違いが無いか確認する社員

署名を忘れないようにするためには

メールソフトにあらかじめ署名を登録し、添付するよう設定すると便利です。

読みやすいように改行をする

相手の読みやすさを重視して適度に改行を行うようにしましょう。続けて書かれた文章は非常に見にくく、どこが要点なのかも探しづらいです。採用担当者は何通もメールを見るのですから、読みやすいように書く気配りを忘れないでください。

送ることの多いメールの書き方について

メールの中身を思案中の就活生

では実際にメールの本文を書いてみましょう。就活するうえでよく使う3パターンのメールについて例文をご紹介します。

面接日程メールを返信する際の書き方

面接日の候補の連絡をメールでもらうこともあるかと思います。その時は自分の都合の良い日時を書いて返信しましょう。面接日程を連絡する際のメール例文は以下の通りです。

件名「面接日時ご連絡のお礼」

○○株式会社
採用担当 ○○様

(自分の名前)と申します。
このたびは面接日程のご連絡ありがとうございました。

それでは以下の日程でお伺いしたいと思います。

時間 ○月○日 ○時~
場所 ○○株式会社 本社ビル

お忙しい中、時間を割いていただきありがとうございます。
当日はよろしくお願いいたします。

/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

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就活メールで必須の説明会や面接の後で使える基本マナー

日時変更メールの書き方

決まっていた面接日に都合が悪くなりどうしても参加できない場合、まずはメールで日時変更のお願いをしてみましょう。こちらの希望日を3つほど伝えると相手の都合もつきやすいのでおすすめです。書き方は以下の例文を参考にしてください。

件名「面接日時変更のお願い」

○○株式会社
採用担当 ○○様

(自分の名前)と申します。
いつもお世話になっております。

○月○日○時から面接予定でしたが、大学の研究発表と重なっておりまして お伺いすることができなくなってしまいました。
大変申し訳ございません。

つきましては以下の希望日から、日程変更をしていただくことは可能でしょうか。

○月○日 ○時~○時
△月△日 △時~△時
□月□日 □時~□時

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

お礼メールの書き方

面接の後にお礼のメールを送ると心象が良いと言われています。他の就活生と差をつけるためにも当日中にお礼メールを送ると印象アップすること間違いなしです。書く時は以下の例文を参考になさってください。

件名「面接のお礼」

○○株式会社
採用担当 ○○様

(自分の名前)と申します。
本日は面接の時間を割いていただきありがとうございました。

このたびの面接を受け、貴社で働きたいという気持ちがますます強くなりました。
良いお返事を頂けたましたら、専門的知識を生かして一生懸命仕事をしたいと思っております。

取り急ぎお礼を申し上げたくご連絡いたしました。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

150622_businessmail-thankyou2
ビジネスメールでお礼を返信するポイントと文例

辞退メールの書き方

何らかの事情で面接を辞退する時は早めに連絡するのがマナーです。辞退メールの例文をご紹介します。

件名「面接辞退の連絡」

○○株式会社
採用担当 ○○様

(自分の名前)と申します。
いつもお世話になっております。

○月○日○時に面接のご連絡を頂いておりましたが、一身上の都合により辞退させていただきたく連絡いたしました。

せっかく時間を割いていただいていたのに申し訳ございません。
末筆になりますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

150605_naiteijitai-email2
内定辞退メールを送る時の企業に失礼のない書き方マナー

相手が読みやすいように書くことを心がけよう

いかがでしたか?最終チェックとしてメールを送る前に、一度自分宛てに送ってみることをおすすめします。誤字脱字がないか、改行は適切かどうかを確認してから送ると間違うことはないでしょう。今回の記事を参考に、良い印象を与えるメールを送ってくださいね。

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