外国人とのコミュニケーション術!円滑に仕事を進めるコツ

外国人とのコミュニケーションの取り方を紹介します。意思疎通が難しい、社内ルールを分かってもらえないなど同じ職場にいる外国人スタッフとのコミュニケーションに悩んでいる人は、一緒に働く外国人との接し方で困った経験がある皆さんの体験談を参考にして、仕事を円滑に進めるコツを学びましょう。

外国人とのコミュニケーション術!円滑に仕事を進めるコツ

同じ職場で働く外国人スタッフの出身は?

日本を訪れる外国人観光客が多い中、ビジネスシーンではこれまで日本で働く外国人はあまり多くはありませんでしたが、近年は日本人と外国人が一緒に仕事をする機会が増えてきています。今回、同じ職場で外国人スタッフと共に働いている皆さんに、コミュニケーションの取り方で困ったことや、その解決方法などについての体験談を寄せてもらいました。

その中で、同じ職場にいる外国人スタッフの出身国を聞いたところ、以下のような国々が挙げられました。

  • 台湾
  • 中国
  • 韓国
  • マレーシア
  • 香港
  • ネパール
  • オーストラリア
  • ドイツ
  • ロシア

台湾出身者と働いていると答えた人が3名と一番多く、中国と韓国が各2名、あとはマレーシア、香港、ネパール、オーストラリア、ドイツ、ロシアが各1名という結果になりました(1人複数回答あり)。アジアからヨーロッパまで、外国人スタッフの出身国も様々です。

外国人スタッフとコミュニケーションする時の工夫:会話編

外国人男性と喋る日本人男性

外国人スタッフとのスムーズなコミュニケーションを妨げるものの1つに、言葉の問題があります。外国人スタッフと日本人スタッフでは母国語が違いますから、「言葉が通じない」という問題が起こるのは当たり前と言えるかもしれません。

そこで、今回寄せていただいた体験談から『会話編』として、職場での外国人とのコミュニケーション時にしている工夫を紹介します。

難しい日本語を使わず、できるだけ簡単な言葉で話す

  • あまり難しい日本語を使って話せない
  • 仕事に必要な専門用語の理解が難しい

前者は中国・韓国出身のスタッフたちと一緒に病院勤めをしている人の困りごと、後者は香港・台湾出身のスタッフたちと不動産業に就いている人の困りごとです。

前者のケースで言えば、日本語の話し言葉や、平仮名、片仮名、漢字など文字の理解度も人によって違います。話すのが難しいなら、筆談でと思うかもしれませんが、文字もよく理解していないこともあるので、そのあたりの配慮も必要です。さらに、後者のケースでは仕事に必要な専門用語を把握することは日本人でも簡単ではないので、外国人にとっては尚更難しいでしょう。

いずれの場合も、相手の理解度を考えながら、できるだけ簡単な分かりやすい日本語でゆっくり話すよう心がけましょう。

曖昧な表現をせずにハッキリ言う

  • 日本人特有の曖昧な表現をなかなか理解してもらえない

これは、台湾出身者のスタッフと一緒に接客業に就いている人の困りごとです。日本語自体は流暢に話せる外国人スタッフでも、日本人特有の曖昧表現は伝わりにくいものです。

例えば、「この商品の在庫を確認しておきましょうか?」と外国人スタッフに聞かれて、日本人スタッフが、「それはいいよ」と答えたとします。この場合、日本人は「在庫確認の必要はない」という意味に捉えますが、外国人の場合は在庫確認したほうがいいのか、しなくてもいいのか迷う人が多いといいます。

外国人とのコミュニケーションでは、ハッキリ言わなくても分かってもらえるだろうという考えは捨て、曖昧表現をせずに必要なことは相手が分かるようにハッキリと言いましょう。

