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履歴書を郵送するときの書き方と必須マナー5つ

「履歴書を郵送する時は手紙を送る時と同じでいいの?」そんな油断しているあなた。履歴書の送付は書き方や郵送の仕方で採用担当者が受け取る印象も変わってきます。マナーを守って好印象をゲットし、就活の良いスタートを切りましょう。

履歴書を郵送するときの書き方と必須マナー5つ

履歴書郵送のマナーを5つのポイントで紹介

履歴書の送付は就活のスタートのようなものです。企業の選考はこの時点からすでに始まっているといっても過言ではありません。 そう考えると履歴書を郵送する時、どんな封筒で送ればいいのか、宛名はどう書くのか、中身は履歴書だけでいいのか、就活生の人は慣れないことばかりで悩んでしまうことも多いはず。そこで今回は履歴書の郵送の仕方、郵送マナーについて紹介します。

1.封筒はA4・白

履歴書を入れるものとして封筒を準備します。履歴書やESのサイズは通常A4なので封筒もA4が入るサイズを選びましょう。色は最近だと茶でも問題ないと言われていますが、茶封筒だと他のダイレクトメールなど他の書類と一緒に紛れてしまう可能性もあるのでやはり、白がベストです。

忘れないようにメモを取る女性

市販の履歴書を買うと赤文字で「履歴書在中」と書かれた長封筒がついてくる場合があります。なら、それを使って企業へ履歴書やESを送っても良いのでしょうか?答えはノーです。あちらを使用していいのはアルバイト履歴書の場合のみ。就活の場合はきちんと別に白封筒を買いましょう。

2.宛名は必ず黒のサインペンで書く

封筒に宛名を書く際は黒のサインペンを使用しましょう。ボールペンだと字が細いため読みにくく、油性マジックだと裏移りしてしまいます。

ボールペンで添え状を書く

その為、宛名書きはサインペンがベターです。黒サインペンの他に必要なものは赤のボールペンと定規です。こちらは「履歴書在中」と記すために必要になります。もちろん「履歴書在中」のスタンプでも大丈夫です。

封筒の表面の書き方

  1. 郵便番号を郵便番号記入欄に記入。欄がない場合はわざわざ赤いペンで枠をつくる必要はないので、そのまま右上に郵便番号を書きましょう。
  2. 宛先住所は封筒の右側に。きちんと都道府県名から建物名まで縦書きで書きましょう。
  3. 宛名はまず、封筒の中央よりやや右側に会社名を書きます。「(株)」などと略したりしてはいけません。「株式会社」と正しい名称を書くこと。
  4. 改行して、会社名の次の行に少し大きめの字で担当部署・課から書きます。担当者名が分かっている場合には、「△△部(△△課)○○様」、部署までしか分からない場合は、「△△部(△△課)御中」または「△△部(△△課)採用ご担当者様」で大丈夫です。
  5. 一番左下に赤のボールペンで「履歴書在中」と書き、定規を使って四角く囲いましょう。スタンプを持っているのであれば、スタンプを使用しても大丈夫です。

封筒の裏面の書き方

  1. 左下に自分の住所、名前を縦書きで記入。表面と同じく都道府県名から建物名までしっかりと書きます。郵便番号の記載は横書きで書きましょう。
  2. 住所の上に縦書きで投函する日付を忘れずに書きましょう。採用担当者が書類の到着に気付かなかった時、ちゃんと早々に送付したのが相手に伝わります。
  3. 必要書類をすべて入れたら、糊付けし、封をします。封が済んだら「〆」マークを忘れずに書きましょう。
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【履歴書在中】履歴書を送る封筒の正しい書き方【○○部御中】

3.必ず添え状を一緒に送る

「添え状」とは履歴書やES、職務経歴書を送る際に同封する書類のことです。書類とはいえ、簡単な挨拶文を記載する程度なのでテンプレの書き方を覚えてしまえば難しいものではありません。たとえばあなたが誰かにメールでデータを送付する時、メール本文に「○○のデータを送ります」と書きますよね。添え状もあれと同様のことです。「履歴書を送らせていただきます」ということを書面で表すのです。

海外から来た手紙の山

添え状で伝えること

・誰から誰宛へ送るのか
・何を何枚送ったのか。
・補足説明があれば記載する。

添え状の書き方

A4用紙に次の順に横書きで書いていきます。

  1. 一番右上に日付
  2. 左上に宛先:会社名、部署名、役職名、担当者名を記載します。短走者名に、敬称である「様」を忘れずに記載しましょう。また、会社名と部署名までしか分からない場合は「△△部(△△課)採用ご担当者様」と記載して対応しましょう
  3. 右側の日付の真下あたりに差出人名と住所と連絡先と氏名を記載。
    連絡先には電話番号とメールアドレスを記載しましょう。
  4. 題名
    例文:「応募書類の送付について」
  5. ビジネスマナーに沿った、拝啓と時候の挨拶
  6. 主文
    例文:「先日は企業説明会に参加させて頂き、誠にありがとうございました。応募書類一式を同封致しました。是非一度ご確認いただき、面談の機会を頂けますと幸いです。」
  7. 結び語として「敬具」と記載
  8. 記書き
    例文:「記 履歴書1枚」
  9. 最後に必ず「以上」と記載

Wordには「挨拶文」のテンプレートが入っています。挿入タブから挨拶文を挿入すると便利です。

4.書類一式はクリアファイルに入れる

当たり前ですが添え状や履歴書は決して二つ折りなど、折ってはいけません。添え状を一番上にして、履歴書と一緒にクリアファイルに入れて郵送してください。クリアファイルに入れてあるともし雨が降った時、封筒が濡れてしまっても安心です。

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履歴書の送付状・添え状の例文・見本・書き方

5.切手は50グラム120円

送るためには切手が必要です。A4サイズの封筒は定形外なので、50グラムまでは120円で送ることができます。ですが、料金が足りない場合、せっかく送った履歴書が戻ってきてしまいます。

田舎にある赤い郵便ポスト

履歴書やその他会社から求められた書類をクリアファイルに入れたら50グラムを超えることもあるかもしれないので郵便局できちんと量ってもらったほうがいいでしょう

履歴書の送付は就活の初めの一歩

履歴書を企業へ送付することは就活の第一歩です。マナーを守って正しく送れば採用担当の目に好印象としてとまり、その後の選考も有利に働く可能性もゼロではありません。何事も初めの一歩が肝心です。気を抜かず、良いスタートを切りましょう!

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