名刺の管理方法は整理も保管も簡単がいい体験談15

どんどん増える名刺の管理は簡単にできる方法がおすすめです。名刺が見当たらずビジネスチャンスを逃してしまうのはもったいないことです。ファイルでもアプリでもOK。必要な時に必要な人の情報をさっと見つけられる名刺をちゃんと整理して保管する管理方法で、仕事ができる社会人を目指してください。

名刺の管理方法は整理も保管も簡単がいい体験談15

名刺の管理方法ファイリング派の意見

体験談で、名刺を管理している方法を聞いたところ、15人中10人が「ファイルにファイリングしている」と答えました。

名刺の裏にもらった日時、場所、相手の印象を書き込んで、あいうえおや業種別にラベルを貼ったファイルに名刺を一枚一枚整理しながら差し込み、ファイルを保管する方法が人気でした。

昔から続いているこの名刺の管理方法が人気なのは、どんな人でも迷うことなく整理と保管が簡単にできることにあります。ラベルを手掛かりに検索すると短い時間で目的の名刺を取り出せるので、とても便利です。

ただ、保管したい名刺の数が増えると、それだけファイルの冊数が必要となり場所をとってしまいます。名刺を探すときも時間がかかってしまうため、管理する名刺の数が比較的少ない人に向いている方法と言えます。

名刺管理用ファイリング

名刺の管理方法アプリ派の意見

いただいた名刺をファイルに整理して保管する方法がまだまだ根強い人気を保つ一方で、アプリによる名刺の管理方法も着々とファンを増やしています。なんといっても無料なのに名刺を撮影するだけで名刺のデータベースができる簡単さが忙しいビジネスマンに大うけです。

何百枚何千枚の名刺データがあっても検索は一発ですし、そこからタップするだけでメールを送信したり電話を掛けたり地図を検索したり、並び替えも自由、メモ欄に相手に関する情報も記録することができます。これに慣れたら、もうファイルで名刺を整理保管するアナログ方法には戻れないと感じるかもしれません。

名刺の管理アプリのメリット・デメリット

名刺管理アプリを使うメガネをかけた男性

名刺の管理アプリは、進化の一途をたどっています。名刺をスマホで撮影し、撮影した画像から名前やメールアドレスを正確に読み取って文字データに変換する確率はほぼ完ぺきに近いです。

名刺管理アプリが持っている機能は、単に名刺の情報を取りためる「整理・保管」の機能だけではありません。取りためた名刺データはクラウド上で管理されることから、スマホでもパソコンでも「同じデータを使う」ことができます。

取りためた名刺のデータは、SNSを通じて共有することもできるようになりました。ただし、同じ名刺管理アプリを利用している人の個人情報がオンラインで検索できることから、情報の扱い方には注意が必要です。

オンライン上でたくさんの人とつながることができる名刺管理アプリのメリットは計り知れませんが、個人情報流出の怖さを忘れてはいけません。ここに不安を感じる人は、名刺管理アプリの導入を慎重にすべきです。

名刺の管理方法は簡単が一番いい

名刺の管理方法は、整理保管する名刺の枚数や、名刺の使い方によってそれぞれが選択するのが一番です。ファイルに整理保管するアナログな方法も、名刺アプリで管理する方法も一長一短ありますから、自分が一番管理しやすい方法を探してみてください。

大切なのは、自分にとって名刺を管理する方法が簡単であるかどうかでしょう。名刺入れの中からどれどれと名刺を抜き出す方法でいいなら、それがその人の一番の管理方法です。時代の流行にとらわれず、自分が一番と思う方法で管理をすることが大切です。

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名刺の管理方法体験談

名刺管理アプリを使う女性の現場監督

ここからは、名刺の管理方法体験談を見ていきましょう。名刺をファイリングして整理保管する方法を先に、名刺アプリで名刺を管理する方法を後にご紹介します。自分に合う名刺の管理方法を考えてみてください。

顔が思い出せない

とーの(27歳)


玩具メーカーのマーケティングをしています。取引先の方と名刺交換をしますが、一年の中でも春だけで、その時に一気に20枚程増える程度です。

普段はパソコンと向き合ってばかりで、取引先の方とも電話連絡だけになるので、正直一番の悩みは、頂いた名刺が、それぞれ誰なのか分からなくなることです。

私は顔を覚えるのが苦手なので、電話での会話や、初対面の時の印象などを名刺の裏に書き、グループごとに分けてファイリングしているのですが、それでも忘れてきてしまいます。

