秘書の仕事内容はスキルアップにつながる体験談15

秘書の仕事内容について詳しくまとめました。秘書と言ってもその仕事内容はどんな上司につくかや業界によっても様々ですが、接遇マナーやスケジュール管理スキルなどが重要であるのは共通しています。どんな能力を身に着けるべきか、どんな働き方があるのかチェックしてみましょう。

秘書の仕事内容はスキルアップにつながる体験談15

秘書の仕事内容って?やりがいや苦労話など調査

政治家や弁護士、医師、企業の社長や重役が業務に集中できるよう、様々なサポートを請け負うのが秘書のメインの仕事です。「秘書の仕事=女性が行うもの」というイメージをお持ちの方も多いですが、男性でも秘書をしている方は意外と多く、最近では派遣社員としての需要も高まりつつあります。

体験談に基づき、秘書の仕事内容の全貌を詳しくまとめました。具体的にはどういった業務をこなす必要があるのか興味のある方はこちらを参考にしてみてください。

秘書が担う主な仕事内容とは?

社長の後ろで笑顔で答える女性秘書

従事する上司(ボス)や企業によって秘書の仕事内容は異なりますが、主に以下のような業務がメインとなります。

  • スケジュールの管理
  • 来客対応
  • 電話・メール・手紙類の応対処理
  • 書類・議事録の作成
  • 出張業務のサポート(チケット・宿泊先の予約手配など)
  • 講演会の会場予約
  • 接待の店舗予約
  • 取引先への手土産購入
  • お中元・お歳暮の手配
  • プライベートの買い物
  • クリーニング

基本的なスケジュール管理や書類作成、来客対応のほか、上司のプライベートな買い物など「何でも屋さん」として様々な雑務をこなさなければならない機会も多くあります。

秘書の仕事のやりがい・秘書をやっていてよかったことは?

書類を整理する秘書

秘書という仕事を通してのやりがいやためになったことをリサーチしたところ、文書作成や来客対応などオールマイティーに仕事をこなすことで、様々なスキルが身に着いたという声が多数寄せられました。パソコンスキルや接遇マナー、臨機応変に物事へ対処する能力など、秘書の仕事で培われた多くのスキルは、別の職業へと転職する際にも役立つことでしょう。

また、社内の人間はもちろん、他社の社長や重役など、普通であれば接する機会のないクライアントとの新鮮な出会いも多いことから、人と接することが好きな方にとっては非常にやりがいのある仕事です。

秘書の仕事で大変だったことや苦労したことは?

業務の幅が広い秘書は、基本的な事務スキルや接遇マナーなど様々なスキルが求められます。また、基本的には上司を支える裏方の仕事がメインであり、地味な仕事でも黙々とこなさなければなりません。
また、社内外を問わず様々な人と出会う機会の多い秘書は、いわば会社の顔でもあります。どんな相手にも丁寧な対応を意識し続けなければならず、このことで気苦労を感じて悩んでしまう方も少なくありません。

秘書経験者に仕事内容に関する体験談をリサーチ!

現役で秘書のお仕事についていらっしゃる方、過去に秘書の経験がある方から具体的なお話を伺いました。

20代の秘書経験者

20代の秘書経験者

接遇マナーやパソコンスキルが向上しました

みほ(20代後半)


結婚前はホテルの受付で働いていたのですがその経験を活かして秘書の仕事に転職しました。勤務時間は09:00~18:00までで基本的に土日祝日はお休みで月に8~10日休日が頂ける事に大変満足していました。

具体的な仕事内容は人材育成の会社で講師のスケジュールを組んだり出張手配をするのが仕事でした。また、講演会などを頻繁に開くのでその会場を押さえたり下見に出向いたりと貴重な仕事をさせていただきました。

その中でも大変だったのがやはりマナーの厳しさです。秘書検定は取得していたものの、やはり人材育成会社でマナーを教える側の会社で秘書をしていたために人一倍注目されるポジションでした。身だしなみには特に厳しく髪の毛はスプレーで固めスーツ着用と言う出で立ちで働いていました。

しかし、その様な環境で働けた事により自分に自信が持てる様になり素敵な経験を積む事ができました。マナー面においてもパソコン類のビジネススキルにおいても秘書の仕事は私を成長させてくれたと感じています。

スキルアップできる仕事です

アリサ(25歳)


