メールの誤送信防止策と万が一送ってしまった場合の対処法

メールの誤送信は珍しいことではなく、どんなに気を付けていても様々な理由で起こり得るものです。なるべくメールの誤送信を防ぐにはどうしたらよいのか、また、万が一送信してしまった場合にはどういった対応が望ましいのかについてまとめました。

メールの誤送信防止策と万が一送ってしまった場合の対処法

メールの誤送信を防ぐには?考えられるリスクと対処法

送るはずのファイルが別のファイルを選択してしまっていたり、宛先のアドレスに誤りがあったり、書きかけのままメッセージを送信してしまったり…クライアントとのやりとりにおいてメールの誤送信トラブルはつきものです。どんなに事前に注意していても、うっかりミスが発生してしまうこともあるでしょう。

しかし、そのうっかりミスの内容によっては機密性の高い情報の漏えいや取引先との契約打ち切りなど、会社全体に大きく影響を及ぼしてしまう可能性もあります。日頃からメールの誤送信を防止するには、具体的にどのような対策を行うべきなのでしょうか。

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ビジネスマナーとして重要なメールの送信・返信ルールとは

メールの誤送信が起こる原因と考えられるリスク

パソコンの前で額を両手で支えて困惑する女性

そもそもメールの誤送信が発生してしまうのは一体何故なのでしょうか。その主な原因として、ファイルの添付ミス宛先アドレスの設定ミスの2つが挙げられます。

ファイルの添付ミスは、日頃からファイルを整理するのが苦手な人が起こしやすい傾向にあります。重要な機密情報を漏洩してしまう大きな原因のひとつです。

宛先アドレスの設定ミスというのは、宛先に全く関係のない人のアドレスを設定して送ってしまうケースです。こちらはオートコンプリートという文字入力時に自動で候補を表示するメーラーの機能が原因で発生しやすくなります。
「宛先アドレスをBCCで送ったつもりがCCで送ってしまった」といったケースでは、個人情報漏えいということで契約を打ち切りという最悪のケースを迎える場合も少なくありません。

メールの誤送信を防ぐ対策方法

メールの誤送信を防ぐポイントとして、以下のような3つの方法が挙げられます。日頃からメールの送り間違いが多くお悩み中の方はぜひ実践してみてください。

1 PC内のフォルダを整理する

キーボードに手をのせる女性

添付ファイルの選択ミスを防ぐには、常日頃からデスクトップ上やフォルダを整理することが大切です。既に使用したファイルは別フォルダを作って保管し、フォルダやデスクトップには送付するファイルのみ置くとわかりやすいでしょう。

なお、毎日使用するファイルをデスクトップに置いておくこともあるでしょうが、こちらは全て別フォルダに保管して、そのファイルのショートカットのみをデスクトップに置いておくと安心です。万が一選択ミスでショートカットを外部に送付したとしても、情報漏洩の心配はありません。

2 宛先はオートコンプリートの候補がひとつになったら選択する

オートコンプリートが原因で宛先の設定ミスが生まれるとなると、「いっそのことオートコンプリートを無効にしてしまえばよいのでは?」と考える方も多いでしょう。とはいえ、手入力は非常に手間となりますし、電話帳から宛先を選択するとしても、同じような名前の人を選択してしまう可能性も考えられます。そのため、「オートコンプリート機能はそのままに、ただし選択するのは候補がひとつに絞られてから」ということを心掛けると、設定ミスを大幅に減らすことができます。

3 送る前に送信トレイに保存されるように設定する

送信ボタンを押しても、一旦は送信トレイに保存されるようにメーラーを設定するのも、メールの誤送信を防ぐために有効な方法です。
ここではOutlookとWindowsLiveMailにおける設定方法をご紹介します。

Outlookメールの場合
ファイルタブからオプションを選択し、詳細設定をクリックします。送受信の項目にある「接続したら直ちに送信する」のチェックを外すと設定が完了します。

Outlookメールの設定画面

WindowsLiveMailの場合
ファイルタブからオプション、メールの項目をクリックします。送信タブをクリックし、「メールを直ちに送信する」のチェックを外すと設定が可能です。

