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ビジネスメールでお礼を返信するポイントと文例

社会人なら必ず身に付けたいビジネスメールのスキル、皆さんはきちんとした文章を書けていますか?!ここでは企業や会社からのメールに対するお礼の返信を送る際の役立つポイントをご紹介します。

ビジネスメールでお礼を返信するポイントと文例

ここが肝心!スマートにお礼の気持ちが伝わるビジネスメール

社会人として身に付けたいおきたいスキル、それがビジネスメールのやり取りです。メールは電話などと違って文字が目に焼き付くので、どんなに些細な内容の文でも記憶に残りやすいものなのです。

したがって気をつけていないと無意識のうちに、失礼なメールを送ってしまって悪い印象を持たれてしまっているかもしれないのです。特に仕事上でのメールでは尚更注意が必要です。

ここでは企業や会社からのメールに対してお礼の返事をする際にスマートなビジネスメールを作るポイントをご紹介します。スマートなお礼の気持ちが伝わるビジネスメールスキルを身に着けて、社会人としての恥ずかしくないやり取りができるようになりましょう。

1.思ったことは文章に!メールに対するお礼を述べる

企業や会社からのメールをもらったら、ただその内容に返信するだけでは「メールもらいました」という報告に過ぎません。必ず「メールを頂きありがとうございます」という一文を冒頭に入れましょう。

メール返信中の新入社員

「メールに対する感謝の気持ちがあるのは暗黙の了解だろう」なんて思ってはいけません。ビジネスメールでは、心に浮かんだことや思ったことをあえて文章にすることが大切なのです。

誰でも省いてしまうようなことを言葉にして伝えることは、当たり前の様で決して簡単なことではありません。何気ないビジネスメールであったとしても、そのメールを送ってくれたことに対するお礼の気持ちを文章にして送りましょう。

例文.1「お忙しい中メールを頂き、誠にありがとうございます。」

相手の状況を気に掛ける「お忙しい中」を入れるところがポイントです。

例文.2「メールを拝見致しました。いつも細やかなご配慮ありがとうございます。」

メールを送ってくれる手間や心遣いに対する感謝を伝えます。

2.本題に入る前に、必ず相手のメールの内容に触れる

ビジネスメールの基本は、相手への配慮を示す言葉を積み重ねることが大切です。メールに対するお礼を書いたら、相手のメールの内容に触れましょう。これはより深く「あなたのメールを読んできちんと理解致しました」というアピールにも繋がります。

リゾート地でもメール対応をする男性

ここを飛ばして自分が述べたい本題に入ってしまうのは、ビジネスメールでは良い印象を持ってもらえません。決して「めんどくさいな」とは思わずに、必ず受け立ったメールの内容に関する一文を添えましょう

その際に、その内容に対する自分の意見や感情を述べることができればより一層大人なメールに仕上がります。

例文.1「ご提案頂きました案件、非常に興味深い内容で勉強になりました。」

相手の提案に好意的かつ前向きな気持ちが伝わります。

例文.2「無理なお願いをご承知して頂き、大変恐縮ではありますが感謝の気持ちで一杯でございます。」

「恐縮しております」だけだと感謝の気持ちが半減してしまうので、必ず文章にして伝えましょう。

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「了解しました」は間違い?知るべき敬語マナー

3.鉄板フレーズ「いつもお世話になっております」

ビジネスメールに対するお礼のメールを送る際に、相手の事を実際に知らない場合も多くあります。取引先同士のメールのやり取りだけの関係という場合でも、常に感謝するフレーズをメールに書きましょう。

メールの返信内容に悩む女性

そこで出てくるのが鉄板フレーズの「いつもお世話になっております」です。これは実際に直接会って人となりを知っている間柄でしか使わないように思われがちですが、ビジネスメールでも十分に活躍する万能挨拶フレーズなのです。

「いつもお世話になっております」の中には、個人でお世話になっているという以上に会社や企業、そこのやり取りに関わる人たちをひっくるめて日頃の感謝を伝えているのです。

相手を個人的に認識していない業務上だけの連絡メールの場合でも、「いつもお世話になっております」を文頭に入れると好印象なビジネスメールになります。

また「いつも部下の○○がお世話になっております」「先日の会合では大変お世話になりました」など、特定の関わりの深い固有名詞や事柄を盛り込むだけでも一気に親近感が湧いてきます。

4.どんなに忙しくてもお礼メールは即レスが基本

人は心身ともに忙しい場合や切羽詰まった状態になると、ついついメールなどの返信を先延ばしにしてしまいます。プライベートでは許される些細なことかもしれませんが、ビジネスメールには即返信するのがルールです。

メールは即返信を心がける男性

例え内容のある文章を書ける余裕が無かったとしても、上記で挙げたようなお礼メールを作成して返信しましょう。その際に「後日あらためてお礼をさせて頂ければ幸いです。」と添えることもお忘れなく。「多忙につきこれにて失礼致します。」では角が立つので注意しましょう。

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ビジネスメールのやり取りで社会人としての優劣がつく

ビジネスメールの多くは顔が見えない相手とのやり取りです。だからと言って手を抜いてしまっていては、メールを通して社会人としてのスキルや実力が伝わってしまいます。これはあなた個人の問題ではなく、会社全体の印象にも繋がる大切な要素なのです。

社会人としてプロフェッショナルなやり取りを目指して、基本的なビジネスメールのスキルを身に付けましょう。

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