スケジュール管理の方法!仕事で実践してる方に聞いてみた

スケジュール管理は社内の仕事や取引先への営業など、ビジネスを円滑に進めていく上で有効な方法です。スケジュールを管理するときに、おすすめの方法、便利なツール、コツをご紹介。仕事の全体像が把握しやすくなるので作業効率がアップしますよ。

スケジュール管理の方法!仕事で実践してる方に聞いてみた

スケジュール管理のおすすめの方法とは?

スケジュール管理をすると、「どの仕事をいつ行うか」が分かりやすくなり、時間を有効に使えるようになります。では、どうすればスケジュール管理を出来るようになるのか。と悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。

社会人として仕事をしていると「仕事をスムーズに進めたい」「一度に多くのタスクを抱えたとき、上手く対処したい」と思ったりすることが少なからずあると思います。

そこで今回はスケジュール管理におすすめの方法をまとめてみました。仕事を円滑に進めていきたい方は参考にしてみてはいかがでしょうか。

スケジュール管理の方法を聞いてみました

机に座り考えごとをしているOL

実際に社会人として働いている方たちに、どんな方法でスケジュール管理をしているか伺ってみたところ、手帳やアプリ等のツールを使っていることが分かりました。どのようなものをスケジュール管理に使っているかの割合は以下のとおりになります。

  • 手帳とアプリの両方を使う:20%
  • 手帳を使う:20%
  • アプリを使う:13%
  • Googleカレンダーを使う:13%
  • 普通のノートを使う:13%
  • 社内のグループウェアを使う:7%
  • 付箋を使う:7%
  • 携帯(スマートフォンを除く)のカレンダーを使う:7%

こうしてみると、手帳とアプリどちらも使う人と、手帳のみを使う人が多いことが分かったと同時に、身近にあるものをスケジュール管理のツールとして使っています。

やっぱり手帳がスケジュール管理に便利

仕事のスケジュールを手帳に書くビジネスマン

手帳がスケジュール管理に多く使われているツールだということが先程の話で分かりました。その理由として以下のことが挙げられます。

スケジュール管理に手帳を使う理由

  • 持ち運びが簡単
  • スケジュールの書き込みと確認がすぐ出来る
  • 自分の手で字を書くため書いたことが覚えやすい
  • パソコンやスマートフォンと違ってスケジュールが消える心配がない

仕事をしていると、追加の仕事を依頼されたり、取引先の営業に出かけたりといった場面もありますので、すぐに使えてペンさえあれば書き込みができることは、手帳をスケジュール管理に使うメリットといえます。

手帳は種類が豊富ですが、年間・週間・月間ごとにスケジュールの書き込みができる手帳や、1か月分の予定がすぐに分かるマンスリータイプの手帳をスケジュール管理に使う手帳として選ぶことをおすすめします。

iPhoneのカレンダーアプリでスケジュール管理

iPhoneを持つ女性会社員

スケジュール管理にはスマートフォンのアプリを活用する方法もあります。ここでは1つの方法としてiPhoneに最初から入っている「カレンダー」のアプリを使う方法を説明します。

「カレンダー」というアプリが最初からインストールされています。アプリを起動すると月間のカレンダーが表示されますが、アプリの画面左上にある西暦(「〇〇年」)をタップすると年間カレンダーが、iPhoneを横向きにすると週間カレンダーが表示されます。また、月間のカレンダーから日付をタップすることで、時間ごとにその日のスケジュールを見れるようになり、左右にスワイプすることで翌日と前日のスケジュールも見ることが可能になります。

スケジュールを登録する方法

  • アプリの画面右上にある「+」をタップします。
  • スケジュールのタイトル、場所、開始時間、終了時間を入力する。
  • アプリの画面右上にある「完了」をタップする。

