ルーチンワークとは?繰り返しの仕事には意味がある

ルーチンワークと言えばめんどうくさい仕事という認識が一般的ではないですが、退屈な繰り返し業務として認識されている場合が多いのは否めません。しかし、ルーチンワークは非常に意味のある重要な仕事です。ルーチンワークが企業にとって欠かせない仕事である理由をご紹介します。

ルーチンワークとは?繰り返しの仕事には意味がある

ルーチンワークは必要な仕事

ルーチンワークと聞くと、単純な反復作業をイメージする方が多いです。しかし、実際には反復作業の中から生み出されるスキルがいくつもあります。学習に関しても反復させることで体得できることが多いです。ルーチンワークは単なる反復作業ではなく、繰り返すことで精度や技量を伸ばしていくプロセスとも言えるでしょう。

実際、どんな職場でも反復作業はありますし、個々のルーチンワークが存在します。なぜルーチンワークが存在するのかと言えば必要な業務だからです。必要な業務をないがしろにせず、細かな管理を徹底することは基盤を築く上で重要です。ルーチンワークは事業の基盤を築く上で必要不可欠なのです。

ルーチンワークとは?

反復する業務はコア業務を支える

ルーチンワークは仕事や業務の中に必ずあり、またなくてはならないものです。ルーチンワークは表から見えるところに多く、対照的なコアワーク(中枢となる業務)を支える業務が多いです。コア業務だけで会社が成り立つわけではなく、ルーチンワークによって基盤が作られているとも言えます。

では、ルーチンワークとは何のことを指すのかと言えば、業務の中で型が決まっており日常的に繰り返される業務のことです。中には機械化できる業務もあり、実際に機械で行うことで、正確かつ迅速に処理することが可能になります。

しかし、ルーチンワークは日々行っておくことによりミスの発見、改善点の発見があります。ルーチンワークを人間が行うには意味があり、メリットは少なくないといえるでしょう。

ルーチンワークの仕事はたくさんある

代表的なルーチンワーク、つまり一般的にどの企業の中でも必要とされているルーチンワークはたくさんあります。いくつもルーチンワークをやらなければ会社は倒産してしまうのかと言われれば必ずしも倒産するわけではなく、ごく小規模の企業であればルーチンワークのほとんどやっていないということもあります。

ただし、ルーチンワークはコア業務を支える業務でもあり蔑ろにできる業務ではありません。独特なルーチンワークをしている企業もあります。独特なルーチンワークを説明することは難しいですが、一般的なルーチンワークを自分の中にキープさせておくことは業務を整理する上で重要です。

ルーチンワークの仕事は営業にもある

ルート営業

意外となるかもしれませんが、営業の仕事の中にはルーチンワークが多いです。中でも特徴的な業務に既存顧客への営業業務があります。新規開拓ではないため、繰り返し同じような業務をしていくことになります。しかし、顧客との信頼関係を築くためには、新しいことも伝えていかなければなりませんので難しさがあります。

事務としてのルーチンワークもかなり多いです。例えば給与計算、受付業務、書類入力、清掃、製造業務、配達業務、仕分け業務、管理業務、在宅業務があります。それぞれに特徴があります。これらをひとまとめに事務として考える方もいます。

給与計算や管理業務、受付業務、書類入力については事務の方が処理することが多いため事務の仕事として募集することが多いです。ただし、営業の仕事として書類入力があることは少なくありません。管理というものの中には業務の管理だけでなく会社全体の管理を指す場合もあり、意図としては非常に多岐にわたります。

ルーチンワークはひとまとめにできるものではなく、複数の業務が合わさってできていると考える方が良いでしょう。

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ルーチンワークは複合的である

ルーチンワークは複合的

仮に一つの仕事しかできない方がいるとすれば、非効率的であると言わざるを得ません。例えば営業の方でトークスキルが突出しており成績が良い人がいますが、書類上の不備が多く会社全他の成績に結びついていない場合があります。

書類入力というルーチンワークに欠陥があり、結果としては会社のみならず個人へも反映されていない典型的な例です。ルーチンワークをこなさなければ定型的に結果を反映させることはできず、フレキシブルな業務だけでは欠陥が表れてしまうことを指しています。

ルーチンワークは、一つだけでなく複数個行うことが通常です。つまりルーチンワークにいくつかの業務が上手く組み合わさることで結果が反映されているのです。会社としては結果が反映できなければ意味がありませんし、定型的な業務を行ってもらうことで管理が充足することにつながります。ルーチンワークの魅力はこうした点に含まれています。