仕事を始めて5年が経ちますが、1年目の時の名刺を見ても、もう顔が思い出せないです。また、ファイリングでは、見つけたい名刺をすぐに見つけられないので、最近はアプリでの保存方法に興味が湧いています。

ファイリングはすぐに取り出せる

yuuking(30歳)


製造業を行なっている会社で社内SEをやっています。現在管理している名刺は30枚程度になります。名刺の管理は100均のお店で買ってきたファイリングフォルダーに管理しています。

数ヶ月に一度東京ビックサイト等で開催される大規模な展示会等に行き、社内に新しい技術を取り入れるための情報収集として活用しているのですが、その時に数十枚の名刺を交換します。

基本的には使用しない名刺も多い為、今後使いそうな名刺のみを精査してメーカー毎にまとめてファイリングしています。ファイリングしない名刺は、ゴムで束ねて引き出しの中にいれています。

メリットは必要な名刺が瞬時に取り出せることです。デメリットとしては小スペースではありますが、引き出しのスペースを取ってしまうことです。今後試してみたい方法としては、全てデータ化できるスマホアプリを利用して管理していきたいと思っています。

デスクに貼りつけておく

シーナ(38歳)


私は今、福祉関係に勤めております。一昔前に名刺を管理していたのでそのことについて記述したいと思います。名刺の数はおおよそ、80枚くらいでした。

よくお世話になる取引先の名刺は、すぐ電話をかけられるようデスクの上に張り付けていました。すぐに取り出しやすい所に整理しておくと、取引をする時に便利だと思います。

たまに取引をさせていただく会社の名刺は、ちゃんとケースに入れて保管しておくと、いざという時すぐに連絡することができるのでやりやすくなります。

そのメリットは、すぐに連絡でき、業者さんに依頼できることです。あと、デスクに張り付けておくと使いやすいではありますが少し散らかって見えます。

よく取引させていただく業者の名刺はコピーして2~3枚くらい持っていると、なくしても困らないです。

名刺を差し出す男性の手

名刺ファイルでアナログ整理

たかし(38歳)


福祉系の仕事をしていますが、外回りもあるので、月に5枚程増えていきます。業種や会社さん毎に分けてファイルにいれています。一般的な事務用品売り場で売っている名刺専用の整理用ファイルです。

増えてくると差し替えて入れ直したりしなくてはならず、不便です。自分で名刺を整理しているので、会社毎に索引をインデックスでつけ、すぐに検索できるようにはしています。

アプリなどにある写メをとるだけで保存できるようなタイプに変えたいと思ってはいますが、このやり方でもう何年もやっていて、既に名刺の数もかなりたまっているので、面倒に感じて踏み出せていません。

持ち歩くには不便なので、結局主要な関係者は携帯に登録していて、正直二度手間です。顔写真と共に名刺を保存できたら助かるのにといつも思っています。

インデックスをつけてファイリング

さらさ(47歳)


私は金融関係の会社に勤務しています。名刺は週に5枚くらい受け取ります。あまりたくさん受け取るわけではありませんが、長く勤めているので名刺の数はだんだん増えていっています。

名刺の管理方法は、ポケット式の名刺ファイルに入れて行きます。具体的な手順は、名刺を受け取ったときに名刺の右上に受け取った日付を入れます。

次に左下に何の案件で会ったかを記入します。今後も取引がある方や重要な取引先の方は、右下にその方の特徴や気をつける点を記入しておきます。

ファイリングの方法は、業務の案件別、会社別にインデックスをつけて順番に入れていきます。同じ会社の方で、人事異動等で担当の方が変わった場合は、前任者のポケットに重ねて上から後任者の名刺を入れます。こうしておくと、現在の担当者がすぐに分かり、ファイルのページも少なくてすみます。

この管理方法は手間がかからないのでおすすめですが、データベース化していないので、大量に名刺を保有する人には向かないかもしれません。

探すのに時間がかかる

lattecaffe(33歳)


私は保険会社の営業部長職についており、管理職の立場です。名刺は入社して以来800枚程になっています。私の営業部長という仕事は、各営業部を2~3年ごとに移動していく職種です。

私の名刺管理の方法は、担当する営業部ごとにA4の名刺ブックにストックしていきます。メモでお会いした日にちを必ず記載しておきます。原始的な方法ですが、枚数がたまっていくので、自分の足で動いた努力が実感でき、営業部ごとに自分の目標みたいなものになっております。

