メールの誤送信防止策と万が一送ってしまった場合の対処法

メールの誤送信は珍しいことではなく、どんなに気を付けていても様々な理由で起こり得るものです。なるべくメールの誤送信を防ぐにはどうしたらよいのか、また、万が一送信してしまった場合にはどういった対応が望ましいのかについてまとめました。

メールの誤送信防止策と万が一送ってしまった場合の対処法

メールの誤送信を防ぐには?考えられるリスクと対処法

送るはずのファイルが別のファイルを選択してしまっていたり、宛先のアドレスに誤りがあったり、書きかけのままメッセージを送信してしまったり…クライアントとのやりとりにおいてメールの誤送信トラブルはつきものです。どんなに事前に注意していても、うっかりミスが発生してしまうこともあるでしょう。

しかし、そのうっかりミスの内容によっては機密性の高い情報の漏えいや取引先との契約打ち切りなど、会社全体に大きく影響を及ぼしてしまう可能性もあります。日頃からメールの誤送信を防止するには、具体的にどのような対策を行うべきなのでしょうか。

ビジネスマナーとして重要なメールの送信・返信ルールとは

メールの誤送信が起こる原因と考えられるリスク

パソコンの前で額を両手で支えて困惑する女性

そもそもメールの誤送信が発生してしまうのは一体何故なのでしょうか。その主な原因として、ファイルの添付ミス宛先アドレスの設定ミスの2つが挙げられます。

ファイルの添付ミスは、日頃からファイルを整理するのが苦手な人が起こしやすい傾向にあります。重要な機密情報を漏洩してしまう大きな原因のひとつです。

宛先アドレスの設定ミスというのは、宛先に全く関係のない人のアドレスを設定して送ってしまうケースです。こちらはオートコンプリートという文字入力時に自動で候補を表示するメーラーの機能が原因で発生しやすくなります。
「宛先アドレスをBCCで送ったつもりがCCで送ってしまった」といったケースでは、個人情報漏えいということで契約を打ち切りという最悪のケースを迎える場合も少なくありません。

メールの誤送信を防ぐ対策方法

メールの誤送信を防ぐポイントとして、以下のような3つの方法が挙げられます。日頃からメールの送り間違いが多くお悩み中の方はぜひ実践してみてください。

1 PC内のフォルダを整理する

キーボードに手をのせる女性

添付ファイルの選択ミスを防ぐには、常日頃からデスクトップ上やフォルダを整理することが大切です。既に使用したファイルは別フォルダを作って保管し、フォルダやデスクトップには送付するファイルのみ置くとわかりやすいでしょう。

なお、毎日使用するファイルをデスクトップに置いておくこともあるでしょうが、こちらは全て別フォルダに保管して、そのファイルのショートカットのみをデスクトップに置いておくと安心です。万が一選択ミスでショートカットを外部に送付したとしても、情報漏洩の心配はありません。

2 宛先はオートコンプリートの候補がひとつになったら選択する

オートコンプリートが原因で宛先の設定ミスが生まれるとなると、「いっそのことオートコンプリートを無効にしてしまえばよいのでは?」と考える方も多いでしょう。とはいえ、手入力は非常に手間となりますし、電話帳から宛先を選択するとしても、同じような名前の人を選択してしまう可能性も考えられます。そのため、「オートコンプリート機能はそのままに、ただし選択するのは候補がひとつに絞られてから」ということを心掛けると、設定ミスを大幅に減らすことができます。

3 送る前に送信トレイに保存されるように設定する

送信ボタンを押しても、一旦は送信トレイに保存されるようにメーラーを設定するのも、メールの誤送信を防ぐために有効な方法です。
ここではOutlookとWindowsLiveMailにおける設定方法をご紹介します。

Outlookメールの場合
ファイルタブからオプションを選択し、詳細設定をクリックします。送受信の項目にある「接続したら直ちに送信する」のチェックを外すと設定が完了します。

Outlookメールの設定画面

WindowsLiveMailの場合
ファイルタブからオプション、メールの項目をクリックします。送信タブをクリックし、「メールを直ちに送信する」のチェックを外すと設定が可能です。

