ビジネスメールで追伸を使う時は相手に失礼のないようにしよう
ビジネスメールで追伸を使った経験があるという人は、あまりいないでしょう。そもそも、メールにおいて追伸を使うという場面自体が、なかなか珍しいものだと言えます。そのため、どういった時に追伸を使えば良いのかわからないという人も少なくはないでしょう。
ビジネスメールにおけるマナーを守っていないと、追伸は相手にとって失礼なものとなってしまうこともあります。使い方をしっかりと確認して、気持ちの良いやり取りができるようにしましょう。
ビジネスメールの追伸は書き足したいことを伝える書き出しとして記すもの
追伸とは、本文中に書き忘れたことや、書き足しておきたいことを伝える役割を持っています。わざわざ本文とは別に書いておくのは、本文中に書くまでもないと判断したり、書き足す手間を省いたりしているからです。
追伸は、多くの場合「PS」と書かれます。この「PS」とは、「postscript」の「p」と「ｓ」をとったものです。「p.s.」「ps」「PS」「P.S.」など、書き方に迷ったことがあるという人も多いでしょうが、どれを使っても問題はありません。ただし、「P.S」「p.s」のように、ピリオドを半端に打ってしまうことには気をつけてください。
もちろん「PS」のように英語表記だけではなく、「追伸」と日本語で表記することもあります。ビジネスメールでは「追伸」を使った方が硬いイメージを与えることができるでしょう。
ビジネスメールでの追伸の書き方のポイントは「短く」「目上の人には使わない」
ビジネスメールにおいて、追伸はあまり使わない方がいいものだと言えます。それは多くの場合が、相手にとって失礼にあたると考えられているからです。ビジネスメールは、本来ならばひとつのメールにひとつの用件だけを書くことになっていますから、追伸を使ってしまうと内容が二つになってしまい、ごちゃごちゃとして伝わりにくくなってしまいます。
それだけではなく、追伸を使って長々と用件を書くと、この人は本文を書き直すのが面倒だったのだろうか、と思われてしまう可能性も考えられます。メールは手紙とは違い、本文を書き直してから送ることができますから、わざわざ追伸で用件を書く必要はないのです。もし追伸で書きたいことが長くなりそうであれば、きちんと本文を書き直し、ひとつのメールとして完成させましょう。または、もう一通別のメールを作成した方が、相手にとってはわかりやすいと言えます。
特に、取引先に送るビジネスメールなど、かしこまった場面では使わない方が無難でしょう。相手にどう受け止められるかわからない危険がある以上、使うべきではありません。追伸に関しては、個人によってとても失礼だと捉える人もいるのです。また、同じく上司のように目上の人にも使わない方が良いでしょう。受け取った人が、自分を軽んじられているのではないかと感じてしまってはいけませんから、追伸を使う場面は慎重に選ぶべきです。
ビジネスメールでの追伸の使い方：相手を気遣う時や食事に誘う時
ビジネスメールを送る際に追伸はあまり使わない方が良いものですが、使っても良い場面もあります。それは、相手を気遣ったり、食事に誘ったりするという時です。本文で言うほどではないけれど、伝えておきたいな、といったことを追伸で書いておくといったところでしょう。実際に、ビジネスメールで使う追伸の例文を見ていきましょう。
相手を気遣う時の追伸の例文
- P.S.寒い日が続きますが、体調を崩されぬようお気をつけください。
- P.S.暑さが続いておりますが、夏バテなどにはどうかお気をつけください。
- P.S.いつも残業お疲れ様です。私に手伝えることがあれば何なりとお申し付けください。
これらは、相手を気遣う追伸の例文です。特に季節のことに触れたり、相手が忙しそうにしていることに触れたりするのが良いでしょう。
また、仕事に関して「自分にできることがあれば手伝います」というフレーズは、社内において使えるビジネスメールの追伸例です。上司や先輩などに送ると効果的でしょう。特に相手に残業が多いような時には、一声かける意味合いで追伸を添えておくと良い心遣いの文となります。