あまり謙遜せずに素直な気持ちを伝える

  • 日本人特有の謙遜があまりうまく伝わらない

これは、ドイツ人の同僚がいる、コンサルティング会社で営業事務をしている人の困りごとです。外国人とのコミュニケーションでは、このケースもよく見受けられます。

着ている洋服を外国人の同僚に褒められたので謙遜したら、「自分にもっと自信を持って!」と少し怒り気味に言われたといいます。周囲からの褒め言葉に、「それほどでも」や「そんなことないですよ」と謙遜する日本人も少なくありません。

謙遜することも日本人特有のものと言えますが、外国人には伝わりにくいです。褒められた時は「ありがとう!」とストレートに嬉しい気持ちを表したほうが、相手にも好印象を与えます。

ボディランゲージや片言の簡単な英語を使って話す

  • 英語が堪能な社員不在の場所での意思疎通が難しい
  • 細かいニュアンスが伝わりにくい

前者はオーストラリア人スタッフが同じ職場にいる、広告・Webサイト制作会社営業職の人の困りごと、後者はネパール人と一緒に事務の仕事をしている人の困りごとです。前者のケースのように、英語を話せる社員数が限られているなら、何とか工夫して自らコミュニケーションを取らなければいけません。また、後者のように、外国人に細かいニュアンスが伝わらないこともよくあります。

通訳してくれる社員がいなかったり、細かなニュアンスが伝わりにくかったりして困った時はボディランゲージや片言の簡単な英語を使うなどして意思疎通を図りましょう。言葉がよく分からないながらも一生懸命伝えようとする姿勢を見せることで、相手も何を言いたいのか理解する努力をしてくれるに違いありません。

また、外国人との会話ツールの1つとして、翻訳アプリを利用する方法もあります。話す内容がそれほど難しくなければ、翻訳アプリを使うとスムーズに会話ができます。

翻訳アプリのおすすめを教えて!仕事で役立つ5選

口頭での会話が難しい時は筆談を取り入れてみる

  • 仕事に関する会話をしている最中に何度も聞き返された

これは、台湾人と一緒に菓子販売スタッフとして働く人の困りごとです。台湾人スタッフが入社したての頃、日本語力は日常会話ができる程度でしたが、仕事のことになると理解が難しく、何度も言葉の意味を聞き返されたといいます。

この場合、コミュニケーションの工夫として取り入れたのは、漢字を使った筆談です。台湾でも漢字が使われているため、漢字を使って筆談することで、口頭での会話だけよりは言いたいことが相手に伝わりやすく、仕事も比較的スムーズに進むでしょう。

外国人スタッフとコミュニケーションする時の工夫:その他編

キムチを食べる女性

職場での外国人スタッフとのコミュニケーションで、「困ったな」というのは会話の時だけではないはずです。外国人と日本人の違いは、言語だけでなく、民族性や生活習慣などにもあるため、同じ職場で一緒に仕事をするとなれば、お互いに様々な困りごとが生じるでしょう。

今度は会話以外のことで、外国人スタッフと接する時の困りごとを紹介します。会話の時と同じように、こちらの言い分を押し通すばかりでなく、相手の気持ちに寄り添うことを忘れないようにしましょう。

お客さんとの会話に夢中にならないよう注意する

  • 仕事そっちのけで同郷のお客さんとの話に花が咲いてしまう

接客業に就いている外国人スタッフによく見られるケースではないでしょうか。異国で頑張って働いている外国人にとって、同郷のお客さんとの母国語での会話は楽しく懐かしいものです。ついおしゃべりに夢中になる気持ちは分かりますが、仕事の手が止まるのはよくありません。

今回の体験談にあった対応策としては「お客さんとの会話に夢中で仕事をおろそかにしないように」と、接客が終わってから注意したとのことです。

「手伝ってくれると助かる」と言って残業をお願いする

  • 残業を全くしてくれない

これも、外国人スタッフと同じ職場で働く日本人スタッフの多くが困っていることだと言えるかもしれません。

「生産性が上がらない・効率が悪い」「健康に影響する」「プライベートな時間が減る」などの理由から残業をしない外国人が多いです。本来その日にやるべき仕事は就業時間内に終わらせなければいけませんが、残業せざるを得ない日もあります。

