【敬語の使い方】ビジネスシーンで恥をかかないためのマナー

上司や目上の人にNGな敬語を使って恥ずかしい思いをした経験はありませんか?社会人にとって敬語は欠かすことのできない必須マナーです。ここではビジネスシーンで使われる頻度の高い敬語を紹介します。電話応対のマナーについても掲載しているので参考にしてください。

【敬語の使い方】ビジネスシーンで恥をかかないためのマナー

正しい敬語の使い方を知りビジネス相手に失礼のないようにする

敬語は、ビジネスシーンにおいて欠かせないものです。尊敬語と謙譲語が一緒になり失礼な敬語になる事もあるでしょう。間違った敬語を使用して、相手に対して失礼のないようにすることが大切です。

正しい敬語の使い方を身につけることができれば、ビジネスシーン失礼な言葉遣いをしてしまって、恥ずかしい思いをしなくて済みます。

3種類から5種類に増えた敬語を覚えよう

ビジネスマナーとしての敬語の使い方を見ていく前に、敬語の種類について紹介します。

敬語は、これまで「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語の」大きく分けて3つに分類されていました。しかし、文化審議会の国語分科会が2007年2月2日、敬語を現代の用語に合わせて従来の3種類から以下の5種類に増えました。

必死にメモをとる中年男性

  • 1.尊敬語
  • 「いらっしゃる」「おっしゃる」など、相手側や第三者の行為、ものごと、状態などについて、その人物を敬って述べるもの

  • 2.謙譲語
  • 「伺う」「申し上げる」など、自分側から相手側や第三者に向かう行為、ものごとについて、その向かう先の人物を立て、間接的に敬い述べるもの

  • 3.丁重語
  • 「参る」「申す」「いたす」「存じる」など、自分側の行為・ものごとを相手に対し丁重に述べるもの

  • 4.丁寧語
  • 「です・ます」「行きます」「伝えます」「わかりました」「帰ります」など、相手に対して丁寧に述べるもの

  • 5.美化語
  • 「お酒」「お箸」「お料理」など、頭に「お」をつけ、ものごとを美化して上品さを出し、述べるもの

「受け取る」の異なる二つの敬語表現

敬語の使い方:ビジネスシーンで大切な言葉のマナー

それでは、ビジネスシーンで大切な言葉のマナーとして、よく間違われる敬語の使い方の一例と電話対応での敬語の使い方を紹介します。正しく知っていると思っていても、実は間違った敬語の使い方をしている時もあります。自分が使っている敬語を見直す際の参考にしてください。

使ってはいけない間違いやすい敬語一覧

ビジネスシーンで使うとNGな敬語は沢山あります。普段使っている言葉だとダメだと分かっていてもついポロッと出てしまいますよね。十分に注意する必要があります。

正しい敬語の使い方を知るうえで、間違った敬語を知るのは重要なことです。ビジネスシーンではここに挙げる間違った敬語を使わないように充分注意しましょう。

間違った敬語を注意された中年男性

了解です

NG敬語の代表的な言葉です。目上の人には「承知しました」もしくは「かしこまりました」を使用するようにしましょう。

ご苦労様です

この言葉は本来、目上の人が目下の人をねぎらう言葉です。上司に対してこの言葉を使ってしまうと失礼にあたります。「お疲れ様です」が適切でしょう。

○○はお休みを頂いております

社外のお客様などに対して社員の誰かが休んでいることを伝えるとき、基本的に自社について敬語は使いません。「○○は休みを取っております」が正しいです。

すみません

お詫びをするのには軽すぎる印象を与えてしまうのでNGです。「申し訳ありません」と言い換えましょう。

どうぞお座りください

「お座り」という言葉が命令しているように聞こえるためNGです。相手を敬って「どうぞお掛けになってください」と伝えましょう。

とんでもございません

「とんでもない」で一つの言葉です。なので「ない」の部分だけ言い換えるのは間違っています。「とんでもないことでございます」というのが正解です。

担当者にお伝えします

「伝える」のは自分の動作なので「お」をつけるのは間違いです。「申し伝えます」が適切です。

よろしかったでしょうか

社会人になったらいわゆる「バイト敬語」からは卒業しましょう。「よろしいですか」が正しい敬語です。

ご利用できません

「できません」の部分を敬語に直しましょう。「ご利用になれません」が正解です。

どうしますか

先輩や同期との間でしたら問題ありませんが目上の人には不適切です。「いかがいたしましょうか」と直しましょう。

おっしゃられました

二重敬語なので間違いです。「おっしゃいました」でOKです。

お越しになられる

こちらも「お」「~られる」で二重敬語です。「お越しになる」で良いでしょう。

ご拝読いただけましたか

「拝読」は「読む」の謙譲語なので、敬わなければならない相手に対してこの言葉を使うのは間違いです。「お読みいただけましたか」が正解です。

「了解しました」は間違い?知るべき敬語マナー

電話対応での敬語の使い方一例

電話でのやりとりは互いの顔が見えないため、より一層敬語の使い方には気を配る必要があります。電話対応で使う定番の言い回しを紹介します。

電話対応が苦手な人もいると思いますが、正しい敬語の使い方を知ることで、万が一間違った敬語の使い方をしてしまったらどうしよう・・・などという不安感を解消することができるでしょう。

了解した優しい中年男性

「お電話が遠いようで」「電波状況が良くないようで」

相手の声が聞き取りづらい時、使える表現です。直接「聞き取りづらい」と言ってしまうと相手のせいにしてしまっているので相手が不快に思ってしまうかもしれません。電話を原因にしてしまうのが良い言い方です。

「度々恐れ入りますが」

1日に何度か電話をかけている場合に用いる表現です。取り次いでもらうのに最初に電話に出た相手が同じ人だった場合、「度々恐れ入りますが、○○さんはお戻りでしょうか」というような感じで伝えましょう。

「折り返しお電話させていただきます」「○○が戻りましたらお電話するように申し伝えます」

電話を掛け直す約束をする場合の表現です。1つ目の「折り返しお電話させていただきます」はすぐに返事をするのが難しい時に用います。2つ目のほうは担当者が不在の場合です。もし担当者が長期休暇を取っている場合には「申し訳ありません。○○は○月○日から○月○日まで休みを取っております」と伝えましょう。

「私では分かりかねますので担当者に代わります」

自分では答えられないことを聞かれた場合の表現です。「お繋ぎしますのでお待ちくださいませ」と言葉を添えられればGoodです。

【敬語変換一覧表】メールや電話で活躍するビジネスマナー

正しい敬語の使い方はよく使う言葉から身につけるようにする

学生から社会人になる第一歩として、正しい敬語の使い方をすることが不可欠です。一人前の社会人と認められるようにビジネスシーンで役立つ敬語をマスターしましょう。

今回紹介した言葉以外にも多くの敬語があるため、一気に頭に詰め込もうとすると大変です。頑張って覚えようとしたけれど、結局満足に身につけられていないとならないよう、最初は良く使う言葉から少しずつ覚えましょう。敬語は口に出して話すことで、覚えが良くなります。慣れないうちは、プライベートでも敬語を使用するようにするのがおすすめです。