WindowsLiveMailの設定画面

このように各メーラーの設定を変更し、送信トレイで一度送信を保留することで再度メールの内容確認の機会を設けられます。

メールの誤送信が発生してしまったときの対処法

万が一、メールの誤送信が発生した場合には素知らぬふりをしてはいけません。特に機密性の高いものであれば会社の経営や信用問題にも関わります。緊急を要するものは誤送信に気が付いた時点で謝罪の電話を入れ、メールを誤送信してしまった旨を伝えて謝罪し、その上でメールは開かずに削除してもらうよう依頼しましょう。

もし、先方に電話で連絡が取れない場合は、誠意を感じさせる丁寧なメールを早急に送り謝罪しましょう。

宛先の設定ミスがあった場合の文例

件名:内容誤送信のお詫び

××株式会社
経理部 ○○様

いつも大変お世話になっております。
△△商事の山田と申します。

先ほどお送りしました件名「~の件」のメールですが、
当方の手違いにより誤って送信されたものでございます。
全くお心当たりのない内容に混乱を招いてしまったことと存じます。
大変申し訳ございません。

お忙しいところ大変恐縮ですが、誤送信されたメールの削除をお願いいたします。

以後、このような間違いのないよう重々注意してまいりますので、
今回はどうかお許しいただけますよう、重ね重ねお願い申し上げます。

△△商事
山田

ファイルの添付ミスがあった場合の文例

件名:内容誤送信のお詫び

××株式会社
経理部 ○○様

いつも大変お世話になっております。
△△商事の山田と申します。

先ほどお送りしました件名「~の件」のメールですが、添付したファイルに誤りがございました。大変申し訳ございません。
取り急ぎ、正式なファイルを再送いたします。

お手数をおかけしますが、誤送信された添付ファイルは削除いただきますようお願いいたします。

以後、このような間違いのないよう重々注意してまいりますので、
今回はどうかご容赦いただけますよう、重ね重ねお願い申し上げます。

△△商事
山田

先方に謝罪と誤送信したメールの削除を依頼したあとは、本来送るはずだった正しいメールを送信し直しましょう。

先方からメールの誤送信があった場合の対処法

パソコンに向かい対応の仕方を考える女性

自分がメールを誤送信してしまうケースがある一方で、クライアントから誤送信メールを受け取ることも少なからずあるものです。この場合、どのように対応するのがベストなのでしょうか。

宛先ミスのメールを受け取った場合の文例

件名:Re:○○の件

××株式会社
経理部 ○○様

いつも大変お世話になっております。
△△商事の山田です。

先ほどお送りいただいたメールを拝見したところ、宛先を誤って送信されているようです。
お手数をおかけしますが、送信先のご確認をお願いいたします。

△△商事
山田

添付ファイルが送付されていない場合の文例

件名:Re:○○の件

××株式会社
経理部 ○○様

いつも大変お世話になっております。
△△商事の山田です。

先ほどお送りいただいたメールを拝見したところ、ファイルが添付されておりませんでした。
恐れ入りますが、再送いただきますようお願いいたします。

△△商事
山田

誤送信メールに対する返信は、上記のように事務的でシンプルな内容にするのがベター。相手の間違いを指摘するのではなく、あくまで「確認をお願いいたします」という表現にすると好印象です。

向こうからお詫びのメールを受け取ったら、「この件につきましては一切口外いたしませんのでご安心ください。今後ともよろしくお願いいたします。」と、相手の気持ちに配慮した思いやりあるメッセージを付け加えるのも好感度が高いでしょう。

仕事でやってしまったメールの誤送信体験談10

ちゃんとアドレスは確認

チョコおじさん(47歳 会社員)


顧客に提出するプロジェクトの進捗報告書をチーム内でまとめていた時のことです。

顧客にそのまま報告して良いか、非常に問題となりそうな箇所が報告書内にありました。顧客に提出する前に、そもそもこの部分を報告するか、報告するとしたらどのような表現にするか等社内で検討することにしました。

そのため、報告書の該当部分(Wordファイル)にコメントを付け、私なりの考えをそこで述べ会議を行うことにしました。会議前に一応メンバーにはメールでそのファイルを送信すると、しばらくしてメンバー一人から「送信先に顧客が入っている」と連絡を受けました。

