就活の内定辞退のポイントと詫び状の書き方

就活で数社から内定が出たら、決めた会社以外には内定辞退の連絡をする必要があります。どのような方法で伝えたら角がたたないでしょうか。就活の内定辞退について、時期や連絡方法、詫び状の書き方をご紹介します。電話やメールや手紙などの連絡方法の中から最適な方法を選択してお詫びの気持ちを伝えることが社会人として大切なことです。

就活の内定辞退のポイントと詫び状の書き方

就活中に内定辞退をすることになったら?

就活では希望する職種の会社を何社か受ける場合も多いと思います。内定が出たら嬉しいですが、数社から内定を頂いたら一つに絞って他の会社には辞退を伝えなければなりません。内定を辞退したいと連絡するのは勇気がいるものです。

できれば角が立たないようにしたいものですが、どのような点に気を付けたらよいのでしょうか。ここでは就活中の皆さんに向けて、内定辞退する時のポイントやマナーをご紹介します。まだ内定が出ていない皆さんも、もしもの時のために読んでみてくださいね。

内定辞退する際に押さえておきたいポイント

「第一志望の会社に受かったから」「面接を受けていくうちに自分には合わないと感じた」など、内定辞退の理由は人それぞれあるかと思います。もしかしたらこれから先、内定辞退した会社と付き合う機会もあるかもしれません。そのためどんな理由があるにせよ、誠意をもって内定辞退を伝えることが大事なのです。

内定辞退の仕方を考えている就活生

内定辞退する時の時期やマナーなど、押さえておきたいポイントをご紹介します。

内定辞退の時期はいつがいいの?

内定通知が来てから数日以内、遅くても内定承諾書の提出前には連絡するのがマナーです。内定辞退者が出ると会社側は別の人を探さなければなりません。伝えるのが遅くなればなるほど、会社側に迷惑をかけてしまいます。

せっかく内定を出してくれた会社なのに、義理を欠く行動をしては失礼に当たります。言いづらいことかもしれませんが、内定を辞退するのは悪いことではありません。誠意をもって伝えることがお互いのためでもあるのです。

他の会社の結果待ちなどの理由で1週間以上返事を待ってもらいたい場合は正直に相談してみるのも手です。場合によっては回答期限を延期してもらえる場合もあります。それでも内定承諾書の提出期限までには必ず連絡するようにしましょう。

内定辞退の連絡方法は?

電話で直接話しましょう。メールや手紙ですと、相手に届いたのか確認できないので確実な連絡方法とは言えないです。大事な話ですから直接担当者に伝えた方が確実ですし、こちらの誠意も伝わりやすいでしょう。

午前中など担当者が忙しい時間帯を避けて連絡する心遣いも忘れないようにしたいものですね。まず電話連絡をした上で後日詫び状を送るのが社会人としてのマナーです。

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内定辞退の手紙で企業に誠意を見せるための6つのマナー

内定辞退の理由はどう話したらいいの?

辞退する旨を伝えるだけにし、相手に聞かれたら正直に話すとよいでしょう。他の企業を選んだ場合は非常に言いにくいですよね。だからと言って家庭の事情などと嘘をつくのは良くありません。内定を受けるかどうか決めるのは自分ですし、会社側も内定辞退者が出ることは想定しているはずです。

電話で辞退の連絡を入れる男性

今後の参考にと辞退の理由を聞かれるケースが多いので、その時に「よく考えた結果、他社の方が自分の適性に合っていると感じた」など理由を正直に告げ謝罪するのがベターです。聞かれなければ答える必要はありません。

無難な断り方の例をご紹介しますので参考になさってください。

  • 他の業種の方が自分に合っていると感じた
  • 地元での就職を希望していて、条件に合った企業を選んだ
  • 他社の方が自分の適性に合っていると感じた
  • 家族と相談した結果、他社を選ぶことにした

第一志望と言っていたのに内定辞退する場合は?

最初は第一志望だったが、就職活動をするうちに考えが変わったことを伝えれば大丈夫です。数社を並行して受けている場合でも、どの会社でも「第一志望です」と言う方も多いと思います。始めから「他の会社と迷っている」とは言えませんよね。

「面接時点では第一志望だった」「就活を進めるうちに他社の方が自分に合っていると感じた」というような流れで説明すれば、面接で話したことと矛盾せず角も立ちません。

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円満な内定辞退にするための適切な対応方法

詫び状を送る際の基本的マナー

電話で内定辞退の連絡をしたら、書面で詫び状を送るのが社会人としてのマナーです。気持ちを伝えるためにもパソコンではなく手書きで作成しましょう。詫び状についての基本的なマナーと書き方についてご紹介します。

先輩社員に侘びの書類を渡す部下

封筒や便箋の選び方

縦書き用の白地の便箋と、三つ折りで入るサイズの封筒を選びます。ただし、手紙以外にも送る書類がある場合は折らずに入る封筒を選びクリアファイルに入れて送ると良いでしょう。

封筒の宛名の書き方

担当者にちゃんと届くよう、表面には部署名と氏名を記入します。裏面には住所、学校名、氏名を記入します。

詫び状の本文の書き方

縦書きで書く場合は「拝啓」の次に挨拶と本文を書き「敬具」で締めます。そのあとに送付当日の日付と自分の学校名・氏名、送付先の会社名と部署名・担当者名を記入するのが一般的です。

本文の文章例

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
先日は内定のご連絡を頂きありがとうございました。

誠に申し訳ありませんが、地元企業にお世話になることを決めたため内定を辞退させて頂くことになりました。

今まで大変お世話になっておきながら、辞退することになり大変申し訳ありません。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。


敬具

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内定辞退メールを送る時の企業に失礼のない書き方マナー

内定辞退は早めに伝えること

内定辞退は「早め」「正直に話す」ことがポイントです。話しにくいからと言って後回しにしてしまうと、どんどん連絡したくなくなります。辞退の意思が固まったら早めに連絡してしまうのが会社にとっても自分にとってもベストなのです。

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