いつも定時で帰る外国人スタッフに残業をお願いする場合、「手伝ってくれると助かる」「あなたの助けが必要」という言い方をしてみましょう。「まだ仕事が沢山あるから」ということを理由にしても、「今日できなかった分は明日やります」となってしまいます。お願いのしかたにも工夫が必要なのです。

日本とは違う食文化を知る良い機会と思って我慢する

  • 昼食時に食べるキムチのにんにく臭が辛い

これは、韓国人スタッフが昼食時に食べるキムチが原因となる困りごとです。韓国=キムチという印象が強いですが、今では日本人もキムチ好きが大勢います。しかし、韓国人が食べているのは自家製のものも多く、日本人向けに作られるものには使われていない食材や調味料などが入っていることもあります。そのため、日本で食べるキムチとはまた違ったニオイがします。

今回体験談を寄せてくれた人は、韓国人スタッフが食べるキムチのにんにく臭が嫌と感じているものの、自分の知らない韓国料理を色々ごちそうしてくれるので臭いについては我慢しているとのことです。一緒に働くスタッフの出身国の食文化を学ぶ良い機会なのではないでしょうか。

丁寧に粘り強く指導する

  • 急用の電話に対して、あまり折り返してくれない
  • 仕事中に私用の買い物に行ってしまう

これらは、複数のネパール人と一緒に働いている人の困りごとです。体験談では「お国柄なのか、マイペースな子が多い」とのことですが、これは個々の性格もあると思うので、お国柄と一概には言えません。

どちらも、仕事の質や進み具合などに影響してしまうことなどで、こればかりは繰り返し丁寧な指導が必要です。すぐ電話の折り返しをしないことや仕事中に私用の買い物に行くことがなぜダメなのかを分かりやすく説明しなければいけません。

教育係が指導しても改善されない場合は、上司に指導してもらう

  • 時間にルーズで遅刻が多い

時間にルーズな外国人は少なくありません。もちろん日本人もよく遅刻する人はいますが、基本的に日本人は『時間を守る』という印象が強いのではないでしょうか。個々の性格や国民性によっても違いがあるため、すべての外国人がそうとは限りませんが、そもそも外国人と日本人とでは時間感覚が異なり、10分や15分の遅刻は遅刻のうちに入らないと考える人が多いです。

遅刻は癖になることも多いので教育係が指導しても改善されない時は、上司に指導をお願いしましょう。遅刻をしないのが、日本でのルールだということを丁寧に説明することが大切です。

コミュニケーションのコツは、相手を理解しようと努力すること

勉強会のスピーカー

一緒に働く外国人スタッフとのコミュニケーションを深めることは、仕事を円滑に進めることにも役立ちます。

コミュニケーション不足は、様々な誤解やトラブルを生む原因になります。育った国も環境も違う人たちが同じ職場で働くのですから、良い関係性を保っていくためにはお互いに相手を理解しようとする努力を忘れてはいけません。こちらから寄り添えば、相手もオープンに接してくれるようになります。それが他の社員たちや仕事自体にも良い影響を与えるでしょう。

お互いの国の言葉や文化を知るための勉強会を開くと良い

日本人スタッフと外国人スタッフの円滑なコミュニケーションのため、社内勉強会の開催を上司に提案してみるのも良いアイディアです。外国人スタッフにだけ日本語の勉強をしてもらったり、日本の文化・風習などを知ってもらったりするのではなく、日本人も外国人スタッフの母国語や国の文化などを知る必要があります。

「外国人社員がヒステリックな精神状態になってしまう時は、気持ちが落ち着くまでそっとしておく」、「外国人医師がいる病院では患者さんが驚かないようにフォローする」など、今回寄せていただいた体験談の中ではこのようなケースもありました。