登録が完了したスケジュールは日付をタップすると青い帯で表示されるようになります。スケジュールを登録するときに「通知」をタップすると事前にアラームでお知らせしてくれるようにすることが可能になりますので便利です。
iPhoneと同様にandroidにもカレンダー機能はありますし、操作方法は違いますが通知やアラームなど共通の機能はあります。もちろん、スケジュール管理に特化したアプリもありますが、デフォルトでインストールされているベーシックなアプリは使い勝手が良いのでオススメです。

Googleカレンダーもスケジュール管理におすすめ

Googleカレンダーを使えばオンラインでスケジュール管理が出来るようになります。また、パソコンだけではなく専用のアプリがあればスマートフォンやタブレットからも活用できるので、スケジュール管理を一度の処理で複数の端末で出来るようになります。

カレンダーの種類も1日単位だけではなく週間・月間・4日単位ごとに用意されていて、月間以外のカレンダーは時間ごとに予定を確認することができるので便利です。

1つのカレンダーを1人だけではなく複数の人数で使うことが可能なので、社内のグループで仕事のスケジュールを共有したいときや、チームで進行しているプロジェクトのスケジュール管理をするときに活用すると便利です。

他にも「予定リスト」という機能を使うと、カレンダーに登録されたスケジュールの一覧を見ることが出来て、登録するスケジュールは仕事の内容だけでなく色を付けることも可能なので「今、自分が抱えている仕事のスケジュールを全部把握したい」「これから取り掛かる仕事の種類をカレンダーからすぐ分かるようにしたい」という方にもおすすめです。

また、スケジュールを繰り返して登録する機能もあるので、週1・月1ペースで行う仕事のスケジュール登録を一度の設定で行えます。

スケジュール管理の方法を実際に伺ってみました

実際に普段からスケジュールの管理を手帳やアプリを使って行っている人たちから、日常的な使い方を教えて頂きました。自分に合ったスケジュール管理の方法をみつけて、仕事やプライベートに役立てみてください。

専用手帳が便利

スケジュールの管理はやっぱり手帳

ぱらぱらぺ(43歳)


アプリでスケジュール管理をしたこともありましたが、私は手帳で管理をして、高橋書店のT’sファミリー手帳を愛用しています。
仕事だけでなく家族のスケジュールも書き込めるので、この手帳1冊で仕事も子どもの予定も管理できます。

月曜から始まる手帳で土日はどちらも用事で忙しい私にとっては個人的に大変有難いです。
見開きには1ヶ月単位の予定表が付いていてカレンダーのような感覚で使うことができます。その為、1ヶ月の予定がパッとわかるので、スケジュール管理がしやすいです。
手帳の多くには、地下鉄路線図などがついていますが、この手帳には「くらしの豆知識」がついていて贈答のマナーなどで大変役立っています。
総合的にみて、専用の手帳でスケジュール管理を行うのが一番しっくりきます。

アプリよりも、やはり手帳が一番

しょう(29歳)


携帯のアプリで管理することもありますが、やはり一番は手帳です。
手帳の中身は時間ごとに細かく区切られているものが、やはり社会人にはとても使いやすいと思います。手帳は自分で予定ができたら書き込めるので、あまり忘れたりすることもなく、また営業先でも確認するときに、携帯で確認するより手帳を出したほうが反応も良いと思います。
特にお年を召した方などですと、携帯だと気を悪くする方もいるので、やはり万人受けするのは手帳なので、営業職の人には必須だと感じています。

携帯だと何かきっかけでデータや予定が消えてしまうといったこともあり得るので、手帳だとそういったミスも無くなるので、社会人の皆さんには手帳を一番におすすめします。

手帳でスケジュールを見ながら営業先と電話をしているビジネスマン

色分けをしたスケジュール

あか(34歳)


私のスケジュール管理は、1日のタイムスケジュールが書けるビジネス用の手帳を使っています。そこに、1日でしなければいけないことを、黄色は緊急、赤色は重要、緑は事務作業と分けて管理しています。
また、新規のお客様との打ち合わせと、契約後のお客様との打ち合わせも色分けをしています。 色分けをすることで、一日にしなければいけないことを一目で把握することができ、効率的に仕事を進めることができます。