追伸として最もポピュラーなのが、相手の体調などを気遣うフレーズで「健康に気をつけてください」といったことはよく使われる追伸の例です。これはあまり長くなりすぎないようにしましょう。長くなりすぎると、くどくなってしまいますし、追伸でそこまで言われてしまうと、メール全体のボリュームのバランスがおかしいと相手が感じてしまいます。
あくまでも追伸はあとがきのようなものですから、本文よりも目立ってはいけません。本文を読み終えた後に、ほっと温かい気持ちになれるような一文を考えましょう。相手を思いやる気持ちは大切にするべきですが、それは長々と書くべきではありません。
相手を食事に誘う時の例文
- P.S.会社の近くに美味しいレストランを見つけました。先日の御礼をさせていただきたいので、ぜひご一緒にお食事をいたしませんか。
- P.S.息抜きも兼ねて、今度お食事でもいかがですか。
- P.S.先日美味しいレストランを見つけましたので、今度ぜひお食事をしませんか。
これらの例文のようにビジネスメールで相手を食事に誘う時にも、追伸を使うことをおすすめします。この時に気をつけたいのが、あくまでも誘っているだけで強制をしてはいけないということです。強制をしてしまうと、押しつけがましくなってしまい、相手は誘いに乗る気が失せてしまいます。追伸として食事に誘っているのですから、あまり強い口調を使うのは避けておきたいところです。
なるべく柔らかい言い方で「よかったら行きませんか」と誘うのが良いでしょう。また、「先日美味しいレストランを見つけました」などといった言い回しはよく使われるものです。その人を誘うきっかけとなったレストランがあったことを知らせる一文であり、切り出し方としてとてもスマートであると言えるでしょう。
また、「先日の御礼をしたいので」「息抜きも兼ねて」など、理由を書いておくと、相手も誘いに乗りやすくなります。唐突に「食事に行きましょう」とだけ書かれていると、なぜ急に食事に誘われたのか、と思われてしまう可能性もありますから、このタイミングで誘った理由や、前置きはきちんと書いておくべきです。
ビジネスメールにおいて、急な文章の展開はあまり好ましくありません。追伸だからといって、ばっさりと叩きつけるようなものの言い方をするべきではないと言えます。ですから、きちんとビジネスメールの書き方のマナーを守った書き方をするように心がけましょう。
ビジネスメールでの追伸の使い方：添付資料を見てほしい時などもOK
ビジネスメールで相手の体調を気遣う時や食事に誘う時以外にも、追伸を使っても良い場合があります。ここでは、その例文を見ていきましょう。
- P.S.ご参考までに、添付した資料もご覧ください。
- P.S.ご質問は、営業部の○○までお願いいたします。
- P.S.当日は東門横にある第二駐車場もあわせてご利用ください。
添付した資料は頼まれたものではなく、あくまでもこちらから提案したものであり、参考にしてもらいたい、という時には、あえて本文に書くのではなく追伸にその旨を書くのも良いでしょう。
また、質問する相手は誰か、ということを追伸で書くのも問題ありません。これは追記ですから、特に強調することではない場合にのみ、このような書き方をしましょう。ですが、周知徹底しておかなければならない情報であれば、追伸ではなくビジネスメールの本文に入れておくべきです。
当日はどの駐車場を使うか、などといった情報を追伸で書いておくのも良いでしょう。こういった情報は、追伸で書いておいた方が目に留まりやすいと考えることもできます。
ビジネスメールに追伸を書く時のその他のマナー
ここからは、ビジネスメールにおける追伸の書き方で、知っておきたいその他のマナーを紹介します。ビジネスメールに追伸を書く際には、相手に失礼のないように以下の点を守りましょう。
ビジネスメールの追伸に返信する必要は基本的に不要
送られてきたビジネスメールに追伸が書かれていた場合、その返信に困るということもあるでしょう。追伸には、基本的に返信する義務はありませんが、もし返信したいのであれば、本文の後に追伸に対する返事を書けばビジネスメールのマナーとしては問題ありません。この時、冒頭に「追伸」とつける必要はないので、気をつけましょう。