勉強会では、仕事をするうえで困ったことが起きた時の対処法など一緒に考えることも、相互理解を深めるきっかけになります。

国際化が進む中、外国人が日本で働くための支援策も色々ある

インターンシップのグループ

ここまで職場にいる外国人スタッフとのコミュニケーションのコツを紹介してきましたが、日本人と外国人が共に働く職場が増えている現在、日本で働きたい外国人向けに、どのような支援が行われているのかについても軽く触れておきましょう。

少子化による生産人口の減少に歯止めをかけようと、外国人を雇用する日本企業が増え、日本で働く外国人のための新しい法律も、徐々に整い始めています。

2018年6月に政府により閣議決定された「経済財政運営と改革の基本方針」の中で、外国人労働者の新たな在留資格を設け、外国人の単純労働者を増やす方針が打ち出されました。また、2017年11月1日に施行された技能実習法によって、外国人技能実習制度の対象として介護職種が追加されています。

日本で働きたい外国人向けの取り組みをいくつか挙げてみます。

  • 就職ガイダンスの実施
  • インターンシップの実施
  • 就職面接会の実施
  • 外国人技能実習制度の利用

東京・大阪・名古屋の外国人雇用サービスセンター(ハローワーク)などを中心として、在留資格などのことも含めた色々な情報が得られる就職ガイダンス以外に、インターンシップや就職面接会などを実施しています。

さらに、日本企業で身につけた技術や技能を母国発展のために役立てたいと考える外国人のために、外国人技能実習制度というものもあります。この他、各市町村でも様々な外国人向け就労支援事業が行われていますし、留学生の場合は在籍中の大学などでも就職支援を受けられるでしょう。

外国人スタッフとのコミュニケーション体験談

ワークスペース

同じ職場に外国人がいる皆さんのコミュニケーション体験談を紹介します。言葉や文化などが異なる外国人スタッフと、どのようにコミュニケーションを取り合っているのでしょうか。一緒に働く外国人スタッフとのコミュニケーションの取り方に悩んでいる人は参考にしてください。

わかりやすい言葉で話す

モク(30歳)


医療従事者で、病院に勤めています。今の職場に勤めて7年になります。

外国人スタッフは最近増えていまして、出身地は中国、韓国ですね。会話で困ったことは、相手の理解度を考えてこちらも話すので言葉を選ぶ必要があり、あまり難しい日本語は使えないところが大変です。また、外国籍スタッフの中には日本語(平仮名・片仮名・漢字)が読めないという方もいますので、どうしても会話中心になってしまいます。そのため、外国人スタッフと話す時は、わかりやすい言葉で話すようにしています。

言葉の問題以外で困ることは、国民性から来る考え方の違いでしょうか。こちらは「日本ではこうするんだ」という事を教えて理解してもらうようにします。これから先、外国人スタッフがたくさん入ってくることになりますので、このような体験が少しでも役に立てば幸いです。

お互いの国を尊重する気持ちで接する

なつみ(40歳)


接客業で10年働いています。

私の職場には、台湾出身のスタッフがいます。そのスタッフは、日本で学校を卒業したということで、日本語は流暢に話します。ただ、日本人特有というのか、曖昧に済ませる表現などはなかなか察するのが難しいようで、最初は日本人スタッフ、台湾人スタッフ双方で戸惑いがありました。しかし、日本人スタッフも、「言わなくても分かってもらえる」という甘えがあることに気づき、必要な事はしっかり話したり、誰にでも分かるように文章にしたりするなど、気をつけるようにしました。

台湾スタッフはお国柄なのか、とても明るくポジティブなのはすごく良いのですが、同郷のお客様が来ると、仕事そっちのけでお客様と話し込んでしまうので、それには困りました。そういう時は、お客様は大事だけど、盛り上がり過ぎないよう注意しました。

