英文事務の仕事内容とは?なるにはどうすればいい?

英文事務の仕事とはどんなものなのかについて体験談を交えご紹介します。英文事務の具体的な仕事内容や、英文事務の仕事をする人になるにはどんなことが必要とされるのかをご説明します。また、英文事務の仕事によって得られるメリットについても解説します。

英文事務の仕事内容とは?なるにはどうすればいい?

英文事務は国際化が進む社会で活躍できる仕事のひとつである

英文事務は、英語を使う取引において必要となる仕事です。国際化が進む中、多くの貿易が英語で行われているため、英文事務の仕事は増える一方です。

英文事務の仕事は、実際に自分の英語力を発揮して企業に貢献するものです。そのため、国際的に活躍しているという実感もわきやすく、とてもやりがいのある仕事であると言えるでしょう。

英語のスキルに自信がある人にとって、英文事務の仕事は他の仕事よりも働きやすいものでしょう。自分の得意分野で、力をフルに活かして働くことができるため、日々充実した仕事をすることができます。

国際的な仕事に興味がある人や、英語のスキルを仕事に活かしたいと考えている人には、英文事務の仕事をおすすめします。

英文事務の仕事では具体的にどんなことをするのか?

英文事務の仕事とは、基本的に英語を使用した仕事をひとくくりにまとめて指したものです。具体的には、さまざまな業務が挙げられます。

海外の企業との英語を使った文書のやり取りをする

英文事務の仕事では、英語を使った文書作成をすることが多くあります。企業が外国と取引をする際に使う文書を、英語で作成することが業務のうちに含まれています。発注や見積もりなど、こちらから送る書類を作成することはもちろんのこと、相手の企業から送られてきた書類を確認する必要があります。ですから、英文を書く力だけでなく、読み取る力も必要となるのです。

文書作成では、英文を正確に書き、相手企業に正しく伝えることが求められます。単語の知識や、文法の正しい使い方を要求されるため、ビジネスシーンで通用するレベルの英語力を持っていることが英文事務として働く条件と言っていいでしょう。

電話の応対をすることで企業の窓口となる

電話対応をする女性

英文事務の仕事は、文書作成だけではありません。電話の応対をして、実際に英語を使って会話をすることもあります。英会話に苦手意識がある人にとっては少し難しい仕事でしょうが、英文事務として働く上では電話応対をすることもあるということを覚えておいてください。

相手企業から電話がかかってきた時や、こちらから電話をかける時など、連絡をとる時に英文事務を担当する社員が活躍します。英文事務の仕事は、海外の企業に対しての窓口となるイメージを持っておけば良いでしょう。

実際に電話で英語を使って会話をする時に、耳慣れないビジネス用語を使うことには慣れるまで時間がかかるでしょうが、日々仕事をしていけば次第に抵抗感も薄れていくので、あまり心配する必要はありません。

社内で使う英文書の作成と整理、処理をすることも英文事務の仕事

海外企業とのやり取りがある企業では、社内でも英文で書類を作成することが多くあります。その書類を作成することも、英文事務の仕事のひとつです。社内の会議で使う書類を作成して、次にどういった企画を進めていくのか、どういった商品を提案するのか、などといったことを話し合うサポートをします。

書類の作成をするだけではなく、英文で書かれた書類を整理することも英文事務の仕事に入ります。必要があれば、その書類に手を加えることもあります。ですから、書類を片付けるだけではなく、その内容を理解し、適切な処理をすることが求められるのです。

書類を整理することに長い時間をかけることはできませんから、なるべくテキパキと進めていく必要があります。そのため、英文を素早く読解し、そこに足りないことを考えられるようにしなければなりません。

翻訳や通訳などをすることも英文事務の仕事に含まれる

ワンランク上の仕事としては、翻訳や通訳なども英文事務の仕事に含まれます。翻訳は普通の書類よりも長い文を連続して日本語に変換することになるため、より多くの単語を知識として蓄えておくことや、文を一目見ただけでスムーズに日本語訳することができるようにする必要があります。

また、通訳をするためには会話をリアルタイムで日本語に訳することになるため、リスニングのスキルも求められます。会話のスピードに合わせて翻訳して、双方が正しく意思疎通がとれるようにしなければなりません。

実際の会話は英語のテストよりもテンポが速かったり、不規則なリズムで行われたりします。更に、砕けた表現が使われることも多くありますし、ビジネス用語などの専門的な知識を持っていなければ翻訳できない場面に行き当たることも多々あります。

ですから、日々勉強をして研鑽を積む必要があります。スキルアップを望み、より一層やりがいを感じたいと考えている人にとってはぴったりの仕事であると言えるでしょう。

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英文事務の仕事をする人になるにはどんなことが必要なのか?

