総務部の仕事内容は幅広い!業務を通しての苦労ややりがい

総務の仕事内容を企業の総務部で働いたことのある経験者に調査。総務は会社運営における縁の下の力持ち的ポジションで多くの社員を支えています。事務から社外業務まで総務の仕事は幅広く、業務領域が定まっていないケースが多いため、「何でも屋さん」として臨機応変に対応していく必要があります。

総務部の仕事内容は幅広い!業務を通しての苦労ややりがい

総務の仕事について詳しく知ろう

会社の運営に大きく関わっている総務部での仕事は、業務領域が非常に幅広く、「ここからここまでが総務の仕事」と定まっているものではありません。

大学生や事務未経験の方であれば、「もし総務に配属されたらどんな仕事をするのだろう」と疑問に思う部分も多いことでしょう。総務の仕事とは具体的にどんな内容なのか、総務の仕事を通しての苦労ややりがい、適性についてまとめました。

総務の仕事は多岐に渡る

総務での仕事はその企業の規模や業界によっても異なります。中には総務のほか、秘書業務や経理業務、人事を兼任している人もいます。

  • 従業員の入社・退職に伴う処理
  • 求人票の作成・ハローワークへの提出
  • 郵便物の仕分け・確認
  • 社長のスケジュール管理
  • 来客の受付・対応
  • 電話応対
  • 備品の発注・管理
  • 請求書の発行
  • 株主総会の資料作り
  • 保管文書の整理・廃棄処理
  • 固定資産税の支払い準備
  • 健康診断など社内行事の取りまとめ
  • 交通費やその他経費の精算
  • 残業労働時間の把握やチェック
  • PC端末管理
  • 社内教育
  • 経理業務
  • 収支予算書作成
  • 納会・忘年会の準備進行

総務の仕事で大変なこと

肩を手で押さえる女性事務員

総務の仕事は実に多様で、仕事量も少なくありません。経理事務や秘書を兼務するケースも多く、この場合はさらに幅広い業務を器用にこなしていく必要があるため、仕事に慣れないうちは苦労するでしょう。
残業の有無については職場によって異なりますが、突然イレギュラーな仕事が舞い込んでくることも多く、中には深夜まで残業するという方もいます。

また、社内・社外を問わずあらゆる分野における窓口となることから、仮に自分に非がなくとも、多くのクレームや苦情にも丁寧に対応しなければならない辛い面もあります。

総務の仕事の魅力ややりがい

総務の仕事の魅力を挙げるのであれば、様々な業務を通して得られる多くのスキルでしょう。「総務での経験があるから、想定外の事態が起こってもさほど動じることなく、冷静に対応できるようになった」という声が多く寄せられました。
社外の人間と接する機会も多いことから、社会人として必要なビジネスマナーもしっかりと身に着きます。

また、総務部として働かなければ知ることがなかったであろう、会社の福利厚生や制度の知識も学ぶことができるのも魅力のひとつです。これらは今の職場だけではなく転職先でも役立ちます。

総務で働く上で必要なスキル・適性は?

所得税申告書

総務では与えられた仕事を淡々とこなしていくだけではなく、自分からできることを探す積極性や、突発的に発生した仕事にも臨機応変に対応していく器用さ、他部署や取引先の企業と円滑なコミュニケーションをとるスキルなど、様々な能力が求められます。
また、社員の情報や数字を扱うことも多いため、正確に事務処理を行うスキルを持っていることも重要です。

総務の仕事で有利な資格一覧

  • MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
  • 簿記検定
  • 秘書検定
  • 人事総務検定
  • マイナンバー実務検定
  • 社会保険労務士
  • 衛生管理者
  • 中小企業診断士

総務経験者11名の声

私がいた総務の様子

非gucci(25歳)


