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就職メールで担当者が「いいね!」したくなる基本マナー

就職で送るメールは担当者の気づかいが大切です。就職活動中はエントリーシートや試験勉強など毎日が忙しく体力や精神面ともにへとへとになってしまいますが件名や時間の気づかい、返信のマナーがしっかりしていると企業も「いいね!」と思いますよ。就職メールで好印象なマナーを紹介します。

就職メールで担当者が「いいね!」したくなる基本マナー

企業は恋文のように想いのこもったメールが好き

就職活動をしていると、エントリーシートを書いたり、応募する企業ごとに履歴書や職務経歴書を更新したり、一般常識やSPIの試験勉強をしたりと、忙しいことこの上ない状況が続いているだろうと思います。
またそれらを通過しても面接の準備や会場までの下見など体力、精神面ともにへとへとになってしまいますよね。

けれども、忙しい時期だからこそ企業へのメール対応は手抜かりのないよう配慮してもらいたいことのひとつです。

就職活動は恋愛と同じように筆まめであってこそ。想い人の記憶に残るアプローチをするように、企業に対しても積極的に行っていきましょう。
あまり経験がない分不安なことがたくさんあるだろうと思いますが慣れてしまえばなんてことはありません。
今回は、そんな採用担当者の記憶に残るメールのマナーについてご紹介します。

相手への配慮が読んでいて気持ちのいいメールをつくる

自分と相手との恋を表現する男性

企業へのメールは、相手から送られてくるメールへの返信以外にもうひとつ、対面後にお礼のメールを送ることがとても大切です。対面後のお礼メールとは、例えばOB・OG訪問の際や面接後など、対面後に「貴重な時間をいただき、ありがとうございました。いろいろと勉強になりました。」といった姿勢を伝えることを目的としたメールです。

このようなメールでの挨拶は、対面時に直接かわす挨拶と同じように「当たり前に行うこと」として認識しておきましょう。これを見落としてしまうと、人によっては「失礼な人」とみなされるので、日頃から意識しておいてください。

ただし、メールを送ったとしても、それでOKというわけではありません。友達や家族に送るような内容のメールはもちろんNG。企業に送るメールには細かなルールがあるので、これをしっかりおさえておかないと「常識のない人」とみなされてしまいます。

メールを送るルールには定型が存在するので、それに慣れてしまえばいいだけのことです。特に難しいことはないので、最初のうちはここでご紹介するポイントをみながら徐々に慣れていきましょう。

採用担当者が特に注目しているのは「礼儀」「敬意」「配慮」

応募者に誠意を求める面接官

ただメールを送ればいい、というわけではないとお伝えしましたが、それでは企業はどのようなところに注目してあなたを判断しているのでしょうか。

企業が見ているポイントは主に

  • 「礼儀」
  • 「敬意」
  • 「配慮」

の3点を重視しています。

当たり前の事ができている「礼儀」を見ている

まずここでいう「礼儀」とは、対面後にちゃんとお礼メールができているか、そしてメールの定型が守られているかというところ、つまり社会人として「当たり前のことがちゃんとできているかどうか」というところをチェックしています。

実はこれ、結構な人ができていないのが現状です。採用に力を注いでいる人事担当者が血眼で人材を探している中、せっかく優秀な人をみつけても、この「礼儀」が損なわれていると感じればダメな人として、採用を見直すことも大いにあるということを念頭に置いておきましょう。

採用担当者としては、内心「そんなことで、せっかくのチャンスを逃さないでほしい」とがっくり肩をおとしていたりしますので、あと一歩のところで残念なことのないよう、後ほどご説明するマナーをしっかりとおさえておくことをおすすめします。

学ぼうとする姿勢の「敬意」を見ている

次に「敬意」ですが、これは特に相手に直接あって話した際など、少し込み入った話をした場合にアピールしておきたい内容となります。

面接は、あなたをアピールするだけの場ではありません。会社が自分にあっているかを確認するとともに面接者のお話をどう吸収するか、与えられた貴重な時間を有効に活用できるよう意識しておきましょう。

メールで垣間みえるあなたの人柄は、実際に働くイメージに紐づけて考えるので、あなたの素直さや学ぼうとする姿勢など、少しでもあなたのことが記憶に残るような内容でアピールしておきましょう。