海外で秘書として2年間働いたことがあります。勤務時間は9:00~18:00で完全週休2日制でした。

仕事の内容は、部長のスケジュールの管理(会議やパートナーとの交渉などの予約や準備)、社員の出張のサポート(ホテルやチケットの予約、出張先側との打ち合わせの準備など)、電話やメールの受付、来客の対応、様々な書類の作成などでした。

これは私の初めての仕事でしたので、大変なことが結構多かったです。覚えないといけない情報がたくさんありましたので、メモや手帳を忘れるのが一番怖かったです。そして、来客やクライアントの中にはかなり難しい人がいましたので、たまに精神的に疲れました。

良かったこともたくさんあります。仕事に慣れてきてから楽になりました。記憶力が良くなりましたし、コミュニケーションスキルもアップしました。

上司によって大変さが違う

玲子(28歳)


勤務時間は9時から17時です。土日祝は完全にお休みなので、月に8日以上はあります。

秘書の仕事は、担当する上司のスケジュール管理がメインです。会議への出席があるなら、資料のデータを受け取り次第コピーしたり当日使うパソコンで使えるように設定しておいたりします。また、出張があるなら、飛行機や新幹線の手配やホテルの予約もあります。出張先へ入るべき時間から、便を考えて上司に決定してもらいます。

秘書の仕事で大変なことは、担当する上司に大きく左右されます。手がかかるタイプの上司もいれば、ほとんど秘書を必要としないような何でも自分でしたがる上司もいます。手がかかる上司の場合、会議の資料をなかなか提出してくれなかったり、話好きで時間を気にせずマシンガントークを延々と聞いてあげたりといった苦労がありました。

良かったことは、海外出張などに行くとブランド小物をお土産にいただいたりしたことです。親身になって秘書のお仕事をしたおかげで、多忙な出張先でも私にお土産を選んでくれたのだなと嬉しかったです。

30代の秘書経験者

30代の秘書経験者

急に仕事が舞い込んでくることも…

みかん(30代後半)


大学病院の医局の秘書として勤務していました。勤務時間は朝9時から17時までで、休日は基本的に土日休みでした。ただ土日でも学会の手伝いなどで出勤することがありましたが年に数回程度で、基本的に業務は受付なのでさほどストレスを感じるものではありませんでした。

私が携わった秘書の仕事は医師たちの研究をサポートする業務でした。研究内容の申請書自体は医師が記入しますが、基本的なプロフィールなどを入力したり、研究成果を一覧にまとめたりと専門的なことが分からなくてもできる事務的な仕事をしていました。仕事で大変なことは基本的に先生相手の仕事なので、全て頼まれたことは引き受けなければなりませんでした。急ぎでお願いされると秘書という立場上、断れないので急な残業となってしまい、いつ急な仕事が舞い込んでくるか予測がつかないことが大変に思いました。

良かったことはノルマなどがなくストレスが少なかったことで、毎日明るい気持ちで仕事ができたことです。

伝える力、調整力が必要な仕事です

まるこ(30代後半)


勤務時間は、9:30~17:30です。休日は、基本的には週休2日制で月に8日です。祝日はお休みなので、厳密には月によって変動があります。

秘書の仕事内容は、自分の担当の役員などの仕事に関することについての管理がメインです。電話の応対、来客の応対、メールや手紙の返信、当日および週、月、年単位のスケジュール管理などをしています。

仕事で大変なことは、役員が緊急の事態への対応をするときに事前にできる限りの準備をすることや、どんな情報が欲しいのかを判断して伝えること、また、社内の調整も済ませておくことなどです。自分の職務の範囲を逸脱しないことを常に心がけながら、担当する役員の業務内容や性格などを把握して仕事を行なうよう気をつけています。

秘書をして良かったのは、他の部署にいてはお会いできないような立場の方とお話しする機会を得られることです。

社長に認められる喜び

さちくに、(32歳)


毎日9時から夕方6時まで私は秘書として働いています。休日は基本的に日曜日ですが会社の都合によって休日も出勤する事があります。基本は社長のスケジュール管理がメインの仕事です。会議が何時からあるのか、予定を組んだりするのも私の仕事です。そして移動の際は航空券などを手配したり、接待する時などは店の予約全般を全て私がします。時には社長から無理があるお願いをされたり取引先に持っていくためのお土産を遠くに買いに行かされたり、たまに本当に嫌になることもあります。

しかし、社長の為に社長が気持ちよく1日を過ごせるように気を配るこの仕事が私は好きです。誇りを持って仕事をしています。社長から私以外この仕事を務まるものはいないと言われた時は本当に嬉しく感じます。

プライベートと混同することもある

こまつ(34歳)


