企画書の書き方に困っている人が押さえるべきポイント5つ

企画書の書き方にコレといった決まりはありません。それゆえに企画を任されても「企画書の書き方がわからない」「企画書を作るのが苦手だ」という人は多いものです。ビジネスシーンで役立つ企画書作成についての基本的な情報、項目や注意点などをまとめて紹介しています。

企画書の書き方に困っている人が押さえるべきポイント5つ

企画書の書き方を知っている人は少数!

自社の中や顧客先に対して、商品やサービス、仕組みやシステムの導入などの提案やイベント企画のために作られるのが企画書です。

企画書の書き方というのは会社によっても個人によっても違いがあり、どのような書き方をしたら良いのかわからないという人は多いもの。実際、社内において研修で教えてくれることもなければ、上司や先輩が教えてくれることもほとんどありません。それでいて、評価だけはしっかり行われる厄介なものでもあります。

企画書の書き方や位置づけはそれぞれですが、企画書の目的や性質を知っていれば正しい形は見えてくるものです。企画書の書き方について、一度考えてみましょう。

企画書とは?

会議で企画を伝える

そもそも企画書というのは「企画を伝えるために作る書類」のことを言います。そして企画というのは、何か現状よりも良い状況を作るためのアイデアのことを言います。

企画書はアイデアを実行するために必要な内容や計画を示す必要があるものです。基本的には社内で用いますが、外部に対して用いることもあります。

似たようなものに「提案書」がありますが、提案書は「相手の意思決定を促し、行動を起こさせる」という意味合いが強く、主に社外に対して用いられます。

企画書とは何のためにあるのか?

まずきちんと考えておくべきことは、何のために企画書を作るのかということです。

企画書を作る目的は、目的達成のための方法(=企画)を伝えることです。どんなに素晴らしく、正しい企画を考え付いたとしても、それが伝わらなければ実行に移されることはありません。企画をしっかり伝えるための手段として作るのが企画書なのです。

自分の主張をするために企画書を作るのは間違いです。もちろん、自分の持っている見識から企画を提案することではありますが、それを見る「相手」がいるという意識を持って、何をどこまで主張するのかをよく考える必要があります。

企画書のスタイルに決まりはないと心得るべし

企画書の添付データを整理する

一口に企画書と言っても、様々なスタイルの企画書があります。そのため、企画書のスタイルに決まりはないと考えておきましょう。

企画書の様々なスタイル

  • 企画書の作成に用いるソフトウェア:Word(ワード)やExcel(エクセル)、またはPowerPoint(パワーポイント)
  • 企画書の提案方法:文書として提出のみ、またはプレゼンを行う
  • 企画書の提案対象:担当者や部署向け、または経営陣向け
  • 企画書の内容量:100ページ以上、またはA4用紙1枚分

様々なシーンにおいて、企画書を読む相手を満足させることができる企画書のスタイルやテンプレートがあれば最高ですが、残念ながらそのようなものは存在しません。そのため、書式のテンプレなどをネットからダウンロードしてきても上手くいかないことは多いです。これが企画書の作成を難しくしている一因で、作ってもなかなかうまくいかない理由でもあります。

誰に対し、どのように、何を提案したらいいのかというサジ加減は日々の営業活動やコミュニケーションの中で探っていくしかなく、ビジネスセンスが問われる部分です。

企画書に必要な項目は?

企画書を作成する社員

企画書のスタイルは様々ですが、ここでは一般的な企画書で必要とされる項目について紹介します。
どのような企画書においても含まれているとよいであろう項目です。ここにある順番で並べれば企画書の構成としてもそのまま使えます。

1 表紙

企画書は表紙も大事です。パッと見た時に面白そうだと思わせなければ、しっかり見てもらえないこともあります。わかりやすく魅力的なタイトルと共に、内容や結果が連想されるようなデザインがあると効果的です。

2 アジェンダ

アジェンダとは「議題」という意味です。企画書などの書類の場合には、扱うテーマについての内容のことを指します。提案内容のヘッドラインが並ぶことが多く、目次のようになる場合や、コンセプトやサマリー(要約)を記載する場合があります。

3 企画の背景・目的

現在の状況から課題を挙げ、それを解決することを目的に企画をします。そのため、どういった背景があり、何を達成しようとしているのかを明確に示します。

4 企画の全体像

その企画では何をしようとしているのか、大まかにステップを整理し全体像を記載する必要があります。上手くまとまった図や表などがあれば、理解の助けになるでしょう。実行スケジュールなどもわかりやすく示されているとイメージしやすくなるはずです。