必要な事を注意するというのは、国籍は関係ないことなのでこちらが真摯に対応すれば必ずわかってもらえます。外国籍スタッフとのコミュニケーションは、誠意を持ってきちんと伝える事。そして、お互いの国やお互いの言語を尊重する気持ちが大事です。

100%の意思疎通は難しい

2ndSecco(29歳)


カフェ店員として働いて4年になります。

同じ職場にマレーシア出身のスタッフがいます。英語でコミュニケーションを取る事はもちろんなのですが、何故か私の言いたい事を曲解して受け取ってしまうので、意思疎通が取れない事が多いです。工夫という程の事ではありませんが、曲解して受け取られてしまった時は、大抵悪い意味として捉えている事が多いので、彼女の機嫌が直るまでそっとしておきます。

国民性なのか、彼女の気質故なのか、機嫌を損ねるとヒステリックになる事がたまにあります。その状態になると、お客様にまで届いてしまう程大声でがなり立てるので大変困りますが、この場合も機嫌が直るまでそっとしておくしかありません。私以外のスタッフもそのように対応しています。

言語の問題で意思疎通が出来ないのであれば、相手が分かってくれるまで何度でも説明すれば分かってくれるはずです。ですが、私のケースのように、相手の気質を考慮して対応する事もまた、コミュニケーションを上手く取る為に必要な事だと思います。

ストレートなコミュニケーションを!

あか(34歳)


コンサルティング会社の営業事務として4年働いています。

同じ職場で働く方は、ドイツ国籍の方です。その方は日本に住んで10年以上経つので、日本語もとても上手ですが、日本人独特の謙遜や遠回しの断り方などがあまりうまく伝わりません。彼が私の洋服などをほめてくれ、謙遜すると彼は本気で少し怒り「もっと自信をもって!」と言ってくることもよくあります。そこで、彼には謙遜や遠回しな言い方はせずにストレートに話をするようにしています。

また、彼はとてもまじめですが残業などは全くしてくれないので、「あなたが手伝ってくれると助かる」と言って残業をお願いするようにしています。

外国人の方とのコミュニケーションはとても難しいですが、仲良くなるととてもフランクで親切だと思うので、素直に気持ちを伝えたほうがよいと思います。

分からなくても話しかける努力が大事

ともぞう(29歳)


広告・Webサイト制作会社の営業をしています。

システムエンジニアにオーストラリア出身の男性がおり、日本語があまり話せません。うちの会社には英語が堪能な社員が1人しかいないので、その人がいない場所での意思疎通に困ることがあります。

円滑なコミュニケーションを取るにはボディランゲージや、片言でもいいので出来るだけ知っている英単語を使って会話を試みることが大事だと思います。頑張って話しかけると笑顔を向けてくれますし、何となく理解してくれる気がします。言葉の問題以外での困ったことは特にありません。

外国人スタッフとは無理にでも積極的に接することで、言葉の壁を越えられると思います。そうして仲良くなれば、文化の違いもさほど気になりませんし、お互いの文化を自然と理解し合えるはずです。まずは「頑張って話しかけること」これに尽きると思います。

優しくて頼りになる先輩

はひひ(25歳)


介護施設で働いて7年です。

職場に韓国人の女性がいます。普通の外国人よりも日本語は上手なのではないかと思いますが、たまにわけのわからない事を言うときがあります。またメモを取る時には韓国語でメモを取っているので、何が書いてあるかさっぱりわからずとても困ります。話をしていても別の言葉と勘違いしているようで、話が食い違うことがあります。

また、昼食の時にキムチを食べているので、キムチのにんにく臭がものすごく辛いです。でも韓国の料理を持ってきてくれたりして、ご馳走してくれるので今まで自分が食べたことのないような食べ物がたくさんあり、すごく勉強になります。