ただ、デメリットはいざ、名刺を見たい時に枚数が多いので、探すのに時間がかかることです。どんどん増え続け、段々管理が大変になっていっているのは事実です。

そういう意味でも、CMなどでやっている名刺をスマホアプリで管理できるのは魅力だと思います。外出時でもスマホで調べられますので、機会を見て挑戦したいと思います。

名刺を差し出す男性社員とあたたかく見守る女性社員

アルバムにはさむ

とらジロー(30歳)


私は宝飾店の貴金属に関する営業をしています。管理している名刺の数は約300枚以上あり、担当エリアが変わるたびに増えます。多くの名刺を管理するのは大変で、連絡を取りたい時など探すのにも一苦労です。

そんな私の名刺管理方は、名刺を大きめのアルバムに市町村ごとにページを決めて挟む様にして管理しています。こうする事で連絡を取りたいお店や人の名刺をすぐに見つける事ができ、とても便利です。

取引先が多く店名の記憶が曖昧でも地域別にファイリングしておく事で、素早く連絡したい相手の名刺を探す事が出来ます。

しかしアルバム管理なので、そのアルバムを無くしたらおしまいです。先輩方や同僚は名刺を写真に撮ってエクセルに貼り付け管理しているらしいです。今後私もエクセル管理にしようか検討中です。

100円ショップの名刺用ファイル

norah(29歳)


現在は化粧品会社に勤めています。新しい方との接点はあまり多くありませんので、名刺交換の頻度としてはあまり多い方ではありません。

メーカーの方に異動や担当変更などがあった際、または他業種の方とコラボイベントを開催する際の提案の席で、名刺交換をすることがあり、月に多くても1~2回程度だと思います。現在この会社に勤めて3年目になりましが、いただいた名刺の数は50枚程度だと思います。

数があまり多くないこと、見返す機会がほとんどないことなどがあり、名刺は100円ショップで売っている名刺用のファイルに入れて管理しています。

今のところこの管理方法で特に不便は感じていませんが、これから会社の中で私の仕事の役割が大きく変わり、たくさんの方との接点が増え、管理する名刺の数が増えるようであれば、この管理方法に加えて、最近テレビCMでやっている、携帯での管理を試してみたいと思います。

ファイルは保管場所がとられてしまう

あや(39歳)


派遣会社で事務職をしています。管理している名刺は300枚ほどです。それは100円ショップのファイルで保存しています。1冊であ行、か行などという風に分けていて、表にラベルも貼っているので分かりやすいです。

他に、今現在取り引きをしている会社や、今は取り引きしていない会社という風に色分けをしています。なので、会社関係の名刺で20冊のファイルを使用しています。机の上に並べているわけではなく、社員全員が手に取れる棚に置いているので、誰でも見ることができます。

ただ、ファイルでの保管なので場所をとってしまうのが難点です。でも全員がパソコンを使えるわけではないので、アプリなどを使ってしまうと年配のパートさんが名刺で名前を調べたい時など、人に頼らなくてはいけなくなるので、このままファイルで保管をする予定です。

名刺手帳とメガネなど

相手の印象を裏に書く

はな(40歳)


教育サービス関連で、広報営業の仕事をしています。管理している名刺は300枚程です。いただいた名刺は、増やせるタイプのフォルダにファイルしています。

名刺の裏に、お会いした日付、場所、相手の特徴や印象、会話の内容を簡単に記入し、業種ごと、エリアごとに分けて整理していきます。ファイルは30穴の名刺フォルダを使っているので、必要に応じて自由にページを足すことができ便利です。

見出しタブを貼ることで、見たいページをすぐ開くことも可能です。初見時の印象や会話の内容を控えているので、2回目以降お会いする前には、名刺をチェックし、心の準備をすることもできます。

困るのは、私自身の不在中に訪ねてくださった方が、あいさつに名刺を残していかれた場合の裏書きです。直接お会いしていないので、印象が残らないからです。機会があれば、名刺をスキャンしてデータで保存する方法を試してみたいと思います。

スマホで名刺スキャン

よっちゃん(55歳)


名刺の管理は、PCでデータベースを使っています。仕事用にPHPとMYSQLの使えるWEBサイトを借りていますので、そのWEBサイトで名刺を管理しています。そうしてHTMLを組んでおきますと、パソコンでも、スマホでも名刺の管理ができるので便利です。

