歓送迎会の案内で送る文例や参加してもらうための工夫

歓送迎会の案内として、社内に回すメールや、社外にあてて出す文書の文例をご紹介します。送迎者、歓迎者、移動者の歓送迎会での挨拶の基本についても解説し、また、案内を出す時期や、歓送迎会に出席してもらうためにすると良いイラストを使った工夫などについても紹介します。

歓送迎会の案内で送る文例や参加してもらうための工夫

歓送迎会の案内について

歓送迎会をする際に、必ず案内をしなければなりませんよね。案内文は、社内・社外を通してとても重要なものです。
その案内をするにあたって重要な事や、文例などをご紹介します。

歓送迎会の案内の基本とは?

歓送迎会で飲みまくる社員

歓送迎会は、歓迎会と送別会をひとまとめにして行う事を皆に知らせるという目的を持っています。歓送迎会の挨拶の順番は、今後の付き合いが長くなる事が予想される新任者を、今後の付き合いが薄くなるであろう転任者よりも先にするのが基本的なマナーであるとされています。

司会者は簡潔に自己紹介

開会の言葉は司会者により宣言されますが、この時司会者は短く自己紹介を済ませた方が良いでしょう。その後、新任者と転任者の紹介は忘れずに行ってください。人数が多い場合は、「後ほどお一人ずつご挨拶を頂戴いたします。」と省略しても構いません。

挨拶は出席者に配慮する

挨拶はどの場面においても、短くまとめるのが鉄則です。乾杯の前の挨拶などが長くなってしまうと、グラスの中の飲み物がぬるくなってしまったり、せっかくのお料理が冷めてしまったりしてしまいます。出席者が楽しい雰囲気で会場にいられるように配慮してください。

上司は羽目を外しすぎない

また、基本的に上司やその場にいる人達の気分を害するような言動は慎みましょう。無礼講の席というわけではないので、騒いで羽目を外しすぎるといった事のないように注意してください。

挨拶をする時は、自分が挨拶をするという大役を任されたという事に対して恐縮している事を述べると良いでしょう。「僭越ながら~」を枕詞として使うと、謙虚さが表れます。

新人は笑顔で元気よく挨拶

新人として挨拶をする場合は、必ず笑顔を見せてください。会場の隅まで声が届くように胸を張りましょう。フルネームと出身大学、趣味などを短くまとめて言います。上司や先輩に、これからよろしくお願いいたします、という気持ちを込めて挨拶をします。この場合も、謙虚さをアピールし、不遜な態度は決して取らないように注意してください。

他部署へ異動する場合は感謝の気持ちを述べる

他部署へ異動する場合の挨拶では、これまでの感謝の気持ちと、送別の場を設けてくれた事へのお礼を述べます。次の異動先でも活躍したいという気持ちを提示し、「皆様の今後の更なるご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。」の言葉で締めくくります。

新人を迎え入れる場合は安心感を強調する

上司として新人を迎え入れる場合は、入社へのお祝いの言葉や会社の簡単な紹介などを述べます。会社として新入社員達を受け入れる体制が整っている事を強調し、安心してこれから業務に励んでほしいという事を伝えます。入社してからの士気を鼓舞するような言葉をかけるとなお良いでしょう。

送り出す場合は期待を込めてお祝いの言葉を述べる

上司として異動者(栄転する人)を送り出す時は、まずお祝いの言葉を述べます。これまでの思い出を短く振り返り、次の異動先でも当部署で学んだ事を糧にして、更に活躍してくれる事を期待していると述べましょう。また、退職するわけではないので、これからも繋がりがある事を含ませる言い方をすると良いと言えます。

170307_welcomeparty-greeting2
歓送迎会で挨拶する順番・失礼のない立場別挨拶の例文

歓送迎会の案内で書く文書の文例

歓送迎会の打ち合わせをする担当社員

歓送迎会の案内は、社内で執り行う場合は基本的にはメールで連絡すれば問題ありません。しかし、定年退職者や役員など、重役を送る場合、取引先などの社外の人達を招く事があります。そういった時はメールではなく、きちんとした案内状を送らなくてはなりません

まず、

「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」

など、定型文から始めます。

そして、

「私ども○○部署の ××が定年退職する事となりました。」

と知らせます。この時、身内の事なので退職者に役職名(「部長」など)はつけてはいけません。

定年退職する人物のためにささやかな送別会を行う事を伝えます。

「ささやかではありますが催したく存じます。」

これまでの謝辞を述べ、参加をお願いします。

「貴社には常日頃より大変お世話になっております。もしご都合がよろしければ、ぜひお越しいただきたく、ご案内申し上げます。」

案内状には

「詳細は下記の通りでございます。」

と書き、本文挨拶の下に必要事項を記入しておきましょう。必要事項は

「日時と場所(住所、電話番号)」「会場の地図(最寄駅からの詳細な行き方)」「幹事の名前と連絡先(会社の番号、内線番号、直通番号、携帯電話の番号)」

社外あての場合は、費用を請求しては失礼にあたります。また、出欠の連絡を催促してもいけません。
あくまでもビジネスレターである事を忘れずに、緊張感を持って作成しましょう。

歓送迎会の案内で書くメールの文例

パソコンで歓送迎会の案内状を作る社員

前述の通り、社外には手紙を出さなくてはなりませんが、社内に向けてであればメールを送るのが最も効率的です。

社内回覧
××課員各位


平成○年○月○日
幹事 ○○ ○○


歓送迎会のご案内


皆様お疲れさまです。この度、○○部長が○月○日をもちまして○○支店の支店長としてご栄転される事になりました。また、○○課長が○○課より当部署の課長として異動なさいます。