食事の誘いへの返事などは、本文の後に書くのが通例です。本文中に返事を書いてしまうと、相手が追伸で書いてきてくれた意味がなくなってしまいます。せっかく追伸として話題を分けて書いてくれたのですから、その気持ちを無下にしないように心配りをしましょう。
ビジネスメール以外で絶対に追伸を使ってはいけない場合がある
ビジネスメールでは、追伸を使ってはいけない場合と使っても良い場合がありますが、ビジネスメール以外のメールや手紙では絶対に使ってはいけない場合があります。それは、失礼だと捉えられるからだったり、不吉を連想させるからだったりと、さまざまな理由が関係していて、追伸が嫌われる原因となっています。
結婚式のお祝いでは追伸を使ってはいけない
結婚式のお祝いには、追伸を使ってはいけません。追伸には、「重ねる」という意味がありますから、結婚を「重ねる」、つまり「再婚」を連想させてしまうのです。ビジネスメールだけではなく、こういったところでも追伸を使わないように気を配ることが必要とされます。追伸とは、非常に扱いが難しいものなのです。
病気や怪我のお見舞いには追伸を使ってはいけない
同じように、病気や怪我のお見舞いにも追伸を使ってはいけません。病気や怪我を繰り返してしまうことを連想させてしまうため、追伸は避けるべきであると言えます。追伸を使って伝えたいようなことは、本文中に盛り込んでしまった方が望ましいでしょう。他の方も心配していました、とか、何日に病室に参ります、とか、そういったことを伝えたいのであれば、追伸ではなく本文に書いた方がわかりやすいですし、相手にも嫌な思いをさせずに済みます。
感謝の気持ちやお礼を伝えるメールや手紙では追伸を使ってはいけない
感謝の気持ちやお礼を伝えるために送るメールや手紙では、追伸は使ってはいけません。追伸はあくまでも本文に「付け加える」ものですから、ついでにありがとうございますと言っておきます、というニュアンスが強く出てしまいます。そのため、感謝の気持ちが正しく伝わらず、相手は軽んじられているのではないかと思い、不快感を抱いてしまうため、追伸は使わないようにしましょう。
「ありがとうございます」という言葉や「お世話になりました」という気持ちは、きちんと本文の中で表現するように心がけてください。決して追伸で、あの時はありがとうございました、などと書いて終わらせることがないようにしましょう。
謝罪のメールや手紙では追伸を使ってはいけない
謝罪の気持ちを伝えるメールや手紙においても、追伸を使うのは避けてください。これも相手に謝る気持ちが本文のついでのように思われてしまうからであり、そうなると本当に謝るつもりでこのメールを送ってきたのかどうか、と疑われてしまいます。
せっかく謝罪の気持ちを込めてメールを送ったとしても、追伸を書いてしまったがために全て台無しになってしまっては意味がありません。この場合の追伸は完全に蛇足になってしまいますから、きちんと本文だけで内容を完結させるようにしましょう。
もし同時に伝えなければならない用件があっても、追伸で伝えるのは望ましくありません。そういった場合には、別のメールを作成するべきです。その方が相手も内容を理解しやすいですし、気持ちいいやり取りができるでしょう。
基本的に、謝罪やお礼など気持ちのやり取りをするメールの場合では、追伸は禁物であると考えてください。「ついでに」という言い方をされると、誰でも気分の良いものではありません。ましてや、重要なやり取りの中でなら尚更のことでしょう。相手のことを思いやったメールの書き方を意識してください。
ビジネスメールでの追伸は食事の誘いや相手を気遣う時などに使う
食事の誘いや相手を気遣う際などに使えるのが、追伸です。ビジネスメールでの追伸は使い方が難しいものですが、上手く使うことができればとても良いコミュニケーションツールになります。追伸を書くことによって、相手を気遣う気持ちや食事の誘いなどの文言を本文に添えることができるので、扱いに気をつけながら使ってみてください。
自分が今どのようなことを相手に伝えたいのか、これは追伸としてメールに書いて適切なのかどうかをきちんと吟味した上で、ビジネスメールを書き上げましょう。追伸の書き方をしっかりと覚えて、ビジネスシーンにおけるメールとして適切なものに仕上げてください。