電卓と現金

総務をしていた職場はマンション管理の会社で、10人程度の規模です。その会社では約2年働きました。勤務時間はまちまちで、休日も交代制なのでバラバラでした。仕事内容としては管理費の徴収や管理、領収書の発行などです。私は下っ端でしたので基本的な業務しか任せてもらえませんでした。

総務の仕事で大変だと思ったことはお金の管理です。1円でも間違いがあれば原因を探らなければなりませんし、金額のミスは絶対にあってはいけないのでとても神経を使いました。

また、総務というとパソコンにだけ向かっている印象を持つ方も多いのですが、私の職場では、車で銀行に行ったりついでに取引先や会社の関係者に顔出しを任されることもあったので大変でした。会社の業務にもよると思いますが、総務に運転免許は必要だと思います。

総務をしていて良かったことは特筆してありませんが、暇な時期はとても楽です。12月~1月、4月~5月の総務はつらいです。

総務部はツライよ

ニャオニクス(43歳)


現在、中小企業の総務部兼経理担当です。従業員は50人弱で32歳から勤め始めてはや11年になります。

平日は朝8時から17時まで月に一度の土曜日出勤と祝日は平常通りの勤務ですが、ゴールデンウィークや夏休み、冬休みは大企業並みに長いので満足しています。

仕事内容は総務部の部分だけで言うと主に従業員との各種手続き、来客へのお茶出しや会社のイベントの仕切りとお昼ごはんのお茶出しや片付けです。

総務部は私一人なので、マイペースにできる点や残業がない点は本当に有難いのですが、とにかく従業員同士の給料や個人的な事への詮索の対応が面倒です。人の給料が気になるのか探ってきたり、あの人はどうだこうだ、会社がどうだこうだなどと絡んでくる社員の対応で疲れます。

総務は兼務していました

なっちゃん(34歳 専業主婦)


カレンダーと時計

総務の仕事をしていたのは中小企業で30~50人程の会社です。仕事をしていたのは15年で高校を卒業後の18歳から33歳までの間でした。勤務時間は9時~17時45分で、休日は会社カレンダーにより、日祝祭日と指定された土曜日です。

仕事の内容は何でも屋のように多岐に渡り色んなことをしていました。従業員の入社、退職に伴う処理、健康診断の日程調整・予約、求人票の作成・ハローワークへの提出、郵便物の仕分け・確認、他公的機関への書類作成などを行っていました。

大変だったことは意外にも健康診断の日程調整です。営業部との兼ね合いが激しく毎年5回以上は病院に修正依頼をしていました。受診内容も年齢によって違ったりもするので調整が大変でした。 あと、小さな会社だったので経理事務と生産管理事務、出荷業務も兼務していたので仕事量が多くて毎日深夜まで残業で大変でした。

総務の仕事をして良かったことは、会社の内情を知ることができ、それを他の部署の仕事に生かせたことです。経験として色んなことをさせてもらったので知識のひとつとしてまた次の会社でも役立てるかと思いました。

社内の対応は大変

しゅん(36歳 事務職)


総務をしていた職場は出版業で、社員数は200人程度の企業です。総務をしていたのは2年間で、私が34歳の頃です。

勤務時間は9時半から17時半です。休日は基本的に土日祝日ですが、事前に休日出勤がわかっている場合は平日に休暇が与えられます。

総務課での仕事内容は、会社の備品の管理や社内の設備点検、社員の健康診断等の案内やストレスチェックの実施、インフルエンザの接種の案内など、社員の健康などを守るための仕事が多いです。

総務の仕事をしていて大変なことは、社員からのクレームなどの対応です。

総務の仕事をしていてよかったことは、会社には自分が知らない制度がたくさんあって、上手に利用すればもっと働きやすくなると知ることができたことです。

総務部は縁の下の力持ち

葡萄姫(36歳)


電話する女性事務員

私は24歳のとき、ケーブルテレビ会社の本社で、総務部で約2年間勤務いたしました。土日祝日が休日で9時~17時30分まで勤務、特に忙しい月末等を除けばほぼ定時で退社できたので、習い事をしたり充実した日々を送っていました。

