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面接の断り方マナー電話やメールの例文

希望していた仕事の面接まで進んだけれど、事情があり断らなければならなくなったらとても言いにくいですよね。どのように伝えたら角が立たないでしょうか。今回は面接の断り方について基本的なマナーと例文をご紹介します。

面接の断り方マナー電話やメールの例文

面接の断り方ってどうしたらいい?

アルバイトを始めたいと思って応募したけれど、なんらかの理由ができて面接を断る場合もあるかと思います。面接を辞退する時、失礼のないようにするにはどうしたらよいのでしょうか。今回は面接の断り方についてのマナーや方法をご紹介します。

断るときの基本的なマナーQ&A

疑問を調べている男性

「他の仕事の内定をもらった」「家庭の事情で働けなくなった」など、断る理由は様々でしょう。どんな理由があるにせよ、一度はご縁のあった会社です。断る時にも企業側に対しての気遣いを忘れてはいけません。断る時に悩みがちな事例についてまとめてみました。

断るのって連絡しづらいのですが…

アルバイト面接でもちゃんと連絡するのがマナーです。せっかく面接が決まったのに、こちらから断りの連絡を入れるのは非常に言いにくいですよね。それでも面接辞退の連絡はちゃんと入れましょう。

会社側がわざわざ時間を取ってくれているのに無断欠席をしてはいけません。相手にとっても迷惑ですし「どうしてこないんだろう?」と余計な心配をかけさせてしまいます。

いつ断ったらいいの?

面接辞退が決まったら早めに連絡しましょう。面接当日に連絡するのはせっかく時間を割いてくれた企業側に失礼です。時間が経てば経つほど連絡が億劫になってしまうので、思い立ったら即連絡したほうがすっきりしますよ。

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面接のマナー知っておきたい3つのポイント

断る理由も言った方がいいの?

聞かれたら言っても大丈夫です。初めに辞意を伝える時は「一身上の都合で辞退します」など理由を伝えなくてもいいですが、電話で連絡を入れた場合辞退理由を聞かれることもあります。その時は理由を話しても差し支えありません。

例えば他の会社の内定が出た場合でも、理由を伝えて不利益になることはありません。もう辞退の意思は伝えているので「残念ですね」で話が終わるでしょう。

電話で断る時に気をつけるべきことは?

電話で面接の断りを入れる男性

直接出向いて断るよりは、電話で断る方が多いのではないでしょうか。電話の場合どのようなことに気をつけたらよいか、ポイント別にまとめました。

忙しい時間帯を避ける

電話で断る場合は忙しそうな時間帯や休憩時間を避けて連絡するのがマナーです。店舗でしたらピークの時間帯を避けて比較的余裕のありそうな時間に連絡するのがいいでしょう。デスクワーク中心の会社でしたら午前中忙しい場合が多いです。また昼休みや終業ギリギリの電話も相手に迷惑なので避けた方が無難でしょう。

できるだけ固定電話からかける

電話をするとき、できれば固定電話から掛けたほうがいいです。携帯電話は電波が途切れたり聞き取りづらくなったりすることもあります。またどこでも電話ができることが災いして、周りの騒音がうるさく感じることもあるのです。

そのようなことを避けるためにも静かな室内にある固定電話から連絡したほうが相手にとって失礼になりません。とはいえ、固定電話がない方も多いと思います。携帯電話からかける場合は電波の良い静かな場所からかけるように気をつけましょう。

言いたいことは紙に書いておく

断る電話に限らないのですが、電話した途端緊張して頭が真っ白にならないよう話す内容は紙に書いておいたほうが無難です。特に今回は言いにくいことを伝える電話ですので、しどろもどろにならないよう紙を見ながら話すといいでしょう。

電話で断る時の例文

実際にどのように話したらよいのか、重要なポイントは以下の通りです。

  • 自分の名前、面接日
  • 「一身上の都合で辞退します」などと面接の辞意を伝える
  • 申し訳ない気持ちを言葉で表す

では実際の例文をご紹介します。

「○月○日の○時から面接予定の○○と申します。このたびの面接ですが、事情があり辞退させていただきたいと思いご連絡いたしました。大変申し訳ございません」

これで辞退することは伝わりましたので、相手から辞退内容などの質問があれば答えて電話を切ります。

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内定辞退の電話のかけ方とNGな行動

メールで断る時に気をつけるべきことは?

断りのメールを打つ男性

会社とのやりとりをメールで行っている場合や電話で断るのはどうしても言いづらい場合、メールで断る方法もあります。メールには時間を気にせず送れるというメリットもありますね。メールで断る時に気をつけるべきことと例文についてご紹介します。

メールアドレスは無難なものにする

メールで送る際、名前だけなどシンプルなメールアドレスで送るのがマナーです。普段使いのメールアドレスに恋人の名前や「love」など使っている方もいるでしょう。そのメールアドレスで会社に送ると向こうで笑い者になる可能性があります。

いくら辞退するといっても恥ずかしい思いはしたくないですよね。アルバイトでも就活用のアドレスを取得しておくと重宝しますよ。

メールタイトルは分かりやすいものに

メールのタイトルは分かりやすいものにするのが鉄則です。無題や「おねがいします」など、はっきりしないタイトルでは迷惑メールと間違えられ読んでもらえない可能性もあります。そのため一目見ただけで就活関係だと分かるタイトルをつける必要があるのです。例えば「○月○日の面接の件に関して」など簡潔で分かりやすく書くのが良いでしょう。

メールで断る際の例文

メール本文は電話で断る場合と同じで構いませんが、形式はビジネスメールにのっとって書きましょう。面接辞退メールを書く時のポイントは以下の通りです。

  • 相手の名前を書く
  • メール本文を書く(読みやすく改行する)
  • 本文の下に自分の氏名・連絡先

上のポイントを押さえて例文を書くと以下のようになります。締めの一文を加えると礼儀正しいメールになります。

(店名)
(店長 ○○様)

○月○日の○時から面接予定の○○と申します。
このたびの面接ですが、一身上の都合で辞退させていただきたいと思います。
まことに申し訳ございません。

最後になりますが、御社の益々の発展をお祈り申し上げます。

(氏名)
(住所・連絡先)

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内定辞退メールを送る時の企業に失礼のない書き方マナー

「申し訳ない」という気持ちを前面に出そう

辞退するのでもう関係ないのですが、将来その会社にお世話になることもあるかもしれません。電話でもメールでも、せっかく面接まで進めてくださった会社側に申し訳ないと言う気持ちで連絡をするようにしましょう。

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