自分が仕事がしやすいように、色分けをしたり細かくメモをすることで、時間を有効に使え、仕事の進みがよくなります。

アプリで管理してる人

シフトボードがスケジュール管理にすごく良いです

りこ(19歳)


私は、二年ほど前からシフトボードというアプリにお世話になっています。
アプリの機能でカレンダーが表示されているのでいつが出勤なのか、休みなのかすぐに分かります。そして、給料もシフトに応じて月にいくら程度入るか、月にどれだけ稼いだかがひと目で分かります。
月間の給料目標や、年間どれだけお給料をもらったのか等もすぐに分かり、税金や保険料などの計算等もしてくれるのですごく助かっています。あまり難しい管理帳は私には向いていないと思ったのでシフトボードをいれてみました。すごく簡単だし、シフトの変更もすぐに出来ること、そしてグループ機能等もあるのでシフトボードを使っていれば社内で仕事の情報共有ができる、すぐに連絡を取ることもでき大変役に立っています。

スケジュール管理にはスマートフォンアプリのカレンダー

トラオ(20歳)


仕事のスケジュール管理はスマートフォンのアプリに最初から入っているカレンダーを使っていました。

カレンダーのアプリに仕事のスケジュールを登録します。アラームが鳴るように設定することでこれからやる仕事の時間が迫ってきたら仕事上アラーム音が使えなくても、バイブレーションの音や、スマートフォンを目の届くところに置くと画面が光るので「そろそろだな」と気がつきやすくなります。

スマートフォンに最初から入っているアプリなので他のアプリをで新しくインストールする必要もなく、仕事のスケジュールを登録するときの設定も難しくありません。簡単なので試してみてください。

手帳とアプリどちらも使う人

手帳とアプリのダブルで管理

ハムの夫(30歳)


私は、手帳とアプリの2つを使ってスケジュールを管理しています。手帳は方眼タイプがお気に入りです。アプリはTime Treeという無料アプリを使っています。
手帳を方眼タイプにする意図としては、文字が書きやすいこと、1日の中で複数のタスクがある場合の時間の切り分けがしやすいからです。

アプリと手帳の両方を使っているのには、3つの理由があります。
1つ目は、頭の整理のだめです。私の場合どうしても手を動かさないと頭に入らないからです。とは言いつつも、仕事柄現場に出ることも多く、手帳を持てない場面もあるので、2つ目の理由としてどこでもスマートフォンから開けるアプリも併用しています。
3つ目の理由として、妻との情報共有です。残業も多く日々の予定を伝え忘れることが多かったので、仕事以外の予定も含め、アプリで妻とスケジュールを共有することで、無用なケンカを避けています。

仕事の効率化と、奥さんとの予定の共有をスマートにすることで、自分の時間を増やすことも可能だと思いますので、手帳とアプリの両方使いをおすすめします。

スマートホンのアプリと手帳でスケジュールを管理しているビジネスマン

スケジュール管理はプライベートと仕事で二刀流

もっきいちゃん(40歳)


私のスケジュール管理はプライベートと仕事で完全に分けて管理しています。
仕事のスケジュールはiPhoneのカレンダーアプリで管理しています。1時間ごとにスケジュールを区切れてアラームも設定できるので便利なアプリです。

プライベートのスケジュールは手帳で管理しています。
仕事とプライベートを分けるのは、休みの日に仕事のスケジュールが目に入ると、気になってしまい存分に休めないないからです。

手帳は無印良品のものを愛用しています。シンプルで1日のマスが大きく書きやすい上に、自分の好きなようにカスタマイズできることと、ページ数が2年分程あるのに100円という安さに惹かれたからです。

アプリと手帳でスケジュール管理

ゆいちゃん(28歳)


Googleカレンダーのアプリと、マンスリーカレンダーがついた薄い手帳を組み合わせてスケジュール管理を行っています。

Googleカレンダーは仕事のスケジュール管理に使用しています。社内の同僚や上司とシェアして使えるという便利さがあるので、プロジェクトチーム全員のスケジュールをまとめて管理しています。手帳の方は仕事とプライベートの自分のスケジュールのみを書き込むようにしています。