大慌てで顧客に、謝罪の電話を入れ、幸い、顧客がいい人で「色々検討くださっているようですね。こんな感じで報告いただければウチも社内処理が楽です」とアドバイスいただきました。それ以来、メールアドレスは一つ一つちゃんと確認するようにしています。

リメールでやりとりをする

けん(32歳 事務職)


私が仕事でメールの誤送信をしてしまった相手は、同じ部署の先輩の女性です。

同僚と任されている仕事について、メールのやりとりをしながら作業していたのですが、メールを誤送信してしまった先輩に最終的にチェックをお願いしなければならないので、先輩の好みに合うような内容に変更しようとしていて、メールの本文内にその先輩の名前を何度も出していたので、ついその先輩宛てにメールを送信してしまいました。

メールを誤送信した後、すぐに気づいたのでその先輩に謝りに行きました。メールの誤送信をして以来、二度と同じミスを繰り返さないように、同じ人たちとたびたびメールのやりとりをする場合はリメールで返信するように変更しました。

上司に怒られてるパソコンを操作してる男性社員

原価表がお客様に!

あか(34歳 事務職)


住宅メーカーの営業をしているときに、商談中のお客様にそのお客様の間取りの原価表を誤送信してしまいました。そのお客様と当時の上司の苗字が同じで、上司に送るつもりが勘違いしてお客様に送ってしまったのです。すぐに気づいてお客様に連絡し、謝罪をしてすぐにメールを消してもらいました。

会社を経営しているお客様だったので、原価表を見ても仕方ないと理解してくれ、大きな問題にはなりませんでした。ただ、上司には怒られ、社内でも大きな問題になりました。

それ以来、苗字の前には必ず、上司、お客様などをつけてメール登録をするようにしています。また、原価表などはなるべくメールでは送らずに、直接上司に渡して確認してもらうことにしています。

システムテスト中のメール誤送信

ちあき(42歳)


プログラマーをしていた時の話です。客先の見ず知らずの社員さんに誤送信をしてしまいました。

自社でテストする際は送信サーバーから外に出ないように工夫したりしていましたが、お客様のテスト環境は本物のデータがそのまま入った状態でテストモードにしない限りメールが送信されてしまうという作りになっていました。そのテストモードに切り替えるのを怠り、テストの際に何名かに誤送信してしまったのです。

たまたま送信先がシステム担当のお客様の同期の社員さんで謝って大きな問題になりませんでしたが、役員などでなくてよかったと思っています。以降、テストモードの切り替えは本物のデータを書き換えても影響のない箇所に設定し、メール送信に関わる操作の際はより一層気をつけるようにしました。

謝罪してるスーツを着た男性

メールを誤発信した時のエピソード

とし(43歳 医療職)


私が仕事上でメールの誤発信をしてしまった相手は上司です。

同僚に仕事の内容と共に仕事に対する愚痴が入った内容のメールを送ろうとしたのに、うっかりメールアドレスを打ち間違えてしまいました。そしてメールアドレスの打ち間違いに全く気がつかないままメールを誤発信してしまったのです。

メールを誤発信した後で、すぐに間違いに気づいて、直接上司に謝りに行きました。私の上司は、一応その場では許してくれましたが、かなりその後仕事を一緒にするのが気まずくなりました。

メールの誤発信をして以来は、メールを送る時は必ず送る先のメールアドレスの再チェックを欠かさずに行うようにしています。重要なメールの際には、時には3回くらいチェックをしてから発信します。

同じ名字に気をつけろ!

ショートケーキ(33歳 事務職)


私の会社では、メールアドレスを検索する際にグループ会社も含めかなり大多数のアドレスが名前の順で管理されています。検索する際には氏名両方確認し、漢字まで確認しないと正しい宛先になっているか分からない検索機能になっています。そのため、よくある名字の人に送る際は細心の注意をしないとなりません。

同姓同名でそれぞれ違うグループ会社に所属する二人がいて、私は名前を確認し、その人が宛先だと思い送信先に設定してしまったのですが後から違う会社の人の方に送ってしまっていたということがありました。

すぐにもう一度その方にメールを送り先ほど送ったメールは削除してもらえるようお願いし、事なきことを得ました。それ以降は氏名の確認だけではなく、会社名と所属部署まで確認して宛先を間違えないように気をつけています。

