「報告・連絡・相談」ほうれんそうを仕事に活かすには

ほうれんそうと呼ばれる報告・連絡・相談の重要性についてご紹介します。報告の方法やどのような時にすればいいか、また、連絡に関する詳しい注意点や、相談をする時に気をつけたいことや、良いタイミングの見つけ方など、新入社員のうちに身につけておきましょう。

「報告・連絡・相談」ほうれんそうを仕事に活かすには

報連相(ほうれんそう)は仕事における基本

「報連相・ほうれんそう」という言葉に聞き覚えがある人は多いでしょう。これは「報告」「連絡」「相談」の頭の文字をとったもので、新入社員として働く上で必ず覚えておかなければならないことのひとつです。報連相は仕事において基本と言っても過言ではありません。

報連相について、新入社員であれば入社時に会社の研修などで触れる機会があった、という人も少なくはないでしょう。それほどに、報告、連絡、相談をするということは仕事をしていく上で重要なのです。

報告、連絡、相談といった3つのことがきちんとできるビジネスマンは優秀であると認められます。新入社員のうちから一目置かれる存在になりたいのであれば、ぜひとも報連相ができるようになっておきましょう。

報告・連絡・相談の重要性

上司と部下とコミュニケーションのイメージ

まずは、ほうれんそうと呼ばれる報告・連絡・相談の重要性について、詳しく知っておく必要があります。

報告・連絡・相談をしないと業務がうまくいかない

仕事をする時は、上司や先輩に自分が抱えている業務に関することを、報告、連絡、あるいは相談することになるのですが、これを怠ってしまうと、その業務自体に大きな支障が出かねないということを意識するということが大事です。

割り当てられた業務は、自分ひとりで完結しているものではありません。仕事は周囲の人たちと協力し、連携していくことによって初めて成り立つものです。ですから、自分だけの勝手な判断で物事を進めてはいけないのです。

新入社員にこそ報告・連絡・相談が役に立つ

新入社員のうちは、どうしても振られた業務に没頭してしまい、周りが見えなくなってしまいがちです。そういった時にこそ、報告・連絡・相談が役に立つのです。ある程度進んだところで、一度手を止めて、与えられた業務が終わったことを報告したり、どこまで進んだかを連絡したり、どう進めればいいのかといった不明点を相談しましょう。

報告・連絡・相談をしないことによって、独断で物事を進めてしまったばかりに後々全てが間違っていたために初めからやり直さなければならなくなってしまった、などといったことが起こらないとは限りません。

自分は絶対に大丈夫だと思っていても、どこでミスをしているかはわかりません。報告・連絡・相談は、新入社員のうちに是非とも身につけておかなければならないスキルのひとつと心得ましょう。

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報告・連絡・相談は上司にもメリットがある

上司にとって新入社員からの報告・連絡・相談はとてもありがたいものです。黙ってどんどん先に仕事を進められてしまうよりも、逐一どこまで進んでいるのかを知らせてくれる方が、安心できるからです。また、その時点でミスがあればそれを指摘することもできます。

このように、報告・連絡・相談をしておくことによって、上司は新入社員に早めに正しい方法を示すことができるようになります。仕事が間違った方向に進む前に、きちんと修正することができるといった点では報告・連絡・相談に勝るものはありません。

報告はどのようにすればいいか、どんな時にすればいいか

実際に、報告はどのようにすればいいのでしょう。

報告とは

報告とは

報告とは、上司から出された指示に対しての結果を目下の者が知らせることです。新入社員の場合は、上司や先輩から出された指示が当てはまるため、ほぼ全ての社員が報告の対象になるでしょう。

報告・連絡・相談の中で、報告は、それを聞いた相手が何らかの意思決定をするために必要な情報を伝えるものだと考えてください。こういった業務が終わった、こういった結果になった、といったことを正確に伝えられるようにしてください。もちろん自分がミスをした時にも、それは包み隠さずに報告しなければなりません。

報告をしないままでいると、指示をした相手はその業務が今どういった状況なのかわからず、次の指示を出すことができません。

報告をする時は結果から話す

報告をする時には、最初にどういった要件であるかをはっきりと伝えましょう。ことの途中経過から話し始めると、相手は話の意味を理解するまでに余計な時間がかかってしまいます。「○○の件で報告があります、結果として○○となりました」と結果から話し始めるといいでしょう。

