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上司へのメールで気を付ける6つのポイント

上司とのメールのやり取りで何気なく使っている文章が、上司に対して使うには実は失礼だったなんてことありますよね。自分ではなかなか気付きにくいけど、人から言われてそうかもなんてことも。そこで、上司とのメールで気を付けるべきポイントをご紹介!

上司へのメールで気を付ける6つのポイント

上司へのメールで気を付けるべき6つのポイント

社会人となるとメールでのやり取りが多くなります。それは取引先の方もそうですが、意外と同じ社内にいる人たちともメールのやり取りが多くなります。そんな時、上司とのメールのやり取りはなかなか難しいですよね。普段何気なく使っている文章が実は失礼になるんじゃないか、読みづらくなっていないかなどいつも以上に気を使っているかと思います。そこで、上司へのメールで気を付けるべき6つのポイントをご紹介します。これさえ押さえておけば上司へのメールも大丈夫!

1.上司へのメールの書き出し

まずは書き出しの部分です。よく「お疲れ様です」は上司に対しては失礼かそうでないかの議論が勃発しますが、「お疲れ様です」というのは同僚や上司に対して使う言葉で、目下の人に対しては「ご苦労様です」と使い分けるのが正解です。基本的に書き出しに関しては「お疲れ様です」で始めて問題ありません。

上司にメールを送った後に振り返る女性

もちろん人によっての捉え方は違いますので、それでも「失礼だ!」と感じる人もいるかもしれませんし、「別に疲れてないし」と言ってくる嫌みな上司がいるかもしれません。そんな時は臨機応変に書き出しを変えましょう。例えば、こちらから送る場合は「○○の件についてですが・・・」と本題から書き出す。返信の場合は「かしこまりました」「承知いたしました」と返事から書き出すようにすれば大丈夫です。

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2.件名を工夫する

続いて件名ですが、メールと言うのは基本的に件名だけで本文には何が書かれているか判断出来るよう書かなければなりません。毎日何十通もメールが届く中、件名が無かったり、何のメールなのかが判断出来なかったりすると、後回しにされて埋もれてしまう場合も。件名にはその名のとおりどんな要件なのかを書けばいいのですが、「重要」や「確認依頼」など頭に付けておくことで分かりやすくなります。

メールを送るつもりがネットサーフィンをしてしまう女性

また、目に留まるような工夫をしたいところですが、あまりにも目立たせたいばかりにふさわしくない文字(絵文字など)を使用するのはもちろんNGです。件名も内容が一目でわかるような工夫をしておくといいでしょう。

3.ちょっとした内容でも素早く返信

続いて返信についてですが、基本どんな内容にもすぐに返信するスタンスでいましょう。上司からのメールだけではないですが、「読みました」ということを伝えるだけで印象は変わります。返信がないと読んでいるのかどうなのか分からないからです。返信がないと送ったほうも不安ですし、それが上司となると失礼に当たります。「承知いたしました」「ご連絡ありがとうございます」など簡単な返事でも良いので「読みました」メールは送っておきましょう。

何があっても上司に返信する男性

また、すぐに返信できない内容などもあるかと思います。期日までに返信してほしい内容のメールでもまずは読んだということ、了承したという旨の返信メールを先に送り、依頼された業務の返信を後程送りましょう。最初に送っておかないと依頼した業務をやってくれているか上司も少なからず気になりますし、ビジネスマナーとしても必要です。

4.メールだけでなく口頭をうまく使い分ける

上司に判断を仰ぐ場合や急な要件などの場合、メールだけでは後回しにされたり、他のメールに埋もれてしまったりする場合があります。そうならない為にも、メール+口頭での確認をしましょう。メールを送ったから大丈夫、上司は確認してくれていると過信せず、しっかりと確認することが大事です。

これは状況によりけりではありますが、メールの返信がなかなかなければ口頭で、「メールご覧いただけましたでしょうか?」と確認をとり、内容によってその場で返事をもらうのか、ボリュームによってはメールで返信をもらうのかは変わりますが、メールだけで完了したと思いこまないよう。

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5.業務の進捗状況などの報告も必要

メールでのやり取りの場合、相手が確認しているかは返信をもらえば分かりますが、依頼した仕事の進捗状況などは分かりません。直接見て取れる仕事なら確認できますが、離れているとそうはいきません。上司からの仕事の依頼など日数がかかる場合など下記の手順で連絡すると良いでしょう。

逐一上司に進捗報告する男性

依頼メールの返信手順

・上司から業務を依頼される(2週間後の期日)
⇒「承知いたしました」の確認メールを送る

・1週間後
⇒仕事の進捗を伝える(質問などあれば随時確認する)

・業務完了後
⇒上司に完了報告のメールを送る

途中、仕事の進捗状況を伝えることは信頼と言う面でも必要になります。しっかりと報告することで上司からの印象も変わってきますので。随時、報告・連絡・相談を積極的に行うことで、自分の仕事ぶりをさりげなくアピールしましょう。

6.上司へのメールは分かりやすくシンプル

最後ですが、何と言ってもメールの内容は分かりやすくシンプルに心がけましょう。だらだらと長い文章を書いてしまうと見る方も滅入ってしまいます。伝えたいことは何かを分かるようにしましょう。また結びの言葉ですが、「お手数をお掛け致しますがよろしくお願いいたします」や「ご確認お願いいたします」などで問題ありません。

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メールだけに頼ることの無いように

メールはビジネスにおいて必須となっています。だからと言ってすべてをメールで済ますのは良くありません。必ず直接コミュニケーションをとるようにしましょう。メール+口頭での確認が一番いい方法です。上司へのメールもマナーさえ守れば大丈夫。上司の返信にも面倒くさがらず対応していきましょう。

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