勤務時間は平日の7:30~17:30です。休日は暦通りの土日祝日です。仕事内容は、役員のスケジュール管理、役員のお客様対応、アポイントメントの電話、お礼状などの手紙の差し出し、お中元お歳暮の手配、手土産購入、役員の郵便物の取り扱い、イベントなどへの出欠確認、イベントなどへの同行、その他プライベートの買い物や、クリーニングなどもありました。

仕事で大変だったことは、仕事の時間外でも関係なく電話がかかってきたこと、他には物探し「これはどこにある?」などの質問も結構ありました。また、プライベートの買い物なども頼まれていたので、混同するのはと思いましたが、コミュニケーションが取れていると一方的に思ってこなしていました。

秘書をしてよかったことは、イベントなどの同行で他社の偉い方、普通に過ごしていれば出会えない方などに出会えたことです。

臨機応変に対応する力が大切

ゆり(30代前半)


中小企業の社長秘書をしていました。勤務時間は、9時~18時が定時ですが、準備などのため8時には出社していました。休日は日曜日、祝日、隔週土曜日。社長がイベントなどに出席する際は休みでも出勤がありました(振替休日あり)

仕事で大変だったことは、やはり中小企業の社長のためワンマン傾向が強く気分で色々振り回されるところでしょうか。とある仕事のことについて言った・言ってないの水掛け論も多くやはりこちらが我慢することも多いです。あとは社長の代わりに電話をしますが、先方も役職や立場の高い方がほとんどですので気を遣います。

反面、頑張れば可愛がってもらえますし調整能力・とっさのときの対応力がつきます。表立って活躍する仕事ではありませんが、いつの間にか要職にはなくてはならない存在となりますので、やりがいのある仕事です。

メモする秘書

秘書の仕事で学べることはたくさんあります

モモンガ(35歳)


大手乳業会社で支社長の秘書として2年ほど働いていたことがあります。就業時間は9:00~18:00でした。しかしいつも支社長よりも早くに出勤していなければならず、8時15分には着席していました。基本的には繁忙期を除いて週休5日制でした。

仕事内容は支社長のスケジュール管理、電話応対、運転手のスケジュール、経理でした。前任者から引き継いだ時には他に仕事がわかる人はいなくて、毎日泣きたいくらいハードな日々を送っていました。間違いもたくさんしてしまって支社長や本社の秘書課の先輩方にたくさん迷惑をかけてしまいました。しかし仕事に慣れてくると自然とお客様も私のことを覚えてくださっていて、気さくに声をかけていただきました。誰かのサポートをすることにとても喜びを感じます。

秘書をしていて失敗することも多くて泣きたくなるようなこともありましたが、経験から学んだことがたくさんありました。最終的には秘書検定1級にも合格して秘書として働くことが楽しく感じるようになりました。秘書として働けて本当に良かったと思います。

責任感やスケジュール管理能力が身に着きました

かず(34歳)


結婚前に勤めていた会社で秘書を経験していました。当時の勤務時間は8:45~17:45、休日は日祝と土曜日が隔週でしたが、社長の仕事に応じて急な出勤や残業になることはよくあることでした。

主な仕事内容は、社長のスケジュール管理や取引先様との商談の日時設定、社長から従業員への指示の伝達と指示の進捗確認、社内会議の進行でした。

基本的に気は常に張っていましたし、社長だけでなく従業員にも気をつかう立場だったので、それぞれの人への言葉づかい、意見の聞き入れ方など大変だった分身についたと思います。

特に良かったことは大きな会社の社長である経営者の意見や考え方を近くで触れて聞き、伝えるという重要な役目を担っていたことで責任感と時間の管理が身につき主婦の今でも時間を有効的に使おうと行動できるようになれました。

スケジュールの管理が大変でした

ナットーキ(30代前半)


私は4年前まで秘書の仕事をしていました。勤務時間は8時から17時まで仕事をしており、主に社長のスケジュール管理やアポ取りを行ったりしていました。休日は日曜日だけで土曜日は社長のゴルフの接待やお食事の接待等に同行し、休日は月に5日程度しかとることができませんでした。

秘書の仕事では土曜日がほとんど接待のお供をしており、休日が日曜日しかなくて不満に思っていたりもしました。また、アポやスケジュールを管理する上で、日によっては時間目一杯スケジュールがありそれを社長に時間調整をとってもらうことが非常に苦労しました。