つきましては、○○部長の今後の更なるご活躍をお祈りするとともに、○○課長の歓迎の念を込め、下記の通りに歓送迎会取執り行いと思います。


皆様ぜひ万事繰り合わせの上、ご参加くださいますようよろしくお願い申し上げます。なお、後日欠席される事となった場合は至急幹事までご連絡をお願いいたします。



1.日時:○月○日(○曜日)○時~
2.場所:○○店(住所~、電話~) 地図
3.会費:男性○円、女性○円


幹事 ○○○○(内線 ○○)
以上

歓送迎会の案内を出す時期

では、歓送迎会の案内はどれくらい前に出しておけば良いのでしょうか。直前になって慌てないようにしっかり準備しておきたいところですが、目安はまちまちなようです。余裕をもって一ヶ月前くらいに、遅くとも十日前には届くようにしておきたいところです。

参加する方もスケジュールが組みやすいですし、幹事としても早く連絡が来た方がお店の予約などがしやすくなり、会費も決めやすくなります。直前になってばたばたするのは望ましくありませんし、急な誘いですと参加しにくい人も多いでしょう。

不参加のキャンセルが相次いだり、そもそも参加できる人が少なくなってしまったりすると、もう一度プランを練り直さなければならなくなる可能性もあります。

歓送迎会に参加してもらうための工夫

歓送迎会の仕切りを担当する社員

せっかくの歓送迎会、特に歓迎会で迎え入れる人がいるであれば、明るい気持ちでは賑やかに、たくさんの人達で迎え入れてあげたいところですよね。そのためには歓迎会に行きたいと思ってもらえるようなデザインのメールやポスターを作ると良いでしょう。

わかりやすさを最優先にする

もちろん主旨をきちんと伝える事を最優先にし、きちんと内容を皆に分かってもらう事が第一です。その上でデザイン性があればなお良いと言えます。例えば、会場の場所がわからない人のために、ポスターやメールには地図を載せると良いでしょう。まずはわかりやすさが大事です。

ポスター作りは記載事項を忘れずに

なるべくたくさんの人に集まってもらうためにはポスターを作る事もおすすめです。告知ポスターとして、日時、場所、会費、幹事とその連絡先、申し込み期限を記載する事を忘れないようにしましょう。歓迎会の一連の流れも案内ポスターに記載しておくと、参加を考えている人にとってわかりやすくて良いかもしれません。社長の挨拶など、重役の挨拶がある場合は、顔を立てる意味でもその人達の名前を記載しておくべきでしょう。

無理に派手なポスターを作る必要はなく、文字だけの簡素なものでも問題はありません。大事なのは、要点が見てくれる人に伝わるかどうかという事です。ポスター作りに不安があるのであれば、今まで作った経験がある人に聞いてみるのも良いでしょう。

イラストを使い目を引く場所に掲示する

また、イラストを使うと華が加わるので、インターネットのフリー素材などをダウンロードして使うのもおすすめです。歓迎会のテンプレートもあるので、参考にするのも良いでしょう。ポスターは掲示板に貼るのが基本です。その場合はイラストが多めである方が目を引くでしょう。

ですが、掲示板だとどうしても見る人が限られてしまいますし、素通りされてしまう可能性もあります。そのため、歓迎会のお知らせメールを送信する時に添付ファイルとして一緒に送るとわかりやすいでしょう。

カジュアルすぎるものだと年配の方に受けが悪かったりするので、注意が必要です。できるだけほのぼのとした、万人受けのするイラストを選ぶと良いでしょう。イラストだけでなく、綺麗な写真を使用するのも目を引いて効果的だと言えます。

インターネット上のテンプレートを使うのも良い

パワーポイントでもWordでも作る事ができるテンプレートがあるので、ダウンロードをおすすめします。その際も、必要事項がきちんと記載されているかどうかの確認は怠らないように気をつけてください。

忘年会や新年会向けのテンプレートもあるので、そういったものとは一線を画すものを選ぶようにしてください。落ち着いた雰囲気のものを選びましょう。

170330_welcomeparty-moderator2
歓送迎会の司会が気を付ける事と台本作りのポイント

子供会での歓送迎会での挨拶について

子供の面倒を見る保育士の先生

子供会という集まりの場でも、歓送迎会を執り行う事があると思います。その場合は、子供達にむけての挨拶と、保護者の方々へ向けての挨拶とに分けて考えるべきでしょう。

子供達への挨拶は要点を短くまとめる

まずは、子供達への挨拶です。子供達は、長い挨拶を聞いているのが苦手です。それ程集中力は長く保ちません。ですから、要点だけを短くまとめる事を意識して、あらかじめ用意しておいた台本としてのメモなどを見なくても済むようにしておくくらいの長さにすると良いでしょう。

子供達への注意喚起などはその場では避け、ポジティブな発言だけをするように気を付けてください。子供達は子供会という場を通して楽しさを感じているという事を忘れないようにしましょう。

保護者への挨拶も簡潔に丁寧に述べる

続いては保護者への挨拶です。「お足元が悪い中~」など、その日の天候の事に触れつつ、出席のお礼と自己紹介を述べましょう。卒業する人数と入会する人数を発表するとわかりやすくなります。子供界全体としての意思表明を、保護者総意としてとりまとめます。この時も長すぎず短すぎないように注意してください。

歓送迎会を成功させるための案内

案内がうまくいけば、よりたくさんの人に集まってもらえるはずです。歓迎される人も、送り出される人も、きっとその方が気持ち良いですよね。
そのためにも案内はとても大切です。場の雰囲気を素敵なものにする第一歩として、ぜひ役立ててください。

スポンサーリンク

おすすめコンテンツ