スケジュール管理をアプリと手帳に分けているため、面倒に感じることもありますが、間違えてアプリの方のスケジュールを消してしまったとき等のリスク管理が出来るメリットもあるので、自分にはこの方法が合っているかなあと感じています。

おすすめのGoogleカレンダー

カレンダーツールを上手に使ったスケジュール管理

れんげ(35歳)


会計業務をしています。月次業務がある程度固定され、スケジュールの確認が重要な仕事になりますので、私はGoogleカレンダーをスケジュール管理に上手く活用して仕事をこなしています。

具体的な活用方法は自分が行った仕事をGoogleカレンダーのタイトルに入力して、カテゴリー毎に分けた後、仕事の手順を備考欄に記入します。スケジュールの「繰り返し」設定にチェックを入れると来月以降のカレンダーに表示されるので、月1ペースで繰り返す仕事を管理するのに大変便利です。

私の場合、今月の月次業務が差し迫った際、先月に行った仕事の工程をGoogleカレンダーから確認する事が出来、「この週には大体この案件の依頼が入る」と予測を立てて行動もできるため事前に仕事の準備をする余裕が生まれるので、たいへん重宝しています。仕事のスケジュール管理に活用してみてはいかがでしょうか。

繰り返しで行う仕事の管理に便利です

すみれ(46歳)


私は事務の仕事をしております。月1ペースで繰り返す仕事がほとんどなのでGoogleカレンダーをスケジュール管理に利用しています。

依頼された仕事をGoogleカレンダーに追加して、「繰り返し」の設定を使うことで、毎週/毎月/毎年/何週間おきにスケジュールが追加できるので年に一度の仕事も忘れることなくこなせます。「繰り返し」の設定を使って追加したスケジュールは日付と期間を変更することが可能なのでとても便利です。年に一度の仕事も確実に表示されてきますので、忘れることがありません。
普段は会社のパソコンでGoogleカレンダーを使用していますが、スマートフォンのアプリと同期すれば、自宅でも仕事の状況が分かるので大変助かっています。

私は翌月の仕事内容を確認してから仕事の日付を変更して自分のスケジュール管理をしています。また、月末に行う仕事のスケジュールを追加するとき、日付を30日に設定すると2月のカレンダーに表示されなくなってしまいますので、28日に設定してから日付をその月の最終日ごとに変更するなどして工夫しながら使っていました。

仕事のスケジュール管理にはGoogleカレンダーがおすすめです。おかげで上司からは出来る社員と評価されています。

普通のノートを使う人

普通のノートを使って仕事のスケジュールを管理

みみ(32歳)


私は良くあるスケジュール帳は使っていません。いつも普通のノートをスケジュール管理に使っています。
理由は記入できる箇所が沢山あるからです。私が実践している方法はノートの余白に日付を記入して、仕事の終わりに今日の仕事を踏まえた上で翌日のスケジュールを箇条書きにします。優先順位の高い仕事は目立つように蛍光ペンで線を引いておきます。そして仕事の当日にはそのノートに書かれたスケジュールを見ながら仕事をこなしていき、終わった仕事は二重線で消します。追加された仕事はノートに随時追加していき、翌日に回す仕事は翌日の日付が記入されたページに書きます。

このスケジュール管理の方法は納期管理が大変な仕事に就いた時に上司から教わり、これでほぼ完璧に納期管理をこなせました。
スケジュール管理に使うノートは常に机の一定の場所に置きます。休暇を取るとき、社内で私の仕事を確認してもらうことができるからです。便利で簡単なのでおすすめです。

付箋をページに付けたノートとボールペンの先端

社会人になって始めたスケジュール管理法

えり(28歳)