5 企画の詳細

企画におけるプランや各ステップについて、詳細を具体的に説明します。相手の立場や理解度によって内容のボリュームは大きく違ってくるでしょう。

6 企画の特長・懸念事項

企画を行うことによって期待できる成果や、その企画が同様の企画と比較して優れている部分、そして実行に伴う懸念事項などがあれば記載しておきます。懸念事項については対応策も合わせて記載するのが基本です。

7 予算・納期

必要であれば予算想定される納期についても記載しておきます。判断を大きく左右するところですので、慎重に作成しましょう。

8 参考資料・参考情報

企画を行うにあたっての参考や根拠になる資料や情報があれば載せておくと良いでしょう。この場合の参考情報は、信ぴょう性のある統計情報や、他社事例などが適当です。

企画書の書き方で注意すべき5つのポイント

注意すべき5つのポイント

企画書の書き方では、以下のような点に注意する必要があります。

1 一般的に理解できる用語を使う

企画書を読むのが誰になるのかわからない場合、専門用語などは使わないように注意します。また、社外向けの企画書の場合は自社内でしか使われていない用語を使わないように気を付ける必要があり、必要に応じて注釈を入れるなどの配慮が必要です。

2 必要とされる分量にまとめる

不必要に内容の多い企画書は自己満足と言われることがあります。また、読み手にとって知りたい情報がない企画書では意味がありません。必要とされる分量をしっかり弁えて、整理された内容で企画書を作る必要があります。ボリュームについて質問ができるなら、作成前に確認しておくとその後の作業時間が短縮されます。

3 誤字や脱字のチェックを入念に行う

ビジネス書類として当然ではありますが、誤字や脱字についてはチェックを必ず行いましょう。特に、数字の間違いは1つのミスが読み手の認識に大きな違いをもたらしますので注意してください。

4 論理性を損なわないようにする

長い企画書などを作成していると、気づかないうちに論理性のない内容となっていることが少なくありません。また、どんなに熱心に企画書を作っていたとしても大前提である現状認識などに違いがある場合は、その論理が根底から崩れたり必要性が無くなったりすることもあります。一貫した内容であり、かつ論理構成上の問題がないかを必ずチェックしましょう。

5 第三者にできる限り見てもらう

ひとりよがりな企画書にならないようにするためには、第三者によるチェックは欠かせません。自分以外の人にできる限り見てもらい、フィードバックをもらうようにしましょう。この場合、読む相手の立場に近い人に見てもらえるのが一番です。

企画書の書き方でよくある質問

ここでは、初めて企画書を作成する社会人なら気になるであろう2つのポイントについて詳しくまとめました。

Q1 企画書のデザインにはこだわるべき?

資料のグラフ

企画書のデザインはこだわるべきかと言えばこだわるべきです。ただし、この場合のデザインは「機能性」を重視することが大切です。

企画書は情報を読みとり判断する必要があるものです。オシャレであるに越したことはありませんが、それ以上に、解釈をサポートするための「機能的な」デザインを大事にしてください。
フォントのスタイルや大きさや色、文字の幅や位置、図表の位置やサイズなど、どのように見せるかで印象も情報の伝わりやすさも大きく変わってきます。

オシャレな企画書は、ブランディング上は良い印象を与えますが、その企画が採用されるかどうかにはほとんど影響しないものと考えてください。

Q2 企画書は1枚にまとめないとダメ?

数枚の企画書

よく「企画書は1枚にまとめなさい」というような話を耳にしますが、実際に1枚にまとめた企画書が使われることはほとんどありません。

では、どうしてこのように言われているのかというと、「企画書を1枚にまとめよう」と思うとその企画についてよく考えるようになるからです。特にアピールするべきポイントが整理され、文章としての表現なども洗練され、無駄がなくなります。いわば、企画書を作成するための能力が磨かれるのです。

そして、1枚にまとめる過程で、フルサイズの企画書から1枚まで幅広い形で作成することができるようになります。企画書を1枚にまとめることは、訓練としても実用性を考えても行っておいて損はないことなのです。

企画書の書き方は、型を覚えて応用力を高めることが大事

企画書の書き方は様々だとしても、共通して覚えておくべき基本的な形や注意点は存在します。

書式やテンプレート、プレゼンの有無やデザインなども大切なことではありますが、企画書を作る目的やそれを読む相手をしっかり念頭において、中身を作り込むことがまずは大切です。そのためには、基本的な型になる内容を押さえることと、状況に合わせて適宜作り変えていく応用力が必要となるでしょう。

企画書を作るというのは、誰にとっても最初は難しいことです。しかし、何度も見直しながら地道に努力していけば、伝わりやすい企画書を作ることができるようになります。ぜひ、紹介した内容を意識して頑張ってみてください。

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