社会人に対する「配慮」を見ている

そして最後に「配慮」ですが、日々大勢の人々と接している社会人に対して読みやすく理解しやすいメールを送り、相手に余計なストレスを与えないよう意識してまとめましょう。

少しでも意味がわからないと感じたものは、途中で読むのをやめられてしまうこともあります。また、件名や送信するメールアドレスなど、誰からそして何の要件のメールなのかすぐにわからないものは、後回しにされてしまったり、読む前にゴミ箱に捨てられてしまうことも考えられますので、しっかりポイントをおさえておきましょう。

基本的なかたちは件名、本文、署名

メールマナーに厳しい採用担当者

それでは、ここからはメールの書き方について、具体的な書き方をご説明します。

メールは、一般的に

  • 「件名」
  • 「本文」
  • 「署名」

という流れになります。

「件名」は相手が分かるように付ける

「件名」つまりメールのタイトルは、相手がここを見ただけで何の用件なのか、本文を全て読まずともだいたいのことは認識できるよう、簡潔にまとめましょう。

例えば、その日のお礼であれば「【御礼】~」や、確認をしてほしい資料を添付しているのであれば「【確認のお願い】~」といったかたちで先頭につけてあげると、よりわかりやすくなりますのでおすすめです。

なお、相手からのメールに対して返信する際は件名は返信ボタンを押した時のまま、特に編集せずに送りましょう。メールを返信すると自動的に「Re:(相手から送られてきたメールの件名)」と編集してくれます。
相手はこれをみて、「前回送ったあの件で返信がかえってきたんだな」と認識するのですが、件名を新たに作成したり、先頭の「Re:」を外してしまったりすると、あとから読み直す必要があった際、メールを探すのに苦労してしまうので、気をつけてくださいね。

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面接後のお礼メールの必要性と書き方の例文

「本文」は相手の宛名・挨拶・自分の名前の順番

次に「本文」ですが、ここには「相手の宛名」「挨拶」「自分の名前」の順で書き始めます。

「相手の宛名」は社名から部署名、そして担当者の氏名まで知っていれば、すべて書いておきましょう。社名は株式会社である場合、先頭か末尾か間違えないようにし(株)や(有)と略さないように注意してください。氏名のあとには必ず「様」をつけることが鉄則ですが、氏名までわからない場合は部署名などに「御中」とつけておきましょう。(氏名はわからないが担当者が存在するようであれば、「担当者様」と記しても大丈夫です)

 「相手の宛名」の例文

○○(会社名)株式会社
○○(部署名)部
担当者 様

なお、上記のように会社名と部署名、氏名それぞれで改行を入れておき読みやすさを意識しておくこともポイントとなりますので、覚えておいてください。

宛名のあとで本文の書き出しがはじまります。

書き出しは「お世話になっております。○○(自分の名前)と申します。」からはじめます。
ビジネスでは名字だけを名乗るのが一般的ですが、就職活動の場合は、あなたのことをしっかり特定できるように名前はフルネームとして学生であれば学校名や学部まで書いておくといいですね。

「挨拶」の例文

お世話になっております。
○○学校○○学部の○○(自分のフルネーム)と申します。

その後本題に入るという流れとなります。

本題もタイトル同様わかりやすく簡潔にまとめて冗長にならないように、また読みやすさに配慮して、一行30文字程度にして適切な箇所で改行を入れるよう心がけてみてください。

メールの送り主を表すのが「署名」

そして最後には署名をいれます。

署名は、あなたがこのメールの送り主であることを意味するものなので、宛名同様にあなたのことを特定できる内容を書きましょう。また何かあった際に連絡できるよう電話番号やメールアドレスも忘れないようにしてくださいね。

 「署名」の例文

○○学校○○学部
○○(自分のフルネーム)
電場番号
メールアドレス

なお、署名はインターネットでいろいろなデザインのテンプレートを探すことができます。なるべくオフィシャルなデザインで余計な装飾のないシンプルなものを選んで、参考に使ってみるといいですよ。

送信は業務時間内に、質問は調査をしてからがマナー

就職メールを送ろうかどうか迷う女性

メールが完成したらあとは送信をするだけですが、その際早朝や深夜など早すぎたり遅すぎたりといった時間帯に送るのは避けましょう。電話ではないので、気にしなくてもいいのではないかと思いがちですが、あなたのメールを相手がその日に確認できるよう配慮し、なるべく業務時間中の時間帯に送るといいですよ。