WindowsLiveMailの設定画面

このように各メーラーの設定を変更し、送信トレイで一度送信を保留することで再度メールの内容確認の機会を設けられます。

メールの誤送信が発生してしまったときの対処法

万が一、メールの誤送信が発生した場合には素知らぬふりをしてはいけません。特に機密性の高いものであれば会社の経営や信用問題にも関わります。緊急を要するものは誤送信に気が付いた時点で謝罪の電話を入れ、メールを誤送信してしまった旨を伝えて謝罪し、その上でメールは開かずに削除してもらうよう依頼しましょう。

もし、先方に電話で連絡が取れない場合は、誠意を感じさせる丁寧なメールを早急に送り謝罪しましょう。

宛先の設定ミスがあった場合の文例

件名:内容誤送信のお詫び

××株式会社
経理部 ○○様

いつも大変お世話になっております。
△△商事の山田と申します。

先ほどお送りしました件名「~の件」のメールですが、
当方の手違いにより誤って送信されたものでございます。
全くお心当たりのない内容に混乱を招いてしまったことと存じます。
大変申し訳ございません。

お忙しいところ大変恐縮ですが、誤送信されたメールの削除をお願いいたします。

以後、このような間違いのないよう重々注意してまいりますので、
今回はどうかお許しいただけますよう、重ね重ねお願い申し上げます。

△△商事
山田

ファイルの添付ミスがあった場合の文例

件名:内容誤送信のお詫び

××株式会社
経理部 ○○様

いつも大変お世話になっております。
△△商事の山田と申します。

先ほどお送りしました件名「~の件」のメールですが、添付したファイルに誤りがございました。大変申し訳ございません。
取り急ぎ、正式なファイルを再送いたします。

お手数をおかけしますが、誤送信された添付ファイルは削除いただきますようお願いいたします。

以後、このような間違いのないよう重々注意してまいりますので、
今回はどうかご容赦いただけますよう、重ね重ねお願い申し上げます。

△△商事
山田

先方に謝罪と誤送信したメールの削除を依頼したあとは、本来送るはずだった正しいメールを送信し直しましょう。

先方からメールの誤送信があった場合の対処法

パソコンに向かい対応の仕方を考える女性

自分がメールを誤送信してしまうケースがある一方で、クライアントから誤送信メールを受け取ることも少なからずあるものです。この場合、どのように対応するのがベストなのでしょうか。

宛先ミスのメールを受け取った場合の文例

件名:Re:○○の件

××株式会社
経理部 ○○様

いつも大変お世話になっております。
△△商事の山田です。

先ほどお送りいただいたメールを拝見したところ、宛先を誤って送信されているようです。
お手数をおかけしますが、送信先のご確認をお願いいたします。

△△商事
山田

添付ファイルが送付されていない場合の文例

件名:Re:○○の件

××株式会社
経理部 ○○様

いつも大変お世話になっております。
△△商事の山田です。

先ほどお送りいただいたメールを拝見したところ、ファイルが添付されておりませんでした。
恐れ入りますが、再送いただきますようお願いいたします。

△△商事
山田

誤送信メールに対する返信は、上記のように事務的でシンプルな内容にするのがベター。相手の間違いを指摘するのではなく、あくまで「確認をお願いいたします」という表現にすると好印象です。

向こうからお詫びのメールを受け取ったら、「この件につきましては一切口外いたしませんのでご安心ください。今後ともよろしくお願いいたします。」と、相手の気持ちに配慮した思いやりあるメッセージを付け加えるのも好感度が高いでしょう。

メールの誤送信は迅速な対応がカギ

対応できずに悩む女性社員

メールの誤送信を起こさないためにも、日頃から防止策をとることはもちろん重要ですが、万が一誤送信してしまった際にどういった対応をすべきか、しっかり頭に入れておくことも必要です。
また、先方から誤送信のメールを受け取った際にも、スマートな対応ができればビジネスマンの鏡です。細かなメールのマナーを身に着けて、デキるビジネスマンを目指しましょう。

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