ルーチンワークとコア業務の関係

相互依存するルーチンワークとコア業務

ルーチンワークの重要性を伝えるために、もう一つ確認しておかなければなりません。ここまでにルーチンワークとコア業務というワードが出てきましたが、2つの関係は密接になっていなければなりません。ルーチンワークとコア業務の乖離が激しい場合は、どちらかの業務が無駄になっている恐れがあるためです。

ルーチンワークの中には未経験の方でもできる、つまりスキルの類はほとんど必要としない仕事があります。対してコア業務には、社員の中でも信用できる者に任せていることが多く、フレキシブルに対応しておく必要があります。

未経験でもできるスキル不要なルーチンワークについては、コア業務の補足と言った部分が表れますが、ルーチンワーク自体で会社の売上が達成できるわけではありません。会社へ結果を反映させるためには、コア業務に基づいたフレームが必要であり、ルーチンワークはここに依存する形となります。

残業が多いのはルーチンワークに無駄が多いから

残業するビジネスマン

残業が多い企業にありがちなのは、ルーチンワークの中に無駄な工程があったり、むしろルーチンワーク業務そのものが不要であるのにダラダラと続けていたりする点があります。ルーチンワークとコア業務は、密接に結びついておく必要があります。

例えば営業の方が記入する業務日報に関して記入することが日課としたとしたら、日報を確認するのはいつか決まっていない恐れがあります。業務日報というのは2~3分で書けるものではなく、仮にかけるとしたら相当おざなりな日報です。いつ確認するかも分からない業務であれば、単純に無駄な業務であり、時間の無駄遣いに結びついてしまいます。

ルーチンワークとコア業務の内容が大きくかけ離れている場合は無駄が多くなるわけですから、結果としては残業が多くなります。つまりルーチンワークが残業を呼び起こしているのではなくコア業務との結びつきが甘いがゆえに残業が発生することが考えられます。

ルーチンワークに飽きてしまった時の対処方法

ルーチンワークはやっていて楽しいものではありません。同じことを延々とつなげていくことは非常に疲れる原因となります。つまり、ルーチンワークを続けていくためには楽しくさせる、あるいは疲れを軽減させる対策が必要になるということです。

ルーチンワークという仕事自体には、他の仕事とは代わり映えの無い点がいくつも存在しています。なぜこの仕事をやらなければならないのか分から無いような業務もあります。各種業界にこのような仕事が点在していることは仕方がありません。なぜなら、すべてを情報開示することはリスクを伴い、説明するためには相応な時間を要するからです。

ルーチンワークを退屈させないためのコツ

自分で目標を設定する

ルーチンワークを退屈な仕事にしない、あるいは楽しい仕事にするためにはコツが必要です。この目的を達成させるためには2つのコツがあります。

1つは自分にノルマを課すことです。ノルマと言っても達成できなければ会社全体に影響を与えてしまったり、帰宅することもできないような過剰なノルマを課してしまったりすることではありません。どちらかというと、ゲームのようなノルマです。

「あと少しで最新記録だ」と言ったように、ある種の達成感を自分に与えることで、ルーチンワークにも楽しみを加えることができます。

もう一つは目的を考えるということです。今ある仕事にどのような結合があり、自分の仕事が結果的にどのような影響を与えているのかを見出すことで、「自分は会社へこんなにも貢献している」と自己を肯定できるようになり、ルーチンワークがいかに重要であるかを認識するに至ります。

ルーチンワークの仕事が多い職業

ルーチンワークは、さまざまな業界に存在する中で様々な職種が存在しています。最後にいくつかのルーチンワーク業務が多い職種を紹介しておきます。

  • 清掃員
  • 配達員
  • 受付業務
  • 倉庫管理
  • 事務員

清掃員の仕事の目的は施設内の清潔さを守ることです。表に出ることは少ないとはいえ、清掃員の方がいなければ仕事に多大な影響が出ます。配達員の方に関しても、モノが届かなければクライアントに納品することもままなりません。

受付に関しては、クライアントの方に気持ちよく会社を受け入れてもらうためにはどうしても重要となります。倉庫管理ができなければモノを安定させて使うことができず、事務員の方がいなければルーチンワークのほとんどを各自で行わなければならず、仕事の分担をさせることができないことから業務をひっ迫させることになります。

ルーチンワークの仕事は企業を支えている

ルーチンワークには、企業そのものを支える仕事がふんだんに含まれているので、コア業務とは異なった別の魅力があります。ですから、ルーチンワークの仕事が衰退することは考えにくいです。ルーチンワークは機械ができることも多いため、AIの導入と進化による影響が大きいものの、やはり人が行うことでのメリットは大きいです。