ただし相手からのメールは24時間以内に返信するのが鉄則とされているので、もしも気づくのが遅くなった場合は、そのことに対してお詫びをした上で送るといいですね。

また、本文中で何か相手に質問する際はあらかじめ自分で調べてから訊ねることが大切です。すでに企業のサイトに掲載されている内容を聞くのは相手に対して失礼にあたります。募集要項や企業情報、もしあればIR情報などを確認し、重複していないか確認してから質問をしましょう。

そのほか様々なケースがあるかと思いますが、メールを受け取る相手を想像して、受け手にとって迷惑にならないかどうかを意識してみると、柔軟に対応できるようになりますよ。

企業に送るメールの例文を使ってオリジナルの型をつくる

就職先の企業研究をする理系男子

さて、ここまでメールのマナーをお伝えしてきましたが、具体的な例をここであげておきますので、是非これを参考にしてメールを作成してみてくださいね。

件名:
【御礼】○月○日の面接について  ○○大学○○(自分のフルネーム)

メールを開く前に誰から送られてきたメールなのか相手がすぐにわかるように、件名の末尾には、大学名とあなたのフルネームを入れておくことがポイントです。

本文:
○○株式会社
○○部○○課
採用担当 ○○様

いつもお世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の山田太郎です。

先日の面接では、貴重なお時間をいただきありがとうございました。

本題の冒頭には、何の用件で連絡をしたのか一文で伝えておきましょう。対面した場合は、上記のようにその時の御礼を、日程調整のメールであれば、「○月○日の面接について、日程を調整させていただきたく、メールをお送りいたしました。」といった一言からはじめれば、相手もストレスなく、スムーズに読み進められるので、最後までしっかり読んでもらえると思いますよ。

ここから本題~

また次回お会いできることを願っております。
今後とも宜しくお願いいたします。

上記のように、文末にもあなたが入社を希望していることをアピールできる一言を添えておくとさりげなくアピールできるのでおすすめです。

—————————
○○大学○○学部
山田 太郎(ヤマダ タロウ)
TEL:×××-××××−××××
e-mail:×××××@×××××.jp
—————————

署名に記載する項目は上記だけでも問題ありませんが、もし企業から資料の送付などが考えられる場合は、住所も記載しておきましょう。

これをやったら即アウト!絶対NGなメール

パソコンを前に絶望の表情で泣き叫ぶ赤ちゃん

顔文字を使う

(>▽<)bのような顔文字の使用は絶対NGなので、企業へのメールには使わないことが鉄則です。時折、若い人事担当者がくだけた印象を与えるために使用しているのをみかけますが通常ビジネスシーンで使うことは失礼にあたります。絶対に使わないようにしましょう。

カジュアルすぎるメールアドレス

「happy@〜」など、カジュアルなアドレスは避けましょう。また、あまり知られていないドメインのメールアドレスも、迷惑メールと見なされてしまいかねません。もし普段使っているメールアドレスがそのようなくだけたものであれば就職活動用に別途アドレスを取得しておくことをおすすめします。

半角カタカナや記号

半角のカタカナや半角記号(例:!や?など)は使用しないよう注意してください。これは機種依存文字といって場合により文字化けを起こすこともあります。そのようなことのないように、注意しておきましょう。

件名の入れ忘れ

件名は必ず入れておきましょう。人との連絡はLINEなどSNSがほとんどという人の中には、件名を入れる習慣がないため件名を軽視しがちです。メールを開かなくともだいたいの用件が把握できるようにしましょう

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【敬語変換一覧表】メールや電話で活躍するビジネスマナー

相手に気持ちよく読んでもらえるメールを送ろう

いかがでしたか。企業相手に送るメールは、慣れるまではとても時間がかかってしまうだろうと思います。けれどここに書かれている定型をおさえて、シチュエーションごとに自分の型をつくってしまえば、時間も短縮でき企業への想いをしたためる余裕も生まれてきます。
メールをつくることだけに集中してしまうのではなく相手にどのような自分の想いを伝えたいかを意識できるよう少しずつ慣らしていってくださいね。

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