私が行っているスケジュール管理法は普通のノートに次の日やらなきゃいけないことを時系列で書き出すことです。
仕事でやることが多かったり、慣れていないとき、次に何をするべきか自分で分からなくなることがあり、仕事の優先順位を間違えてしまい後悔することがありました。そこで、仕事の前日、始める朝までには今日一日の大まかな流れと何をすべきかをタスクとしてノートにまとめておきます。「こういう意識でやる!」とか注意すべきこともページの横に書いておくと、スムーズに仕事がはかどりやすくなります。

社会人になると、複数の仕事を同時にこなさなくてはいけなくなると同時に、仕事の予定を忘れてはいけないなどの責任があるので、一日のスケジュールを緻密にノートに書いておくのはとてもおすすめです。

私独自のスケジュール管理方法

仕事のスケジュール管理の極意とは

AppleJapan(50歳)


社内の仕事におけるスケジュール管理は、グルーブと個人と上手く使い分けることが重要かと考えています。

幾つか市販&オンラインのスケジュール管理ツールが存在する中、社内的には自社開発のグループウェアして利用しています。カレンダー形式で15分単位のタイムスケジュール管理ができます。
閲覧制限を工夫すれば、パブリックでもグループでも個人でも個別に管理できるので、プロジェクト単位や個人での利用も可能です。
予め必要なメンバーのスケジュールを押さえるときや、個人の譲れないスケジュールを設定することができるので、臨機応変にスケジューリングできます。
メモ帳も使いやすく、イベント毎に必要事項を記入できるので、別のメモ等を持つ必要はありません。ただ、一つのネックは、ネットワークが利用できないと、このツールが全く見えないことです。

付箋でスケジュールの管理をしています

あわてんぼう(37歳)


職場で使っている机の上には、パソコンのモニターがあります。そのモニターに、仕事のスケジュールを記入した付箋を貼って管理しています。
スマートフォンや手帳などでもスケジュールの管理はできますが、いちいち開いて確認する必要があります。ちょっとスケジュールを確認するためだけに、仕事を中断するのも嫌なので…。
最近の付箋は色が豊富で、曜日ごとに分ける事もできますし、大きさもいろいろあるので、記入するスケジュールによって大きさを選ぶ事もできます。

付箋をモニターに貼り管理するようにしたら、スケジュールを忘れる事が無くなりました。予定が終了するごとに付箋を剥がしていけば、残りの仕事の量が一目で分かります。アナログな方法ですが、スマートフォンなどに入力するよりも簡単にスケジュールを管理できます。

携帯のカレンダーでスケジュール管理

クロサワ(44歳)


私が実践しているスケジュール管理方法は携帯のカレンダーをフル活用する方法です。
年齢的に沢山の仕事の予定を一度に長く覚えることが大変難しくなり、手帳やカレンダーに書き込んでも、確認せずに忘れてしまうことが多く本当に困っていました。

そこで考えたのが携帯のカレンダーにあるアラーム機能です。重要な仕事がある日はその日の朝にアラームを設定します。車での移動が必要な取引先への営業など、スケジュールの内容によっては予定時間の30分前に設定してアラームが鳴るようにしました。

このスケジュール管理方法で仕事の予定に気が付くようになり、忘れることはなくなりました。
社内で携帯の音を出すことが禁止されている場合は、音ではなくバイブレーションを利用するのもありかと思います。どうしてもスケジュールを覚えるのが苦手な方は、試してみてはいかがでしょうか?

スケジュール管理の方法は仕事で使うツールを上手に活用する

スケジュール管理の方法を、仕事で実践している人にも伺って紹介してみましたが、手帳やアプリ等の仕事で使っているツールを活用していることが分かりました。

「スケジュールをすぐ確認したい」「取引先の営業で外回りが多い」方は手帳、「仕事のスケジュールが近づいてきたら事前に分かるようにしたい」方はアプリ、「複数の人数でスケジュールを管理したい」「週1・月1ペースで繰り返す仕事がある」方はGoogleカレンダーを使ってスケジュール管理をしているようですね。

仕事の内容によって管理する必要があるスケジュールの量や、予定を追加で登録するペースも違ってきます。上手に活用して自分に合ったスケジュール管理をしましょう。

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