韓国人といえばテレビで見る韓国人を想像していたのですが、その方はすごく優しくて頼りになる先輩です。

粘り強く教える

ゆゆゆゆゆん(30歳)


事務職に就いて3年目です。

職場には、ネパール出身のスタッフが数人います。基本的な受け答えはできるのですが、細かいニュアンスの違いはどうしても伝わりにくいです。なので、ジェスチャーを交えたり、簡単な英語を使って話したりしています。

言葉以外では、お国柄なのかとてもマイペースな子が多いイメージです。こちらが、急用で電話してもあまり折り返しはしてくれません。「次会った時でいいや」くらいに思われていることはしばしばあります。また、仕事中なのに私用の買い物に行ってしまうなんてこともありました。

1つずつ丁寧に粘り強く教える、指導することを徹底しています。外国人スタッフとのコミュニケーションに悩むなら、会話する時間や機会を増やすことです。所詮外国人と言っても、同じ人間です。距離が近づけば分かり合えることもたくさんあります。いっぱい話せば理解し合えると思っています。

笑顔を絶やさない

ポコポコさん(30歳)


医療職で6年勤務しています。

ロシアや中国、東南アジアの国など多国籍の医師がいる職場です。先生で頭は良いので日本語はある程度話せますが細かいニュアンスが伝わらないことがあり困ることがあります。円滑なコミュニケーションをするために、基本的なことですがこちら側も笑顔を絶やさないように意識しています。

言葉は問題ないですが、患者が一瞬びっくりしてしまうことがあるので、「優しいので大丈夫ですよ」など事前に声をかけておくと診察などもスムーズに進むような気がします。

同じ職場で働く外国人スタッフとのコミュニケーションで悩むこともあると思いますが、日本人同士ですら問題が生じる人間関係なので、上手くいかないことを前提に思っていると意外と上手くいくのではないでしょうか。

遅刻で必死になっている男の人

上司の指導が必要

ベンジャミン(38歳)


不動産業に就いて9年経つ者です。

職場にいる外国人スタッフは、香港と台湾の方です。会話で困ったことは、不動産に関する慣習を理解できていないところでしょうか。手付金や敷金などの慣習が外国にはないらしく、理解してくれません。円滑なコミュニケーションの工夫といえば、実際にお客様の立場になってみて、日本人が説明したことを理解できたかレッスンをしています。こちらもなるべく理解できる平易な日本語でゆっくり説明して、少しでも理解できるよう努めています。

その他、時間にはルーズで、遅刻の重要性を認識していないのはあります。電車が遅れて遅くなったと平気で言ってきます。

外国人は、日本の文化や風習に慣れていないこともありますが、理解してくれないと会社として困る場合には、上司から強く指導してもらいます。ただ、不信感を抱いて、雰囲気が悪くなってしまうため、何事も押し付けはよくありません。遅刻など守ってもらわないと困ることに関しては、上司がきちんと指導する必要があると思います。

一緒に仕事をしようという姿勢が大切

Pupu(30歳)


菓子販売スタッフとして、6年勤めています。

職場には、台湾国籍の女性スタッフがいます。その女性が入社してきた当時、日本語は日常会話が出来る程度でした。しかし、仕事中のやりとりは本人にとって聞き取りにくく、何度も聞き返されることが多くありました。円滑にコミュニケーションを取るために、筆談を取り入れました。台湾人なので漢字を使ったほうが意思疎通を図りやすかったからです。

台湾人は比較的日本人と似ているようで、仕事に対する姿勢に関しての問題はあまりありませんでした。強いて言えば、少し面倒くさがりだったかもしれません。しかし、一緒に頑張ろうと声をかければ、何も言わずに取り組んでくれました。

コミュニケーションを取ることは、相手が日本人だろうが外国人だろうが、関係ないように思います。相手の国の文化や、その人の気持ちをこちらがしっかり理解をして、その上で一緒に取り組もうという姿勢を見せれば、相手も必ず応えてくれると思います。