総務部は総務グループ、経理グループ、人事グループに分かれていて、私は総務グループでした。業務は秘書業務も兼ねていたので、社長のスケジュール管理をはじめ来客の対応などや、通常の日々の業務は、代表電話の対応、来客の受付、郵便物の各部署への配布、発送物の管理、備品の発注と管理、請求書の発行、書類作成などです。

その他には、総会の資料作り、固定資産税の支払いの準備、納会や忘年会の準備進行など、年に一度の仕事もあります。

総務は会社の縁の下の力持ちであると思うので、自分の事よりも他の部署から頼まれれば優先していく、笑顔で対応していくのか大切なことで大変なことだと思います。

その分、頼りにされたり感謝されるとよかったなぁと感じました。総務部にいた時に身についた、電話や来客対応の基本、電報の方法、おみやげの選び方などは、その後の仕事にもとても役にたっています。

総務課での体験談

いちご(29歳 主婦)


外資系の工場もある事務所で総勢500名程、勤めている企業で総務の仕事をしていました。20歳の頃、約1年ほどです。8時間労働の週休二日でした。

私の業務は主に備品の発注、郵便物・事業所間の郵送物の発送、受取などの管理です。

総務の仕事で大変だったことは、備品の発注では欲しい商品があれば大まかにメールで説明され、どこの業者で頼むか、価格はいくらかなど一から調べなければいけないものもあり、やりとりや納期を間に合わせる事に苦労しました。

郵送物の管理も、いつ届くのかなどしょっちゅう社内で聞かれていたので、問い合わせをしたりすることが大変でした。

この仕事では、納期の管理や言われる前に業務をこなしておくなど、先のことを考えて行動する力が身に付いたことがよかったと感じています。

総務の仕事について

ああこ(35歳)


私が総務をしている職場は、アパレルメーカーで中小企業です。27歳から総務の仕事に携わって8年程たちました。

1日の労働時間はフルタイム8時間、土日祝日休みです。仕事内容は、何でも屋という言葉がぴったりで、社内の事務用品に始まり、用度品の補充発注、電話応対、来客対応、保管文書の整理・廃棄処理、各店舗への書類や荷物の発送、郵便物の仕分け配布、健康診断など社内行事の取りまとめなど、社内の人が働くための環境作りが仕事です。総務以外にも人事と経理の仕事の一部も兼任しており、のんびりはしていられません。

社内の人からの頼まれごとも請け負う中で、いつも同じとは限らない仕事もあるため、少しずつできることが増えていきました。
また、イレギュラーなことへの対応に慣れてくると、個人の日常生活でもちょっとしたことで慌てることが少なくなります。

面倒なことはとりあえず総務で

かなみ(41歳 団体職員)


電話対応する女性事務員

私の職場はとある「団体」で職員数は全国に約2,500人、公務員に近い雰囲気の職務内容です。私は総務部へ異動になって3年が経ち、現在41歳です。

勤務時間は、平日の8時30分から17時30分までで土、日、祝日が休みなのですが、色々な雑多な急用が頻繁にあるので残業も休日出勤も多いです。

総務部の役割は部署と部署のパイプ役、縁の下の力持ちといったところです。

各部署から発行された書面を会社の決まった様式にまとめ、様々な部署、他機関へお伺いを立てていきます。とにかく量が多いので、目が疲れる毎日です。

さらに来客対応、慶弔、祝賀行事の出席も総務の仕事で、ビジネスマナーが必須です。

総務の仕事で大変なことは、どこの部署で扱うか分からない時は、「とりあえず総務」とされることです。これはどの会社の総務部門でもある事だと思います。会社の誰もが、誰に聞いていいかわからない部分を常に任され、いつも困っていることがストレスとなっています。