英文事務の仕事に就くためには、当然のことながら英語のスキルが求められます。英文事務の仕事自体が未経験であっても、英語のスキルは持っておいた方が断然いいでしょう。

英文事務の仕事に就くにはTOEICでの高スコアを保持していると有利

英文事務の仕事に就くためには、英語のスキルが高いということを企業にアピールする必要があります。特にわかりやすいのが、TOEICでのスコアです。TOEICでのスコアが高いと、リスニングが得意であることも、読解力もあることも、両方をアピールすることができます。

TOEICはビジネスシーンで活躍する英語スキルを計ることを目的に作られたテストですから、英語を扱うより実践的な力を持っているということを企業に知ってもらうためにも、絶対に受けておきましょう。

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できれば留学をした経験などがあると良い

店外で食べる女性

留学をした経験があって、実際に海外で日常的に英語に触れていたという人は英文事務の仕事に就きやすいと言えます。留学経験があると、採用する側である企業も安心して雇用することができると考えてくれます。

もちろん留学の経験がなく、英文事務の仕事をしている人は多くいますが、求人に応募する際に有利になることは確かです。留学の経験によって、英語を話す力や書く力、読む力が育っており、即戦力として働いてもらえると期待されることが予想されるため、留学からブランクがある人はそれを埋める努力をしておく必要があります。

面接の際には、海外での留学経験を大いにアピールするべきでしょう。特に、自分が語学面でどれだけ頑張ったか、それをどれだけ活かしていけるのかということを詳しく話せるようにしてください。せっかくの経験も、面接官に伝わらなければもったいないというものです。

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英文事務の仕事を募集している派遣会社の求人に応募するのも良い

英文事務の仕事に就くのであれば、派遣会社を利用するのもよいでしょう。派遣会社では、未経験の人でもスタッフとして雇用してくれることが多くあります。ですから、まずはできる範囲で仕事を始めてみましょう。

派遣会社に登録しておくと、自分に合った勤務条件の求人に応募することができるようになります。英文事務の仕事も多く募集されているため、求人情報が出されるのを待ちましょう。派遣会社から派遣されたスタッフとして働いていれば、そこから正社員になるという登用制度が採用されている企業もあります。

派遣会社のスタッフとして英文事務の仕事をしていく中で、スキルアップを図りましょう。そうすれば、働きを認められて徐々に任される仕事の幅も広がってきます。

英文事務の仕事をすることによって得られるメリットとはどんなものか?

コーヒーの飲みながら英語の新聞を読んでいる女性

英文事務の仕事をすることで、自分の英語力を高めることができます。ですから、英語のスキルを今以上に磨き、国際化する社会で活躍できる人材になれることは間違いありません。自分の得意とする分野で力を発揮できる仕事であるため、やりがいを感じることもできます。

また、社内で頼られる存在になることも期待できるでしょう。英文を素早く処理できる能力が高まれば、仕事ができる人だと認識され、尊敬の念を集めることができます。

英文事務の仕事をすることで、英語の力を高めるだけでなく、自分自身の価値を上げることもできるのです。

英文事務の仕事をしていました体験談

実際に英文事務の仕事をしていた二人の体験談を見ていきます。辛いことがあっても、自分自身のためになる仕事であることが分かります。

メールを使用した英文事務の仕事です

PGMY92(37歳)

ホテルのフロントに立つ女性2人

英文事務の仕事に就いて7、8年になります。いわゆるホテルの予約業務の中のひとつとして、海外のお客様や取引先の対応として英文事務が含まれます。

サービ業なので会社の規模は200名以上の従業員を抱える大きさですが、配属されている部署は10名程度のスタッフで構成されており、全員が英文事務に従事する訳ではなく、そのうちの2〜3名が英語対応をします。

というのも、決して外資企業な訳ではありませんので、英語対応が必要な時のみ、英文事務業務が発生します。なので勤務時間や給与についても、他のスタッフとは変わり無く、1日あたり7時間半勤務、シフト制で月に8日程度の休みがあります。

具体的な業務は、主に海外のお客様からのメールへの問い合わせに対する返信業務、またそこから話が発展した際は、予約受注、時には50名位の規模の団体予約手配を行う事もあります。また、お客様以外にも、海外の旅行会社などの取引先とのやりとりが発生する場合もあり、その際は電話、メール双方での英語対応も行います。

外国人観光客の動向は、国内の繁忙期と時期が異なる為、職場内で業務量に偏りが生じるのは辛いですが、結果的に自分のレベルアップに繋がるので満足です。

英語漬けだけれど周りは日本人ばかり

こんたろう(38歳)


外資系の旅行会社に勤めていました。見積りやクライアントにお渡しする書類もすべて英語でした。勤務は平日9時半から17時迄でした。

仕事は旅行の行程に沿って見積りをしたり、ホテル、バス、食事、入場券の手配をすることです。それらのやり取りはすべて英語でした。海外に本社があり、世界各国に支店があります。

慣れてくるといつも使う単語や言い回しを覚えてくるので楽になりますが、最初はこの言葉が会社独特の略した英語の書き方なのか、ネイティブが使う省略の形なのかわからず苦労しました。こっそり辞書をひいては知らない略語を覚える日々でした。私は元々英語が苦手だったので、余計に始めは辛かったです。

支店が日本人だけだったので何とかやっていけました。苦手な英語ですが、そうやって鍛えられたので海外旅行は困らず行けるのが良かったところです。

英文事務の仕事は自分の力を発揮したい人にとってはぴったりの仕事

英文事務の仕事は、自分の持つスキルを存分に発揮したいと考えているひとにとっては最適なものです。海外とのやり取りをする企業において、英文事務を担当する社員は必ず必要とされます。それが自分であると考えれば、やりがいは増す一方であると言えるでしょう。

英文事務の仕事は、ただ何となく、だらだらとやっていてはとても務まらない職種です。そのため、大きな責任は伴いますが、そこがこの仕事の良いところです。常に緊張感を持って向き合うことができる、素晴らしい仕事なのです。

英文事務の仕事を通じて、企業に貢献したいと考えている人はどんどん足を踏み入れてみましょう。そこには必ず自己実現できる場が待っています。