具体的な手順は、スマホの名刺管理ソフトで名刺を読み込み、データにします。そのデータをWEBサイトに送信して、WEBサイト側で電話番号、都道府県などで整理しておきます。

メリットとしては、やはり、パソコンでもスマホでもデータが使えるということでしょう。名刺データって、就職して1年や2年からエクセルで管理しておくのが楽ですけど、30年分となると、転職した人のデータ、退職した人のデータが数100件のレベルになりますので、エクセルで管理するのは無理です。

欠点としては、そのサイトがメンテンナンスに入っているときはデータが使えないということです。

アプリは読み取り間違いがある

アラン(24歳)


今は、情報通信業にて事務をしております。様々な業種の方々とお会いするので、1日に8枚は名刺が増えます。そこで、私はSanSanという名刺管理アプリにて管理をしています。

業務用携帯に名刺をスキャンするだけなので、わざわざ紙のファイルから探さなくとも、スマホの電話帳みたいに、必要な時に簡単に探すことができます。

デメリットは、名刺をスキャンする際にAIが読み取った電話番号や企業名、担当者の名前などが相違している場合は、手動で修正しなければいけないことです。忙しい時などは、少々煩雑な作業となってしまうことがあります。

もし、電話番号や漢字を今以上に正確に読み取ってくれるアプリがあれば、そちらに乗り換えたいなと思っています。

履歴書Doの名刺を持つ男性

Eightは一発で検索できる

ぱぐぞう(27歳)


銀行で営業をしています。名刺管理は"Eight"というアプリを使用しています。もらった名刺の裏表を写メしてスマホに保存すると、アプリ内で自動的に名前や会社名、電話番号、メールアドレスなどを読み取って保管してくれるので大変便利です。

無料で利用できるのですが、その入力の正確さは素晴らしいです。名前を忘れてしまったり、会社名を忘れてしまったりした時に、紙の名刺ではなく、アプリ内ですぐに検索できることは大きなメリットです。並び順も名前順、会社名順、交換月順と一発で並べ換えることができます。

私も以前はもらった名刺をそのままクリアファイルに保管していましたが、100枚以上になると面倒臭くなり今では箱に入ったままです。名刺アプリなら探したい情報を一発で検索できますので、仕事上とても効率がいいです。

エクセルで管理してみたい

みいぃ(22歳)


私は不動産の営業の仕事をしています。今現在100枚ほど名刺を持っていて、週に5枚以上増えています。名刺はSANSANというアプリで交換した名刺の写真を撮って保存しています。

この管理方法のメリットは、ペーパーレスにつながって名刺ケースでの保存でかさばることがなくなります。デメリットとしては、パソコンやアプリが繋がらない時に以前交換した人の名刺を見ることができなくなるという点と、パソコンにウィルスが侵入すると名刺の情報流出という可能性があるという点です。

試してみたい名刺管理方法としては、エクセル保存を行ってみたいと思います。理由は、今のアプリでの保存方法は自分が見たい名刺をクリックしてカメラで撮った画像を見て確認ができるのですが、一覧で名刺の情報を見ることができないからです。

また利用するにはお金がかかってしまうので、エクセルで名刺管理もできればエクセルでの通常業務に加えて、名刺管理も一括でできるので行ってみたいです。

Eightが便利

しかお(43歳)


私は飲食店や旅館を経営している会社に勤めています。所属は管理部で、主に総務の仕事です。総務に所属しているため、色々な仕事に携わっています。

営業の仕事ではないため、毎日のように名刺を渡したり、いただいたりすることはないのですが、様々な業務に携わっている性格上、それなりにいただいた名刺は増えていきます。今の会社は2年程勤めていますが、500枚くらいはあるでしょうか。

最初のうちは特に名刺管理をしていなかったのですが、どんどん増えていくうちに、その大量の名刺の中から必要な名刺を探すのが難しくなり、スマートフォンで名刺管理ができるアプリを使うようになりました。

いくつかのアプリを試してみましたが、今はEightというアプリを使っています。この名刺アプリの良いところは、名刺を写真で撮ってアップロードすれば、その画像をもとに情報をちゃんとデジタル化してくれることです。

必要な名刺を探す時も、アプリで検索ですればすぐに見つかるのでとても便利です。使い方はとても簡単で、アプリを起動して、いただいた名刺をスマートフォンで写真を撮ってアップロードするだけです。