ですが、会計部門でルーチン作業をしている時とは違い、自分で考えて行動し、仕事の達成感が得られるので総務の仕事はいい経験になっていると思います。

縁の下の力持ちとしてメンバーをサポート

ブックワーム(40歳 総務職)


社員数500名ほどのIT企業で総務職に携わっています。こちらの企業に入ったのは3年ほど前ですが、総務の仕事はトータルで8年ほど経験しています。

勤務時間は9:30から18:00までで、私の職場はそれほど残業が多くなく、月に20時間ほどです。

総務の業務は電話応対、職場の環境整備、備品発注・文書管理、株主総会などの対応が主な業務になりますが、企業によって人事・労務や経理なども行うこともあります。

私の勤務先は人事の業務も含まれているので、採用活動や給与計算・社会保険の手続きなども行います。業務では個人情報や機密事項を取り扱うことが多いので、情報管理にはとても注意を払います。会社の窓口として重要なお客様の案内を任せていただくこともあり、マナーなども重要な要素です。

トラブルに対処した時などは感謝の言葉や評価を頂けることがあり、縁の下の力もちとして会社のメンバーを支えている実感を持つことができ、それがやりがいとなっています。

私が経験した総務の業務内容

もりもり(44歳 事務職)


伝票と電卓とペン

私の職場はIT通信企業で、企業規模としては大企業でしたが、所属部署は40人ほどで、その総務担当をしていました。総務をしていたのは1年程度で、私が43歳の頃です。勤務時間は午前9時から午後6時まで、土日祝と年末年始が休日でした。

仕事内容は、主に交通費やその他経費の精算、残業労働時間の把握やチェック、備品購入及び備品管理、PC端末管理、総務関連の入力フォーマットの作成・メンテナンス、各種共有事項の連絡でした。

総務の仕事をしていて大変なことは、各人から提出されている交通費や経費などの金額、残業時間が間違いないかを確認し、それを所定の日時までに速やかにミスなくシステム登録をすることでした。万一間違いがあれば訂正作業が非常に煩雑だったため、数字に間違いがないかをダブルチェックしていました。

総務の仕事をしていてよかったことは、裏方として会社を支える重要さが学べたことです。総務は営業や技術職に比べて軽く見られがちですが、間接部門で面倒な業務をしてくれる人が居るおかげで、各人が仕事に集中できることがわかりました。

地方の中小企業の総務部について

めるし~(35歳 事務職)


私が総務部にいたのはエネルギー関係業務の大企業の子会社で、非上場の200人規模の会社です。事業所は20か所ほどありました。仕事に関わっていたのは25歳~30歳までの約5年間となります。通常勤務は8時間40分(うち休憩が1時間なので、実質7時間40分)で、休日は土日祝日と年末年始です。

残業時間は月の初旬と下旬に毎日1時間程度が1週間程度続きます。中旬は定時で帰れるので比較的楽なのではないかと思いますが、決算期はどうしても1週間連続で3時間残業ということもありました。

また、年に1回予算作成や年度末業務が重なった時などは仕事が片付かず上司にあらかじめ申請のうえ休日出勤もしました。

具体的に私がやっていた業務は主に管財業務(コピー機や不動産契約、備品の手配等)、社内教育、経理業務の一部、収支予算作成、秘書業務です。地方の中小の総務は基本的に上司や社長などに一人でかけあわなければならないので大変ではあります。

毎日ひっきりなしに問い合わせは多い部署ですが、優先順位をつけながらマイペースにできるのが魅力です。

総務の仕事では臨機応変さが求められる

会社にとっての「何でも屋さん」的ポジションにある総務部はどうしても仕事量が多くなりがちで、常に追われた状態で働かなければならない職場も多いもの。突然のトラブルにも臨機応変に対応しなければなりません。
しかし大変な分、多くのスキルを身に着けることができます。総務での経験は転職先でも活かされることは間違いありません。キャリアアップを目指す方は挑戦してみてはいかがでしょうか。

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