添付し忘れ

さくら(29歳 地上職)


会社の先輩に対して誤送信でメールしてしまったことがあります。

共に社内での資料まとめを行なっていましたが、勤務時間などが異なっていることが多く実際に会って話をすることが難しい状況であったため、よくメールで連絡を取り打ち合わせを行なっていました。

ある日打ち合わせのメールを送った際に、添付資料をご参照くださいと書いたにもかかわらず、資料を添付し忘れていました。慌てて謝罪の文言と共に資料を添付して再送しましたが、忙しく何通も他にメールがきてさばくのが大変な中、一通余計なメールを増やしてしまい申し訳無く思いました。

それからは送信する前にきちんと資料が添付されている、送信先に間違いはないかをチェックしてから送信するように気をつけています。

まさかの誤送信です

まっすん(46歳)


イベント運営でお世話になった担当者様に開催のお礼と今後の運営についてのメールを送信した時の話です。

「お疲れ様です」と入力し、メールを送ったはずでした。いいお返事がいただけたらいいなと期待し返信を待っていたところ 「おれさまです」とタイトルのメールが届きました。「なぜ?」と思っていたところ、実はこちらから送ったメールに「お疲れ様です」が「おれさまです」と送信されていたというなんとも間抜けなお話です。まずはお礼をと思い、しっかり確認しなかった私のミスです。

それを逆に「何様?」とユーモアのあるメールの返信をいただいたので良かったですが、ちゃんと確認をしないと怒られるどころか仕事を失いかねないミスだったと思います。

メールをご送信して悔やんでる男性社員

言い訳の仕方が浮かばない

ぺーち(29歳 事務員)


私のPCに割り振られたアドレスだと信じて疑わなかったそれは、社内しかも本社でまで確認できる共有アドレスでした。

そのことを全く知らずに、上司から『この後お客さん来て、6時くらいには出るからお店予約して』と頼まれたので二つ返事で接待のお店の予約をすることに。しかし、ただ予約したのではもったいないと、ホットペッパーから予約しポイントをしっかり自分のものにしました。

さらに「コースは嫌だ」といつも言う上司ですが、お店に行ってから待たされるのも嫌とのこと。ある程度何か出してもらえるよう手配するのですが、私の文面は「おじさんが四人で接待に利用するため何かいい感じに喜びそうなものを3品ほど見繕って出して頂きたいです。時間にはややルーズなので10分前後そっとしておいても大丈夫なものでお願いします」と、時間通りに行けなかったときの対策までしました。

そして予約完了し、打ち合わせもそこそこに予約したお店へ行く上司を見送った翌日。上司が私のデスクの横へ来て、「おじさんなのでタコワサすっごーく美味しかったよ。」と…。普段から仲の良い上司ですが、謝り倒してバレていないポイント横取りの件もカミングアウトしてお許しを頂きました。

誤送信から学んだこと

さーにー(31歳)


誤送信した相手は、取引先のお客様です。

郵送物が立て込んでおり、本日中に発送する書類が混在し、他の保客様へ送付する書類を誤って他社へ送付してしまいました。お客様自身から、「弊社の書類じゃない書類が紛れ込んでいる」との連絡を頂き、発覚しました。

すぐに上司に報告し、再発防止策をチーム内で検討し始め、同じミスをしないようにチーム内で郵送物を確認する人を設けて、必ずダブルチェックをしてもらうように決めました。

また、「発送時間よりも2時間前には送付する書類を営業から受け付けない」という締め時間を設けるようにし、余裕を持って郵送準備に取り掛かれるように工夫するようにしました。その他には、宛先と郵送する書類のお客様名の確認も徹底しています。

メールの誤送信は迅速な対応がカギ

対応できずに悩む女性社員

メールの誤送信を起こさないためにも、日頃から防止策をとることはもちろん重要ですが、万が一誤送信してしまった際にどういった対応をすべきか、しっかり頭に入れておくことも必要です。
また、先方から誤送信のメールを受け取った際にも、スマートな対応ができればビジネスマンの鏡です。細かなメールのマナーを身に着けて、デキるビジネスマンを目指しましょう。

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