報告をするタイミングに気をつけよう

報告をするタイミングにも十分気をつける必要があります。報告は、自分が抱えていた業務が終わった時だけではなく、ミスをした時や、新しい業務を途中からしなければいけなくなったときなど、予想外のことが起きてしまった場合はすぐに報告をするべきです。

特に新入社員のうちは、トラブルに対して正しい反応を即座にできるスキルがまだ十分に身についていません。報告することによって上司や先輩たちの力を貸してもらいましょう。

途中経過も報告しよう

割り当てられた業務が慣れないものであるうちは、区切りが良いところで必要であれば途中経過を報告するのもミスを防ぐための対策のひとつです。これは自分が今抱えている業務が長期にわたるものである場合でも同じであり、報告したところまでにミスがないことを確認してもらうことは重要であると言えます。

連絡が滞ると業務に支障が出る

報告・連絡・相談のうちで、連絡もまた重要な役割を担っています。

連絡とは

連絡とは

連絡は、主観を入れずに事実だけを伝えることを言います。業務上の連絡が滞ってしまうと、ビジネスはたちまち混乱してしまいます。自分が発信しなければいけない情報は必ず確認して、確実に知らせることができるようにしましょう。

連絡する相手を間違えない

連絡する時には、誰に連絡をするかということを間違えないようにしましょう。新入社員である場合は、直接業務を割り振ってくれた先輩や上司に連絡することが多いでしょうが、もしも違う人に連絡することを頼まれた時には、自分が持っている情報を漏れなく正しく伝えるようにしてください。

連絡は迅速に、簡潔に行う

連絡をする際には、迅速であることと簡潔であることが求められます。迅速に、かつ簡潔に行うことによって、連絡が滞ることを防ぐことができます。少しでも早く連絡することによって、上司や先輩はその業務に対しての対応を変えるかもしれません。簡潔であることによって、連絡を受けた相手がすぐに内容を理解できるように、あらかじめ連絡事項をまとめておく配慮も大切です。

相談はしないよりもしすぎるくらいがいい

相談とは

報告・連絡・相談のうちに、一番タイミングが難しいのが相談です。相談をする時には、本当に今相談してもいいのだろうか、こんなことを相談しても怒られないだろうか、呆れられないだろうか、などといったことを考えてしまう人も多いでしょう。

しかし、相談はしないよりもしすぎるくらいがいいのです。わからないことを抱えたまま仕事を進めていくと、必ずどこかで綻びが生まれてしまいます。そうなってしまった頃には、もう「新入社員」ではなくなっている可能性があります。何かを積極的に聞いても許される新入社員のうちにどんどん相談をしていくべきなのです。

相談をする前に言葉の整理をしよう

相談をする時には、まず自分が何について相談をしたいのかということを明確にしておきましょう。何となく、漠然とした疑問を相談しても、相談された上司や先輩は答えられずに困ってしまいます。

自分はこういったことに悩んでいる、どうしたら解決するか、といったことをはっきりと言葉にできるように準備しておくことが大事です。相談された相手が自分だったら、ということを想定してみると考えやすいでしょう。

相談するタイミングも考える

相談する時は、タイミングも配慮しましょう。明らかに忙しそうな時や、帰り際などのバタバタしている時などは避けるべきです。手が空いていそうな時などに、今お時間よろしいですか、と一言断ってから相談しましょう。

そうすることで、悪い印象を与えることには繋がりませんし、親身になって相談に乗ってくれるでしょう。相談に乗ってくれる時間を作ることは、上司や先輩にとって苦ではないのです。自分の中で解決策を見出すことができないようであれば、無理をせずに遠慮なく相談をしてみてください。

上司に明るく相談を持ち掛ける部下

報告・連絡・相談には新入社員のうちに慣れておこう

「ほうれんそう」と呼ばれる報告・連絡・相談は、仕事を円滑に進めるために必要なスキルのひとつです。言い換えれば、仕事のコミュニケーションツールとして欠かせないのが報告・連絡・相談とも言えます。新入社員の早い段階で身につけておきましょう。