この仕事ではスケジュール管理や時間管理を行っておりましたので、そういった面におきましては、自分の日常生活や現在の仕事においてもスケジュール管理や時間管理が行えるようになるようになりました。そういった面のスキルが自分に身に付いたことはよかったと思います。

秘書じゃないと経験できないことも多い

さむ(30代前半)


秘書として働いた際の勤務時間は、普通の事務職と同じ9:00~17:00で休日はだいたい月に9~10日程度です。もちろん、業務によって残業する日もあれば定時で帰れる日もありますが、休日出勤はありませんでした。

仕事の内容としては、主にスケジュール管理や来客と電話応対、会議への同席と議事録の作成、その他メールや書類の処理などです。その上司についている秘書は自分一人なので仕事もどちらかと言うと個人プレーな部分が多く、業務上の些細な疑問や相談をできる人が周りにいなかったのが心細く不安を感じることがよくありました。普通の職場であれば近くの席の人に気軽に聞けるようなことも、わざわざ違う部署のオフィスにいる別の秘書の方に電話で質問したり指示を仰いだりすることもありました。

逆に、秘書という立場でなければ出席できないであろう会社の上層部の人達の会議に同席できることはとても貴重な経験でためになりました。

40代の秘書経験者

40代の秘書経験者

現役で秘書をやっています

いぐみ(40歳前半)


私は現在秘書として勤務しています。勤務時間は、午前9時~午後5時までで、週に1度程2時間くらい残業があります。休日は基本的に、土日、祝日になっていますが、稀に年数回休日出勤をすることがあります。

秘書の仕事内容ですが、私の会社では多岐に渡ります。まずは役員のスケジュール管理から始まり、役員、社員から依頼された書類の作成、更に役員会議での議事録作成などです。たまに役員の出張に同行することもあります。

仕事で大変だったことは、役員の海外出張に同行した際、スケジュールが非常にタイトで、それに伴う移動などをアレンジするのが大変難しかったことです。また同行した役員の通訳も行いましたが、専門用語が多く英訳するのに時間がかかったことも大変でした。

秘書をして良かったことは、様々な仕事を臨機応変にこなせるようになったことです。あとは海外出張に同行できるので、英語力がアップしたことも良かったです。

50代の秘書経験者

接する人によって臨機応変に対応

アメリ(50代前半)


8:45~17:30で、完全週休二日制、月に10日程度のお休みがありました。

仕事内容は海外とのコレスポンデンス、スケジュール管理、部内調整、旅行会社や文房具店など、外部の会社との法人契約の締結とコスト削減に向けた取り組み、海外・国内出張手配、旅費精算、株主総会・取締役会の運営と議事録作成などです。

社長である上司の仕事の依頼を、私から部長たちに伝え、尚且つフォローアップをすることが大変でした。すぐにやってくれる人、ぎりぎりまでやらない人、反抗的な人など様々で、その人の個性に合わせて頼み方を工夫するなど、胃の痛くなる経験をしました。

会社の機密情報や人事異動、組織改革など経営に関わることをいち早く知ることができたのはとてもためになりました。また、社内・社外の人との交渉事が多かったため、人間的に成長し、物事に動じなくなった気がします。

気を遣う仕事ですが得られたものもたくさん

いちみ(50代前半)


一応月曜から土曜まで、9時から18時の勤務でしたが、ボスの勤怠に合わせて変動しました。メニュー撮影が深夜まで及んだ時は仮眠も取らずにそのまま翌日の勤務になだれ込んだりもしました。

秘書には、ボスと同じ仕事のできる右腕タイプと、身の回りのことをするオフィスワイフタイプに分かれます。右腕は男性秘書に任せ、私はスケジュールと体調管理などもするオフィスワイフタイプでした。

通常勤務に加え、ボスの体調管理のために薬を持って追いかけ回したり、急な冠婚葬祭のために黒や白のハンカチや靴磨きなどを自費で購入したりもして、あらゆる時事に備え、ある程度想定できることには対応できました。

それでも大きな仕事をこなすボスを通して、自分の知らない世界を見ることができたのは大きな経験でした。

秘書の仕事内容から得られる経験は大きい

その業務の幅の広さから気苦労も多い秘書の仕事。裏方の仕事のため目立つ仕事とは言えませんが、
「この仕事を通して自身のスキルアップができた」「普段は接することのない人との出会いが新鮮だった」と語る方がほとんどです。
仕事を通して成長したい、自分の知らない新しい世界に飛び込んでみたいと考えている方であれば、秘書の仕事はピッタリと言えるでしょう。

スポンサーリンク

おすすめコンテンツ